Mimo, że od wprowadzenia “nowej” Pzp minął ponad rok, Zamawiający wciąż się uczą. Nowa ustawa to nowe obowiązki, z których dotąd nie byli rozliczani. To też bardzo rozbudowany akt prawny o wysokim potencjale niezrozumienia. Prawidłowy sposób jego interpretacji zweryfikuje już niebawem kontrola. Tymczasem zamieszczamy listę obowiązków, które nie powinny umknąć uwadze Zamawiających w najbliższym czasie.
Jeśli chcesz dowiedzieć się:
- o czym należy pamiętać tworząc plan finansowy, czy plan postępowań oraz jak często należy go aktualizować;
- jakie zmiany wprowadziło rozporządzenie z 20 grudnia 2020 roku (wydane na podstawie art. 82 ust. 4 ustawy Pzp) Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej dotyczące sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych;
- oraz jakie inne obowiązki czekają Zamawiających w najbliższym czasie
to ten artykuł jest dla Ciebie!
Obowiązki związane z planowaniem – o czym pamiętać?
Obejmuje Zamawiających z art. 4 pkt 1 i 2:
Art. 4. Przepisy ustawy stosuje się do zamawiających publicznych, którymi są:
- jednostki sektora finansów publicznych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869, 1622 i 1649);
- inne, niż określone w pkt 1, państwowe jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej;
Plan finansowy
Wielu księgowych utożsamia plan finansowy z planem postępowań oczekując równych wartości zamówień w nich ujętych, zgodności. Tej zgodności nie będzie.
Jednostką planu zamówień jest zamówienie (kategoria zakupowa) natomiast jednostkami planu finansowego są działy, rozdziały i paragrafy klasyfikacji budżetowej – w konsekwencji jednostka planu zamówień może być szersza (obejmuje produkty finansowane z różnych paragrafów) lub węższa (z jednego paragrafu są finansowane różne zamówienia).
Wartością zamówienia jest wartość w całym okresie trwania umowy, natomiast w planie finansowym ujmuje się wydatki roczne – w konsekwencji wartość zamówienia może być wyższa (zamówienie wieloletnie) lub niższa (część wydatków będzie ponoszona na podstawie uprzednio zawartej umowy), a nawet zerowa (nie planuje się postępowania, a wszystkie wydatki będą dokonywane na podstawie wcześniej zawartej umowy.
Może być również sytuacja odwrotna: zamówienie ujęte w planie zamówień nie jest uwzględnione w planie finansowym, gdyż w danym okresie nie przewiduje się płatności z tytułu jego realizacji.
Plan postępowań o udzielenie zamówień (art. 23 rozdział 3)
Nie później niż 30 dni od przyjęcia budżetu lub planu finansowego przez uprawniony organ, ww. Zamawiający sporządzają plan postępowań o udzielenie zamówień, jakie przewidują przeprowadzić w danym roku finansowym. Rozpatrywane są wyłącznie zamówienia, których wartość przekracza kwotę 130 000 złotych.
Zgodnie z art. 23 ust. 4 ustawy Pzp, Zamawiający, którzy zobowiązani do sporządzania i publikowania planu postępowań są zobligowani również do jego aktualizacji w ciągu roku finansowego.
Jak często należy go aktualizować?
Tego ustawa nie doprecyzowuje. Dobrą praktyką będzie aktualizacja co kwartał. Należy wtedy uwzględnić nowe zamówienia, których nie planowaliśmy oraz te, z których zrezygnowaliśmy w międzyczasie.
Zamkniemy plany i czeka nas kolejny obowiązek: sprawozdania (Art.82)
Do dnia 1 marca (włącznie) przekazujemy sprawozdanie o udzielonych zamówieniach za rok poprzedni. Jeżeli plan postępowań powyżej progu lub plan zamówień dla zamówień innych niż podlegających pod publikacje w planie postępowań zostały już przygotowane, to właśnie na ich podstawie można spróbować napisać plan sprawozdania z udzielonych zamówień. Są duże szanse, że takie podejście ułatwi ten proces.
20 grudnia 2020 roku opublikowane zostało rozporządzenia (wydane na podstawie art. 82 ust. 4 ustawy Pzp) Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej dotyczące sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych. Rozporządzenie to zmieniło zasady sporządzania sprawozdań.
Najważniejsze zmiany:
- Dokument elektroniczny jest jedyną formą, w jakiej można składać sprawozdania.
- Nowe przepisy należy zastosować po raz pierwszy do rocznych sprawozdań za rok budżetowy 2021.
- Rozporządzenie precyzuje zakres informacji jakie mają być uwzględnione w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzór, sposób przekazywania oraz sposób i tryb jego korygowania
Analiza potrzeb i wymagań – nowe obowiązki Zamawiających przy postępowaniach powyżej progów unijnych (art. 83)
Analiza potrzeb i wymagań ma na celu zwiększyć efektywność udzielania zamówień publicznych. Jeśli widzimy, że może przynieść korzyści, warto poświęcić jej więcej czasu oraz zastanowić się, czego oczekiwałby Wykonawca, a czego Zamawiający.
