Oszczędności w wysokości aż 23 tys. zł rocznie? Tak, nawet tyle może zaoszczędzić średniej wielkości firma na różnych kosztach biurowych zastępując papierowy obieg dokumentacji – elektronicznym. Warto podążać za trendem #paperless i podpisywać dokumenty online, zwłaszcza, że oszczędzamy nie tylko pieniądze, ale też czas i nasze środowisko.
Przyjrzyjmy się analizie przeprowadzonej niedawno przez ekspertów z firmy SIGNIUS – oferującej platformę do zdalnego podpisywania dokumentów i EuroCert – kwalifikowanego dostawcę usług zaufania, wydającego podpisy kwalifikowane m.in. na platformie SIGNIUS.
Założenia kalkulacji
Do celów kalkulacji przyjmujemy, że koszt procesowania jednej kartki papieru wynosi około 2,40 zł. Na tą kwotę składają się takie koszty jak: koszt wydruku i materiałów biurowych (0,60 zł), koszt archiwizacji (0,20 zł), koszty drukarki oraz tonera (0,20 zł), koszty poprawek i ponownych wydruków (0,40 zł), koszt wysyłki dokumentu do podpisu i koszt pracy (1 zł). Podane koszty są oczywiście przybliżone i mogą się różnić w zależności od firmy. Niewiele firm zdaje sobie jednak sprawę, ile tak naprawdę składowych trzeba wziąć pod uwagę analizując koszty papierowego obiegu dokumentów – to nie tylko sama kartka papieru!
Na podstawie wywiadów przeprowadzonych z różnymi przedsiębiorstwami średniej wielkości przyjęliśmy, że firma podpisuje średnio 200 różnych umów miesięcznie – są to m.in. umowy i aneksy z pracownikami, kontrakty z dostawcami, klientami, partnerami biznesowymi, dokumenty zarządu i inne. W skali roku to ok. 2,4 tys. dokumentów, po około 5-6 jednostronnie zadrukowanych kartek każdy, najczęściej (w przypadku umów) w 2 egzemplarzach. Do tego, każda umowa musi być archiwizowana w segregatorze przez min. 5 lat. Sumując wydatki na druk, koszulki, segregatory, foliopaki i przesyłki kurierskie, koszt obsługi “papierowego” biura sięga nawet 23 tys. zł rocznie!
Oszczędności na przykładzie z branży HR
Przeprowadźmy analizę na podstawie agencji rekrutacyjnej drukującej miesięcznie około 100 umów – każdą w 2 egzemplarzach. W ciągu miesiąca to około 1000 kartek papieru (przyjęliśmy 5 kartek na umowę), czyli dwie ryzy papieru – po 30 zł każda. Koszt tonera wyniesie tutaj około 100 zł miesięcznie. Każdy egzemplarz umowy wkładany jest do koszulki, a następnie do segregatora i trafia na półkę – łączny koszt archiwizacji (w tym koszt powierzchni, segregatorów, koszulek) to nawet 400 zł na miesiąc. Drugi egzemplarz wysyłany jest pocztą lub kurierem dociera do rąk kontrahenta, co kosztuje firmę w tym wypadku nawet około 1000 zł miesięcznie. Lista wydatków sumuje się do kwoty 1560 zł.
Firma w skali roku drukuje zatem około 12 tys. sztuk kartek papieru, a na drukowanie, kopertowanie, wysyłkę i archiwizację potrzebuje dziesiątki godzin pracy. Koszty całego procesu sięgają łącznie nawet 18 tys. zł rocznie.
– Podpisując dokumenty online firma ponosi dużo niższe koszty i znacznie redukuje czas potrzebny na ten cel. Zawarcie umowy można skrócić z nawet kilkunastu dni do kilku minut, robiąc to całkowicie online, np. na platformie SIGNIUS Professional – mówi Jack Piekarski, VP Sales i Współzałożyciel SIGNIUS. – Wdrożenie elektronicznego podpisywania dokumentów wynika zarówno z pragmatyki biznesowej, jak i rachunku ekonomicznego. Możliwość zautomatyzowania procesów oraz zintegrowania ich z systemami wewnętrznymi pozwala na optymalizację wielu działań. Coraz większą uwagę przykłada się także do aspektu ochrony środowiska wynikającego z redukcji śladu węglowego firmy, która korzysta z usług online, a także do elementu wizerunkowego – nowoczesnej firmy działającej w duchu #paperless.
Jack Piekarski – Co-Founder & VP Sales SIGNIUS S.A.
Materiał Partnerski
SIGNIUS S.A.
www.signius.pl
Przeczytaj także:
