Artykuł jest wprowadzeniem w pojęcia związane z zaawansowanymi metodami realizacji zakupów, wskazuje na istotność podprocesów dla działań strategicznych za które odpowiada sourcing oraz te związane z działaniami operacyjnymi przypisanymi do e-procurementu. Znajdziemy w nim informacje na temat potencjału korzyści organizacyjnych i kosztowych. Odniesiemy się również do narzędzi wsparcia IT jakie są dostępne i z powodzeniem implementowane w dużych firmach.
- Jaką rolę ma do odegrania sourcing w zakupach? Dlaczego warto angażować zasoby firmy w zdziałania strategiczne?
- Jak budować fundamenty e-procurementu w oparciu o zaawansowany sourcing?
- Dlaczego warto monitorować proces zakupów, jak robić to bez dodatkowego angażowania zasobów pracowniczych, jakie korzyści osiągamy?
Proces zakupowy to sourcing i zakupy operacyjne (e-procurement)
Sourcing i e-procurement – słowa zapożyczone z języka angielskiego, używane na co dzień w departamentach zakupowych. O ile sourcing jest poprawnie identyfikowany z wyborem najlepszych źródeł dostaw – obejmuje takie działania jak zbieranie potrzeb, standaryzację oraz zbieranie ofert, które jest zakończone negocjacjami i wyborem dostawcy – to już sam e-procurement jest często niepoprawnie definiowanym pojęciem.
Sourcing identyfikujemy jako poszukiwanie źródeł zaopatrzenia i obejmuje w pierwszej kolejności takie działania jak zbieranie i analizę potrzeb, standaryzację asortymentów do zakupu. Analiza potrzeb jest kluczowym wyznacznikiem dla badania rynku dostaw i samych dostawców, co z kolei przekłada się na przygotowanie stosownej strategii dla ofertowania a finalnie dokonywania wyboru dostawcy i zawarcia kontraktu.
Mniej rozpoznawalnym pojęciem w środowisku Kupców jest procurement – jeśli chodzi o zakres funkcjonalny działań.
e-Procurement w procesie zakupowym otwiera ciąg takich podprocesów jak: identyfikacja produktów i usług, opracowanie zapotrzebowania i jego walidacja następnie obieg akceptacyjny przez organizację. Finałem obiegu jest konwersja zapotrzebowania w zamówienie / zamówienia oraz przekazanie go do dostawców dla wywołania dostawy. Dostawa i jej odbiór domykają transakcję co pozwala na realizację kolejnych podprocesów związanych z przetwarzaniem faktur, jej uzgodnieniem i rozliczeniem płatności.
Dla zilustrowania opisanych powyżej procesów prezentujemy je na poniższym schemacie:
Najogólniej mówiąc sourcing dotyczy działań biznesowych strategicznych decydujących o warunkach zakupu i wyboru dostawcy, natomiast e-procurement obejmuje działania operacyjne związane z wywołaniem zakupu tj. utworzenia zapotrzebowania i rozliczenia zobowiązania za zrealizowane dostawy.
Automatyzacja e-procurementu to dużo więcej, niż utworzenie zamówienia i rejestracja umowy
W ramach sourcingu od wielu lat wykorzystywane są narzędzia elektroniczne wspierające i automatyzujące procesy przetargowe, zapytania ofertowe czy aukcje elektroniczne. Nadal brak licznych przykładów użytkowania przez biznes narzędzi IT w zakresie e-procurementu. Nie chodzi oczywiście o samą rejestrację zamówień czy umów w systemach ERP, ale o aktywne zarządzanie zamówieniami, umowami, czy automatyzację uzgadniania faktur i rozliczania płatności. Niemniej deklaratywnie biznes oczekuje takich narzędzi. Potwierdzeniem tego stanowiska są wyniki badań własnych prowadzonych przez Marketplanet. Wśród menedżerów ds. zakupów, gdzie wskazywano najistotniejsze dla niech elementy działań z punktu widzenia zaangażowania personelu oraz wydajności procesu zakupów.
Badanie wskazuje, że najistotniejszym elementem działań jest zarzadzanie zamówieniami co należy rozumieć jako przywiązanie do aspektu transakcyjnego i rozliczeniowego w firmie. Z mniejszą atencją podchodzi się do działań strategicznych. Mamy tu na myśli ofertowanie, prowadzenie projektów zakupowych i przetargowych. Jak widać, gradacja ważności działań w procesach zakupowych nie jest traktowana jako zintegrowany i kompleksowy proces. Jawnie widać, że jest w tym zakresie pole do optymalizacji podejścia do organizacji procesów zaopatrzenia.
Docelowo, efektywne zarządzanie procesem zakupu od zdefiniowania potrzeby po płatność umożliwia elektroniczny system klasy e-Procurement, który integruje i porządkuje wszystkie powiązane podprocesy. Dodatkowo waliduje realizację polityki zakupowej zgodnie z założeniami firmy, ogranicza czas poświęcany na przetwarzanie dokumentów zakupowych.
Realizuje również w tle ważną rolą zarządczą jaką jest badanie efektywności zakupów względem planowanych wskaźników efektywności w tym kontrolę budżetu, strukturę asortymentów zakupów. Daje również możliwość monitorowania zapotrzebowań i zamówień na każdym etapie.
Istotnym elementem e-Procurementu są katalogi elektroniczne, czyli wystandaryzowana baza produktów i usług oferowanych przez dostawcę / dostawców w ramach zawartych umów z przypisanymi warunkami realizacji dostaw. e-Katalogi, posiadają szereg przypisanych atrybutów co pozwala na wielowymiarową analizę struktury asortymentowej wydatków oraz powiązanie z własną bazą indeksów materiałowych firmy. Pozycja katalogowa określa jednoznacznie źródło dostaw i wymagane referencje transakcyjne.
e-Procurement ogranicza pracochłonność opracowywania dokumentów zakupu oraz ogranicza ryzyka pomyłek w specyfikacjach pozycji do zakupu, usprawnia sposób komunikacji w organizacji oraz z dostawcami.
Kolejnym przydatnym narzędziem e-Procurementu jest tzw. 3-way matching, czyli trójstronne uzgadnianie faktur. Jest to niezwykle przydatna procedura weryfikacji otrzymywanych przez firmę faktur. Cały proces pozwala na automatyczną kontrolę zgodności i spójności informacji zawartych na trzech dokumentach: zamówieniu, dokumencie odbioru i fakturze.
Automatycznej weryfikacji podlega zgodność danych związanych z przedmiotem zamówienia/faktury, jego ilością, ceną jednostkową i warunkami płatności oraz odbioru. 3-way matching pozwala na łatwą kontrolę, czy otrzymane na fakturze dane są zgodne z tym, co faktycznie zostało zamówione i dostarczone. Zweryfikowana w ten sposób faktura może być szybko i bezpiecznie zaksięgowana i skierowana do płatności.
W jaki sposób Twoja firma skorzysta na automatyzacji procurementu?
Argumentami przemawiającymi za implementacją systemu e-Procurement są:
- Automatyzacja procesu składania zamówień, umożliwiająca szybką realizację potrzeb biznesowych przy jednoczesnym obniżeniu kosztów operacyjnych.
- Oszczędność kosztowa i operacyjna wynikająca z eliminacji dokumentów papierowych oraz automatyzacji ich generowania.
- Większa kontrola nad całym procesem zakupu z walidacją dostępności budżetu w tle działań operacyjnych.
- Możliwość monitorowania zamówienia na każdym jego etapie.
