Wyjaśnienie treści SIWZ

Często zdarza się, że treść SIWZ oraz jej załączników jest dla podmiotów zainteresowanych konkretnym postępowaniem niezrozumiała, niejasna. Wówczas pojawiają się wątpliwości dotyczące prawidłowego przygotowania oferty.

Warto w takiej sytuacji zadać zamawiającemu pytania do SIWZ i rozwiać owe wątpliwości – zarówno pytania, jak i odpowiedzi stanowią składową protokołu postępowania, co tym bardziej mobilizuje zamawiających do udzielania rzetelnych i wyczerpujących odpowiedzi.

Ważne jest jednak aby wykonawca zadający pytanie do treści SIWZ sformułował je precyzyjnie na tyle by zamawiający był w stanie zidentyfikować źródło wątpliwości.

Termin udzielenia odpowiedzi

W ustawie Pzp na próżno szukać terminu, w którym wykonawca ma prawo zadawania pytań do treści SIWZ, toteż może on złożyć wniosek o wyjaśnienie jej treści aż do upływu terminu składania ofert.

Zamawiający ma jednakże obowiązek odpowiedzieć tylko na te pytania, które wpłynęły do niego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert. Pozostałe pytania może, aczkolwiek nie musi pozostawić bez rozpoznania.

Niezależnie od powyższego, pytania które wpłynęły do zamawiającego po terminie należy poddać merytorycznej analizie co do ich zasadności. Jeśli udzielenie wyjaśnień wpłynie na prawidłowe przygotowanie przez wykonawcę oferty, to niewątpliwie w interesie zamawiającego jest udzielenie odpowiedzi. 

Termin udzielenia odpowiedzi per tryb

Terminy przekazania odpowiedzi różnią się w zależności od trybu, w jakim prowadzone jest postępowanie, jego wartości oraz pilności. W myśl art. 38 ust. 1 ustawy Pzp, zamawiający jest obowiązany udzielić wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż:

1) na 6 dni przed upływem terminu składania ofert,

2) na 4 dni przed upływem terminu składania ofert – w przetargu ograniczonym oraz negocjacjach z ogłoszeniem, jeżeli zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia,

3) na 2 dni przed upływem terminu składania ofert – jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8.

Wyznaczając termin należy pamiętać, iż zgodnie z art. 111 § 2 Kodeksu cywilnego, jeżeli początkiem terminu oznaczonego w dniach jest pewne zdarzenie, nie uwzględnia się przy obliczaniu terminu dnia, w którym to zdarzenie nastąpiło.

Co więcej, dla prawidłowego obliczenia terminu konieczne jest uwzględnienie okoliczności, iż do obliczenia terminu, w którym wykonawca może zwrócić się do zamawiającego o wyjaśnienie treści SIWZ, wlicza się dzień składania ofert.

Co ważne jednak, udzielanie wyjaśnień przez zamawiającego i ewentualna zmiana terminu składania ofert, nie wpływa na bieg terminu składania wniosku o wyjaśnienie treści SIWZ.

Początek biegu terminu w przetargu nieograniczonym wyznacza dzień, w którym to zamawiający przekazał ogłoszenie do publikatora odpowiedniego ze względu na wartość zamówienia.

W przypadku publikacji ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych dzień przekazania ogłoszenia jest tożsamy z dniem jego publikacji (postępowania poniżej tzw. progów unijnych).

Postępowania powyżej progów unijnych

Jeżeli wartość danego zamówienia jest natomiast równa bądź przekracza tzw. próg unijny, ogłoszenie o zamówieniu publikowane jest w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. Publikacja ta jest opóźniona w stosunku do dnia przekazania ogłoszenia (zazwyczaj do 3 dni). Termin na przekazanie odpowiedzi zaczyna biec wówczas w dniu, w którym ogłoszenie zostało przekazane do publikatora.

W sytuacji, gdy zmiana nie ma wpływu na treść ogłoszenia, na mocy art. 38 ust. 6 ustawy Pzp, zamawiający może przedłużyć termin składania ofert, jeżeli uzna, że niezbędny jest dodatkowy czas na wprowadzenie w nich zmian.

Jeśli natomiast w wyniku zmiany treści SIWZ niezbędne jest dokonanie zmiany treści ogłoszenia, zamawiający w myśl art. 12a ust. 1 ustawy Pzp ma obowiązek przedłużyć termin składania ofert o czas niezbędny do wprowadzenia modyfikacji. Bezwzględny obowiązek przedłużenia terminu składania ofert ciąży na zamawiającym, gdy zmiana dokonana w ogłoszeniu o zamówieniu jest istotna.