Sprawny i skuteczny zespół zakupowy potrzebny od zaraz!

zespół zakupowy
zespół zakupowy

WARSZTAT ROZWOJOWY DLA ZESPOŁU ZAKUPOWEGO

Zgodzicie się Państwo, że wysoka sprawność i skuteczność to cechy zespołu, którym każdy manager chciałby zarządzać, którego chciałby być częścią.
Tworząc zespoły mające na celu realizację określonych zadań, zastanawiamy się nad doborem właściwych osób.
Ten twórczy proces co do ogólnych zasad projektowania macierzy alokacji, oczekiwanych kompetencji czy też potencjału dotyczy w podobnym zakresie budowania zespołu wiodącej drużyny Champions League UEFA, zespołu bloku operacyjnego szpitala klinicznego, czy też grupy ludzi, przed którymi postawiono zadanie optymalizacji procesu zakupowego w firmie.
Wspomniane „zastanawianie się” to oczywiście skrupulatny proces selekcji,  modelowania, tworzenie strategii, scenariuszy itd.
Wykorzystując własne doświadczenie i wiedzę chciałbym dzisiaj poruszyć temat efektywności zespołu w kontekście zarządzania relacjami i kompetencjami osób tworzących zespoły zakupowe.
(W zasobach #procurementinfluencers, znajdziecie Państwo wiedzę, opisującą modele organizacji zakupowych oraz ich struktury: https://pi.marketplanet.pl/?p=2482)

  • Rekrutacja zespołu zakupowego
  • Rola kupca i zespołu
  • Rzeczywistość – rozczarowanie

Rekrutacja zespołu zakupowego

Najczęściej spotykane role członków zespołu zakupowego to: analityk, negocjator, kierownik projektu zakupowego, ekspert (prawny, ekonomiczny, branżowy).

Zdarza się, że wymienione powyżej role skupiają się w jednym profilu stanowiskowym określanym mianem kupca. W angielskiej nomenklaturze znaleźć możemy takie odniesienia do kupca jak: purchasing manager, lead buyer czy category manager co nie zawsze koresponduje z zakresem obowiązków które przed wymienionymi profilami stoją.

Przyjrzyjmy się osobie naszego KUPCA, a w zasadzie ZESPOŁOWI kupców

Przyjrzyjmy się osobie naszego KUPCA, a w zasadzie ZESPOŁOWI kupców, którzy operacyjnie tworzą działy zakupowe.

Dział, departament o klasycznej strukturze z liderem na czele.  Liczebność zespołu bywa uzależniona od wielkości firmy (ilości i rodzaju kategorii zakupowych), przyjętego modelu organizacji zakupowej, rodzaju branży i otoczenia rynkowego.

Dobór członków zespołu w większości przypadków odbywa się w zamkniętych lub otwartych procesach rekrutacyjnych. Należy jednak zauważyć że specjaliści tej branży to obecnie jedna z bardziej poszukiwanych grup zawodowych.

Decydując się na przyjęcie ROLI KUPCA, kandydaci kierują się zazwyczaj  kryteriami, które w podstawowych założeniach adresują takie potrzeby jak: oczekiwany poziom wynagrodzenia, rozwój zawodowy, rozwój osobisty, aktywny wpływ na rozwój branży, rozwój nowych technologii, poznawanie ciekawych ludzi oraz realizacja ambitnych celów i wyzwań, które przed nami stawia firma.

Z drugiej strony, pracodawca poszukujący zawodowego kupca, oczekuje poza wspomnianą już wiedzą i doświadczeniem z obszaru negocjacji czy analizy, określonych umiejętności i kompetencji takich jak:

  • zarządzanie sytuacjami stresowymi,
  • zarządzanie konfliktami,
  • skuteczna komunikacja interpersonalna,
  • kreatywność i otwartość na nowe wyzwania.

W wyniku pozytywnego dla obydwu stron procesu rekrutacyjnego tworzy się zespół zakupowy

W nowej konstelacji ludzkich cech i zachowań, dochodzi do konfrontacji oczekiwań z rzeczywistością.

Rzeczywistość – rozczarowanie

Droga rozwoju zespołu zakupowego, jego dążenie do oczekiwanej sprawności i skuteczności wiedzie przez pełne wykorzystanie potencjału każdej z osób wchodzących w jego skład.