Odpowiedzi te można uzyskać stosując np. burzę mózgów. Pozwoli to przygotować mądry dokument. Taki, który da ciekawy pogląd na realizację zamówienia oraz pomoże przygotować specyfikację.
Jak zawsze, zdrowy rozsądek jest najważniejszy. Nie zawsze taki szczegółowy proces przygotowywania analizy będzie efektywny. Są sytuacje, gdy (niestety) lepiej jest spisać ją pobieżnie, bo czas nagli a doskonale wiadomo, jakie są oczekiwania Wykonawcy.
Jedną z dobrych praktyk jest, aby po zakończeniu umowy z wykonawcą poprosić pracowników merytorycznych, którzy na niej pracowali o wprowadzenie swoich uwag. Co było złe, co było dobre. Co trzeba przenieść do kolejnej umowy. Czego unikać.
Następnie na tej podstawie stworzyć analizie potrzeb i wymagań. Bywa to jednak czasochłonne.
Obowiązki związane z jawnością – większa przejrzystość procesu udzielania zamówień publicznych
Nowa ustawa nakłada na zamawiających obowiązek niezwłocznego udostępnienia ofert złożonych w postępowaniu. Przekazanie ofert wraz z załącznikami ma nastąpić maksymalnie w terminie trzech dni od otwarcia. Na zasadzie wyjątku od zasady jawności wykonawcy mogą wyraźnie zidentyfikować informacje jako tajemnicę przedsiębiorstwa – jednak ustawodawca wymaga, by przy złożeniu oferty wykonawca taki przedstawił zamawiającemu uzasadnienie dla ich ochrony.
Eksperci Pzp zgodnie twierdzą, że jest to specyficzny obowiązek i raczej nie wszyscy zamawiający o tym pamiętają. W protokole postępowania należy umieścić informację, do kiedy na stronie zamawiającego widoczne będzie dane postępowanie.
Zamawiający mogą wpisać datę zawarcia umowy. Natomiast w momencie kontroli, to weryfikują stronę i czy jest zgodność. Kontrolujący częściej pytają, dlaczego istnieją dodatkowe postępowania, dalsze z udzielonych. W tym przypadku zamawiający mogą pamiętać, że mogą usunąć postępowanie ze strony po zawarciu umowy i mieć stronę bardziej przejrzysta. To ma dobre i złe strony.
Dobra – nie przeciążamy serwerów, zła – wykonawcom ciężko jest uzyskać informacje, co się działo w postępowaniu po pewnym czasie, spojrzeć na lata wstecz jak to wyglądało, jak działali zamawiający.
Ogłoszenie o wykonaniu umowy Art. 448 pzp
Po wykonaniu umowy, zamawiający ma 30 dni na zamieszczenie w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o wykonaniu umowy, na zasadach określonych w dziale III Rozdziale 2 (tj. na zasadach określonych w art. 267-272 pzp). Wykonanie umowy rozumiane jest jako wykonanie przez wykonawcę umówionego świadczenia głównego.
Kończy Ci się umowa? Pamiętaj o raporcie!
W odniesieniu do przypadków wymienionych w art. 446 ust. 1 pzp zamawiający będą zobowiązani sporządzić raport z realizacji zamówienia. W pozostałych przypadkach sporządzenie raportu będzie miało charakter fakultatywny (art. 446 ust. 2 pzp).
O czym należy jeszcze pamiętać?
- Instytucje kulturalne poza obowiązkami ustawowymi mają jeszcze rozporządzenie ministra kultury, który wymagał raportowania zamówień udzielonych na podstawie wyłączenia kulturalnego o wartości wyższej niż 30 000 euro.
- Raport do CBA z zamówień na systemy komputerowe powyżej 10 000 zł
- Rejestrowaniu umów powyżej 500 złotych brutto – Publiczny Rejestr Umów
- Wnioskach o waloryzację wynagrodzenia
Obowiązki Zamawiających -podsumowanie
Warto przeanalizować rok 2021, opracować dokumenty i zestawienia do przygotowania sprawozdania i to na ich podstawie stworzyć plany na rok 2022. Jest to element pracy wizerunkowej, budowania wiarygodności. Od tego min. zależy, jacy wykonawcy będą się zgłaszać.
Wszystkie te obowiązki mają wspólny cel: poprawę efektywności oraz jakości procesu zakupowego. Dobrze jest mieć ten cel na uwadze w trakcie roku. Jako zamawiający, uczmy się dalej i wyciągajmy wnioski z podjętych działań tak, aby kolejny rok był lepszy niż poprzedni. Zróbmy tak, by nie pisała o nas gazeta prawna 🙂
Całość materiału można obejrzeć tutaj:
