Wykorzystanie EDI w kontaktach z dostawcami – zbędny wysiłek czy może jednak klucz do Invoice Automation?

Po wdrożeniu systemu do obiegu faktur, to jest ich dekretacji i akceptacji, proces ten ulega zdecydowanej poprawie. Często problemem pozostaje jednak poszukiwanie osoby odpowiedzialnej za dany wydatek, określenie czy dostawa lub usługa faktycznie zostały zrealizowane, a sam proces opisu i dekretacji mimo, że wzbogacony o narzędzie elektroniczne, dalej pozostaje czasochłonny. Można to poprawić poprzez zwiększenie stopnia automatyzacji obsługi faktur. Jednym z istotnych elementów wchodzących w jej szeroko pojęty skład jest automatyczne uzgadnianie faktur z zamówieniami, czyli tzw. Matching. 

Na jakość i spójność danych mają wpływ także dostawcy. Ale czy wszyscy?

W całym procesie kluczowy staje się poziom jakości i spójności danych nie tylko na fakturze, ale także na zamówieniu czy dokumentach odbioru. Aby w pełni wykorzystać funkcjonalności systemów SI, których na co dzień używamy (np. ERP/FK), oprócz zmian w naszej organizacji, dodatkowym atutem staje się zaangażowanie w proces także naszych głównych dostawców.

Tu z pomocą przychodzą rozwiązania EDI umożliwiające elektroniczną wymianę zamówień i faktur. Duże przedsiębiorstwa, współpracują jednak z kilkoma a nawet kilkunastoma tysiącami kontrahentów rocznie. Z którymi dostawcami i w jaki sposób się więc integrować w procesie wymiany zamówień i faktur elektronicznych? Oczywiście z tymi, z którymi wymieniamy najwięcej dokumentów.

EDI –  brzmi jak wielomiesięczny projekt IT ?

Z punktu widzenia pełnej automatyzacji procesu wymiany zamówień i faktur elektronicznych, najlepszym rozwiązaniem byłaby bezpośrednia integracja  naszego systemu ERP/FK z systemem ERP dostawcy. Jest to jednak czasochłonny proces wymagający uruchomienia projektu, dostosowania narzędzi IT i zaangażowania zarówno po stronie przedsiębiorstwa jak i po stronie jego dostawcy. Każde z wdrożeń wymaga także późniejszego utrzymania. Dodatkowo trudno jest także prowadzić projekty integracyjne z wieloma dostawcami w tym samym czasie, dlatego też z pomocą przychodzą rozwiązania oparte o chmurowe platformy handlu elektronicznego (B2B).

Wszyscy teraz o cloudach i chmurach

Zamiast wielu wdrożeń, w ramach uruchomienia procesu EDI z każdym z dostawców, łączymy się tylko z jedną wybraną Platformą B2B. (w literaturze spotkać się  możemy  także z nazwami Supplier Cloud, eCommerce Hub,  B2BGateway, EDI Supplier Gateway,,). Po integracji z Platformą B2B nasi dostawcy mogą otrzymywać od nas zamówienia zakupu oraz przesyłać e-faktury z wykorzystaniem dwóch metod komunikacji.

Metoda pierwsza: web EDI czyli zero prac integracyjnych

Pierwszą z nich, zwana webEDI  nie wymaga żadnych prac integracyjnych po stronie dostawcy. Pracownicy dostawcy obsługują z nami proces wymiany dokumentów elektronicznych po zalogowaniu się na dedykowane konto na platformie B2B służące do odbioru zamówień i wystawiania faktur elektronicznych. Z technicznego punktu widzenia, uruchomienie komunikacji elektronicznej z dowolnym dostawcą w modelu webEDI jest więc kwestią kilku minut .

Metoda druga: Pełna integracja – tylko dla wybranych

Druga z metod dedykowana jest do naszych największych dostawców, (w zależności od branży jest to od 20 do 50 głównych kontrahentów), z którymi wymieniamy największą ilość dokumentów.  Odnosi się do integracji systemu dostawcy z Platformą B2B – w takim przypadku dostawcy otrzymują zamówienia bezpośrednio do własnego systemu sprzedaży dzięki transferowi danych z Chmury i następnie w relacji do otrzymanych zamówień, zwrotnie przesyłają nam faktury elektroniczne.

W rezultacie –  Invoice Automation:

Warto więc abyśmy o sposób wystawiania nam faktur przez naszych dostawców zadbali sami.  W rezultacie, wszystkie otrzymane drogą elektroniczną faktury mogą być automatycznie wprowadzone do naszego SI, dekretowane, upraszczamy ich proces akceptacyjny i poprawiamy jakość i szybkość naszej współpracy z rynkiem. Jeśli więc przechodzimy na  e-fakturę i wdrażamy invoice automation nie zapominajmy o korzyściach płynących z EDI i wykorzystaniu  Supplier Cloud.