Centralny Rejestr Umów – co muszą wiedzieć zamawiający?

Celem utworzenia Centralnego Rejestru Umów jest przede wszystkim zwiększenie jawności finansów publicznych oraz usprawnienie społecznej kontroli nad wydatkami. Rejestr daje obywatelom, mediom i organizacjom społecznym łatwy dostęp do informacji o wydatkach podmiotów sektora finansów publicznych. Dla administracji oznacza to praktyczne ułatwienie analizy kosztów, przygotowania sprawozdań i audytów, a także możliwość porównania ofert – co sprzyja lepszej gospodarności, choć niewątpliwie wiąże się to także z dodatkowymi obowiązkami.  

Kogo dotyczy i jakie umowy obejmuje Centralny Rejestr Umów?

Obowiązek raportowania do Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych obejmie podmioty enumeratywnie wymienione w artykule 9. ustawy o finansach publicznych[i]. Należy także pamiętać, że pojęcie “sektora finansów publicznych” nie jest tożsame z “sektorem publicznym”, dlatego z obowiązku wyłączone są np. przedsiębiorstwa państwowe, instytuty badawcze czy spółki prawa handlowego. Ustawodawca przewidział również wyłączenia podmiotowe dla placówek zagranicznych oraz, ze względu na bezpieczeństwo państwa, służb specjalnych. ​

Do rejestru trafią informacje o umowach, które spełniają łącznie kilka warunków:

• są umowami odpłatnymi (w tym barterowymi),
• stanowią zamówienie w rozumieniu Prawa zamówień publicznych,
• ich wartość przekracza 10 000 zł netto.

Z obowiązku rejestracji wyłączono umowy o pracę oraz te, które dotyczą obronności i bezpieczeństwa państwa lub zawierają informacje niejawne. ​

Dane, terminy i harmonogram

Jednostki zobowiązane będą musiały wprowadzić do systemu szereg kluczowych informacji o każdej umowie w terminie 30 dni od daty jej zawarcia. Dane, które podlegają rejestracji, to między innymi numer umowy (jeśli został nadany), data zawarcia, okres obowiązywania, ogólny przedmiot i wartość umowy. Niezbędne będzie także wskazanie statusu umowy (np. czy jest w trakcie realizacji, czy została już zakończona) oraz ewentualnych źródeł finansowania ze środków zagranicznych. Co ważne, system teleinformatyczny do obsługi rejestru zapewni Minister Finansów, a okresy ewentualnej awarii platformy nie będą wliczane do 30-dniowego terminu na zgłoszenie umowy. ​

Wdrożenie obowiązku zostało rozłożone na trzy etapy, aby dać podmiotom czas na przygotowanie:

• Od 1 stycznia 2027 roku – obowiązek obejmie kluczowe instytucje centralne, takie jak Kancelaria Prezesa Rady Ministrów, ministerstwa, urzędy wojewódzkie, kancelarie Sejmu i Senatu, sądy oraz najwyższe organy kontroli państwowej. ​
• Od 1 lipca 2027 roku – do systemu dołączą jednostki samorządu terytorialnego, ich związki i jednostki organizacyjne, w tym samorządowe instytucje kultury czy zakłady opieki zdrowotnej. ​
• Od 1 stycznia 2028 roku – obowiązek zostanie rozszerzony na wszystkie pozostałe jednostki sektora finansów publicznych. ​

Centralny Rejestr Umów – podsumowanie i wnioski na przyszłość

Centralny Rejestr Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych to narzędzie, które ma szansę realnie zwiększyć transparentność życia publicznego. Mimo że wdrożenie nowego obowiązku będzie wymagało dodatkowego zaangażowania, zwłaszcza w kontekście ewentualnych braków kadrowych, to długofalowe korzyści wydają się przeważać nad początkowymi trudnościami. Kluczowe będzie teraz śledzenie ewentualnych zmian w projektowanych przepisach i aktach wykonawczych, ponieważ do momentu wejścia w życie pierwszej tury obowiązków w 2027 roku wiele może się jeszcze zmienić. ​