Znane i powszechnie są nam teorie o najsłabszym ogniwie łańcucha.

Skoro wiemy na temat budowy zespołów i rozwoju osobistego tak wiele, dlaczego pojawiają się wśród jego członków konflikty? Skąd w ludziach niezdrowa rywalizacja? Co jest źródłem braku motywacji, kreatywności oraz skutecznej komunikacji z innymi? 

Prezentowane przez kupców w Curriculum Vitae zainteresowania i pasje rzadko kiedy wykorzystywane są jako zasoby wspomagające działania zespołu zakupowego. Wyuczona wiedza i zdobyte doświadczenie nie wykorzystywane w pełni przez firmę, ale co gorsza przez nas samych z biegiem czasu zanikają. 

Zdarza się, że po rozpoczęciu pracy i podjęciu nowych obowiązków, nakładamy na siebie „korporacyjne filtry percepcyjne”, których przepustowość ogranicza się do czynności, myślenia i tworzenia w zakresie przydzielonych zadań.

A przecież nowe obowiązki, nowe otoczenie to dla nas nowa rzeczywistość, to potencjalny obszar rozwoju i wykorzystania posiadanej wiedzy oraz zdobytego doświadczenia!

Co więcej, pamiętać musimy, że jako dojrzali ludzie, wkraczamy w nowe środowiska i zespoły wyposażeni w ukształtowane już metaforyczne „filtry”, postrzegania przez nas otaczającego świata.

W najprostszym ujęciu, drogę czy też źródła ich kształtowania obrazuje poniższy schemat:

Źródło: opracowanie własne na bazie teorii: The Robert Dilts Piramyd

Odnosząc się do teorii Roberta Diltsa, to w jaki sposób jako managerowie zakupów, konfrontujemy się ze zjawiskami i  faktami rynkowymi, jak skutecznie komunikujemy się z dostawcami oraz klientami wewnętrznymi, ma swoje źródło w procesie poznawczym każdego z nas (środowisko, zachowania, …).

To jak radzimy sobie z tworzeniem strategii zakupowych, jak negocjujemy z naszymi partnerami, zależy w dużej mierze od tego, jak byliśmy kształtowani na drodze naszego rozwoju osobistego (…. Umiejętności, przekonania, wartości…)

Jak wobec powyższego pracować nad sobą by tytułową sprawność i skuteczność zespołu uzyskać?

Budowa zespołu

Na wstępie wspomniałem o tym, że budowa zespołu to proces twórczy.

I jak każdy proces ma swoje etapy i fazy.

Dążenie każdego zespołu do najlepszej możliwej synchronizacji działań to zgodzicie się Państwo jeden z celów strategicznych firmy.

Posługując się metaforą „filtra”, chciałem zwrócić uwagę na szeroki wachlarz możliwych działań zmierzających do dostrojenia naszego odbioru oraz nadawania w relacjach z innymi ludźmi.

Poprzez dostrajanie zespołu, rozumiem ciągłe doskonalenie osób go tworzących uwzględniając :

  • cykliczną analizę jego potencjału
  • zdefiniowanie celów i ścieżek rozwoju osobistego i zawodowego (mentoring, coaching, szkolenia)
  • pełnego wykorzystania kompetencji – ponowną alokację – w wyniku przeprowadzonej analizy   (wiedza, doświadczenie, zainteresowania, pasje)

Marketplanet jako firma z 20-stoletnim doświadczeniem, wspiera Klientów w procesie budowy i dostrajania zespołów zakupowych.

Jeżeli stoicie Państwo przed wyzwaniami, o których mowa w powyższym artykule napiszcie do mnie na adres adam.jonczyk@marketplanet.pl

Z przyjemnością odpowiem na pytania oraz przygotuje w porozumieniu z Państwem dedykowane narzędzia warsztatowe, wspierające zespół zakupowy w dążeniu do oczekiwanej sprawności oraz skuteczności.

Adam Jonczyk MBA
Partner Marketplanet
Coach ACC ICF

7 Shares:
Dodaj komentarz
Może Cię zainteresować
Czytaj więcej

Kwalifikacja Dostawców od A do Z

Kwalifikacja Dostawców stanowi istotny etap procesu zakupowego, w trakcie którego Kupujący pragnie uzyskać informacje na temat Dostawców oraz możliwości dostarczenia przez nich…