Dział zakupów – przekleństwo organizacji merytorycznych, zawsze pod górę, procedury, instrukcje, postępowania zakupowe przetargi. A gdyby tak nie było takich gości i można było kupować samemu to, co chcemy i od kogo chcemy? Przecież było by efektywnie, bo co „oni” mogą wiedzieć o moim projekcie i wymaganiach – pomyśli niejeden klient wewnętrzny. Zbyt wielu pracowników działów merytorycznych traktuje zakupowca jako zło konieczne – bo taka jest procedura, nie da się tych gości pominąć.
- Jaka jest rola kupca w organizacji?
- Po pierwsze, baza dostawców
- Po drugie, optymalny proces zakupowy
- Po trzecie, zarządzanie ryzykiem
- Po czwarte, procedury
Tymczasem dział zakupów, to ważne ogniwo w kontakcie z rynkiem, ale przede wszystkim struktura odpowiedzialna za optymalizację kosztów funkcjonowania firmy. Praca działu zakupów w ramach organizacji zakupowej, to dla klientów wewnętrznych źródło dla optymalizacji kosztów projektu, pozyskania dóbr i usług. Każdy przecież w ramach organizacji coś kupuje, współpracuje z zewnętrznymi podmiotami realizując swoje codziennie zadania.
Dział zakupów – czy naprawdę rozumiemy jego rolę?
Pogląd, iż kupiec wymusza przygotowanie opisu naszych potrzeb, wypełnianie zapotrzebowań i dodatkowo definiowanie wielu niepotrzebnych detali dotyczących/usługi, cech przedmiotu zakupu i warunków dla dostawców jest bardzo daleki od rzeczywistości codziennego funkcjonowania zakupowca.
A co dokładnie robią pracownicy działu zakupów?
Rola kupca jest bardzo pojemna, działania zarówno strategiczne (sourcing) jak i operacyjne (procurement) dostarczają korzyści dla wielu pól funkcjonowania firmy.
„Kupowanie” rozumiane jako przetarg, zapytanie ofertowe to zaledwie 20% czasu pracy działu zakupów. Dużo bardziej istotne jest pozostałe 80% dedykowane planowaniu, budowie strategii, analizie rynku czy utrzymywaniu właściwych relacji z dostawcami. Strategiczne asortymenty, pokrywają przecież nierzadko 80% wolumenu zakupowego organizacji. Nie należy zapominać także o aktywnej roli kupca w realizacji kontraktu, ewentualnych renegocjacjach, nadzorowaniu dostawcy czy prowadzeniu oceny dostawcy. Dba także o to aby proces zakupowy przebiegał sprawnie, angażował jak najmniej zasobów ludzkich i finansowych przed, w trakcie i po zakupie.
Rola oczywiście może znacząco różnić się, w zależności od dojrzałości organizacji. Wiele podmiotów jeszcze wciąż nie identyfikuje strategicznej roli kupca, sprowadzając jego obowiązki do realizacji zapotrzebowań i kontraktowania wyborów klienta wewnętrznego. Ale to się zmienia.
Czyli jaka jest rola kupca w organizacji?
Po pierwsze, baza dostawców
Zarządzanie bazą dostawców w celu zmniejszenia lub zwiększenia liczby dostawców. Skąd pomysł na zawężanie bazy dostawców, skoro więcej opcji, znaczy większy wybór. Pytanie jak najbardziej słuszne, jednakże nie liczy się ilość a jakość dostawców. W zależności od kategorii zakupowej i przyjętej strategii dla niektórych sortymentów warto ograniczać bazę dostawców do sprawdzonych i zweryfikowanych podmiotów o odpowiednim potencjale umożliwiającym zaspokojenie potrzeb organizacji. Zakupowiec odpowiada za weryfikację wybranych dostawców, w ramach przyjętej strategii. W wielu przypadkach, mniejsze portfolio pozwala szybciej prowadzić proces wyboru. Lokowanie potrzeb u mniejszej liczby dostawców prowadzi do mniejszej liczby rozliczeń, faktur, procesów obsługi.
