Firmy bardzo mocno angażują się w digitalizację procesów, w tym również procesów zakupowych. W zasadzie z powodu dostępności technologii i ciągłego poszukiwania poprawy efektywności kosztowej, organizacyjnej, mobilności procesu zakupów. Tempo zmian determinuje konieczność zaangażowania firm w szerszą automatyzację i robotyzację procesów.
Jako praktycy wskazujemy na te elementy procesów zakupu, które nadają się do automatyzacji, a wręcz robotyzacji. Wskazujemy również na materiał badawczy ICAN Research ilustrujący jakie zmiany w efektywności i wynikach osiągają polskie przedsiębiorstwa w obszarach: poprawy rentowności, konkurencyjności rynkowej oraz udziału w rynku w wyniku zastosowania automatyzacji procesów z wykorzystaniem sztucznej inteligencji.
- Dlaczego jesteśmy zmuszeni do optymalizacji procesów, czy są to okoliczności wewnętrze czy zewnętrzne?
- Czy widzisz rezerwy w tym zakresie w odniesieniu do procesu zakupowego?
- Co można zrobić w pierwszej kolejności, czy warto angażować się w te zmiany?
- Jaki mamy dowody na opłacalność wprowadzania zmian i automatyzacji procesów?
Potrzeba chwili?
Dynamiczny rozwój konkurencji w każdej dziedzinie wymusza efektywności i zwinności wszystkich procesów w firmie. Mówiąc o zwinności rozumianej jako czas realizacji zadań w prowadzonych procesach. Ograniczanie czasu daje większą reaktywność na potrzeby wewnętrzne organizacji oraz otoczenia biznesowego, to większa zdolność do optymalizacji, w tym bardziej efektywnego zarządzania kapitałem w firmie.
Dlatego zadajmy sobie pytanie, jak podwyższać zwinność procesów?
Niewątpliwie drogą do celu jest automatyzacja, a nawet robotyzacja procesów. Sceptycy powiedzą, że są to oczekiwania na wyrost i nigdy nie uda się tej idei zrealizować, jednak już dziś przedsiębiorcy angażują się ze swoimi partnerami technologicznymi w chociażby punktową automatyzację procesów, a nawet ich fragmentaryczną robotyzację. Obecnie taką transformację nazywamy digitalizacją procesów.
Czas na zmiany
Początki digitalizacji procesów możemy zauważyć również w procesach zakupowych, przykładem może proces P2P (Purchase to Pay).
Proces P2P to ciąg podprocesów w procesie zakupowym zaczynający się od opracowania wszystkich elementów zapotrzebowania, automatycznej walidacji jego parametrów budżetowych, kosztowych i asortymentowych. Wymienione parametry stanowią część kryteriów automatycznego doboru workflow akceptacyjnego dla dokumentu w systemie e-procurement. Pozytywna akceptacja obiegu skutkuje z reguły automatyczną konwersją zapotrzebowania w zamówienia kierowane do Dostawców.
Miejscem dla wymiany elektronicznych dokumentów z Dostawcami może być Platforma Dostawców w naszym przypadku Portal OnePlace. Elektroniczna komunikacja z dostawcami pozwala na automatyczny dostęp do statusów o stanie realizacji naszych zamówień, czy transferu zwrotnego faktur.
e-Procurement, w którym realizujemy przeważającą część procesu P2P, zapewnia rejestrację potwierdzenia zrealizowanej dostawy. Ostatnim dokumentem zamykającym zapoczątkowaną transakcje jest faktura. Brak jednolitego standardu graficznego oraz formatu danych nie ułatwia pracy z tym dokumentem. Odpowiedzią na problemy jest szeroki zestaw narzędzi dla inteligentnego czytania zawartości faktur, co pozwala na automatyzację ekstrakcję danych i przenoszenie informacji transakcyjnych do systemów e-procurement oraz ERP.
Rozwój narzędzi w tym procesie skupia się na takich aspektach jak:
- Kompleksowość procesu rozumiana jako realizacja najszerszego zakresu działań w jednym systemie.
- Sprawna integracja z innymi systemami firm zarówno w strefie wewnętrznej jaki poza nią, w tym z Rynkiem Oferentów i Dostawców, rejestrami instytucji państwowych itp.
- Automatyzacja podprocesów, w takich zakresach jak:
- Automatyczne generowanie linii zapotrzebowań z systemów planowania produkcji do sytemu e-procurement jako zbiorcza specyfikacja wynikająca z uruchamianego zlecenia produkcyjnego.
- Korzystanie z e-katalogów produktów i usług stanowiących element zawieranych kontraktów z Dostawcami.
- Wykorzystywanie e-katalogów w systemie e-procurement jako element wsparcia przypisywania źródeł dostaw w spotrzebowaniach.
- Automatyczne generowanie zapotrzebowań i zamówień w oparciu o samouczące się algorytmy dynamicznej analizy popytu.
- Wczesna dekretacja księgowa kosztów z elementami automatycznej dekretacji w tle.
- Automatyczna kontrola dostępnego budżetu.
- Automatyczne zarządzanie oknami dostępności budżetu na poszczególne zadania inwestycyjne.
- Automatyczne przekazywanie zamówień do dostawców z monitorowaniem ich statusu realizacji.
- Automatycznym uzgadnianiem do płatności faktur w referencji do zamówień i potwierdzonych dostaw. Funkcjonalność często w literaturze nazywamy 3WM (3-way matching).
- Automatyczne przygotowanie, zestawu danych do automatycznego księgowania zobowiązań na podstawie faktur i pozostałych dokumentów zakupowych.
Dodatkowo proces P2P wspiera bezpośrednio wiele struktur organizacyjnych przedsiębiorstwa, odpowiedzialnych za aktywną kontrolę budżetową, płynność i cash flow, finanse i podatki. Monitorowanie wydatków ich transparentność, dostępna pełna struktura asortymentowa to istotne korzyści zarządcze dla firm.
Automatyzacja procesów transakcyjnych w zakupach, jest osiągana dzięki profesjonalnemu podejściu do stosowania coraz bardziej zaawansowanego sourcingu, który stanowi fundament dla rozwoju zaawansowanych funkcji transakcyjnych.
Przykładami udanej transformacji procesów zakupowych w polskich firmach mogą być między innymi: Orange, Konsalnet, AXA DIRECT, Grupa Żywiec oraz Skandia.
Należy podkreślić, że według badań ICAN Research odnoszących się do poprawy konkurencyjności firm w kontekście stosowanych metod działania, najlepsze wyniki osiągane są w przypadku przejścia na stosowanie wysoko zautomatyzowanych metod prowadzenia procesów odpowiadających standardom digitalizacji procesów.
Dla przykładu zamieszcza się wyniki badań w odniesieniu do efektywności sprzedaży, uzyskiwanej rentowności oraz poprawy udziału w rynku.
Podsumowując, należy podkreślić, że transformacja w kierunku digitalizacji procesów jest postrzegana jako obiektywna konieczność jednak obecnie brak jest na rynku wielu liderów tej transformacji.
Nadal barierami dla zmian jest rozdrobnienie aplikacji biznesowych użytkowanych przez firmy, trudności w zakresie integracji systemów oraz brak zaplanowanych i realizowanych działań w zakresie agregacji rozwiązań IT.