Dla wybranych kategorii, to istotna oszczędność, choć może i być ograniczeniem w przypadku dóbr powtarzalnych o jasnej specyfikacji, gdzie rynek dostawców jest szeroki – tutaj nie warto ograniczać konkurencji. Jeśli organizacja wspiera się rozwiązaniami IT do procesów negocjacji czy zbierania ofert elektronicznie, nie stanowi to wyzwania czasowego, a większa ilość dostawców zapewnia konkurencyjność. Automatyczne porównanie ofert 2 czy 50 wykonawców nie stanowi wyzwania.
Zadbanie o odpowiednią bazę dostawców dla kategorii to jeden z obowiązków kupca.
Po drugie, optymalny proces zakupowy
Proces zakupowy oprócz podziału na sourcing i procurement ma także wymiar zewnętrzny i wewnętrzny. Nad jednym i drugim wymiarem czuwa organizacja zakupowa. To kupiec wewnątrz organizacji weryfikuje czy zastosowane narzędzia i procedury są optymalne. Poszukuje uproszczeń procesu, zmniejszenia ilości faktur i procesów rozliczeniowych, eliminując dostawców, którzy nie realizują kontraktów, czy też mają zbyt słaby rating finansowy. Zewnętrzny obszar to przygotowanie specyfikacji, strategii zakupu, negocjacje, ustalanie warunków współpracy z wybranym kontrahentem, zarządzanie umową po dokonaniu zakupu.
Po trzecie, zarządzanie ryzykiem
Proces zakupowy to nie tylko doprowadzenie do wyboru dostawcy i na dostarczeniu produktu czy usługi do firmy się nie kończy. Wybór konkretnej oferty w oparciu o całkowity koszt posiadania w tym zakupu i użytkowania a także finalnie utylizacji czy pozbycia się urządzeń czy produktów np. drukarek czy komputerów, serwis, usuwanie usterek, amortyzację itd. – to także cześć obowiązków kupca. Wszystkie wymiary kontraktowania nadzoruje kupiec dbając o to aby organizacja optymalizowała koszty czy unikała niepotrzebnych ryzyk na etapie eksploatacji kupionych produktów.
Po czwarte, procedury
Każda firma działa według zastawu formalnych procedur wewnętrznych, które ustalają kompetencje poszczególnych osób i działów, ścieżki postępowania, zakres obowiązków, procesy decyzyjne, pełnomocnictwa, zasady zaciągania zobowiązań, zasady współpracy z klientami wewnętrznym i zewnętrznym itd. Kupiec ma dopilnować aby cały proces zakupowy odbył się z poszanowaniem procedur, optymalnie budżetowo a poszczególne czynności uzyskały akceptację wskazanych struktur.
I na koniec – dział zakupów, w imieniu organizacji dba o relacje z dostawcami. Relacje, dzięki którym może osiągać lepsze, bardziej optymalne warunki zakupu – adresujące potrzeby firmy, a proces zakupowy przebiega sprawnie i nie generuje niepotrzebnych przestojów w pracy organizacji.
Kupiec to niezwykle ważne ogniwo w procesie nie tylko zakupów, ale i optymalizacji działalności przedsiębiorstwa. Ogniwo, z którego doświadczenia warto świadomie na co dzień korzystać.
Jest to krótka lista, zawierająca istotne kompetencje działu zakupów. Kompetencje, dzięki którym kupiec to niezwykle ważna funkcja dla całości firmy – zapewnia optymalizację przed, w trakcie i po dokonaniu zakupu, co znacząco wpływa na finanse i działanie całej firmy.
W Marketplanet pomagamy naszym Klientom podnosić efektywność działań organizacji z wykorzystaniem potencjału tkwiącego w procesie zakupów. Realizujemy także szkolenia pozwalające stale podnosić kompetencje działu zakupów.
Skontaktuj się z nami aby omówić rozmowę z konsultantem i zidentyfikować możliwe obszary generowania oszczędności.
Jakie jeszcze istotne zadania dodalibyście organizacji zakupowej?
Czytaj także:
