Nowa ustawa Pzp w pytaniach i odpowiedziach [dla Zamawiających]

Nowa ustawa Pzp [aspekt prawny]

Czy powody niedokonania podziału zamówienia na części muszą być wskazane w SWZ?

Powód niedokonania podziału zamówienia na części należy wskazać w dokumentach zamówienia, a więc może być wskazany w SWZ.

Aktualizacja planu – czy w przypadku rezygnacji z udzielenia zamówienia aktualizować?

Jeżeli zamawiający jest pewien, że rezygnuje z danej pozycji to rekomendowana jest aktualizacja planu. W mojej ocenie plan można aktualizować np. w ujęciu miesięcznym lub kwartalnym w danym roku kalendarzowym. Wynika to z wzoru planu załączonego do Rozporządzenia MRPiT z dnia 18 grudnia 2020 r. w sprawie wzoru planu postępowań o udzielenie zamówień (patrz przypis nr 11 do wzoru planu). Przypis nr 13 stanowi: „Należy wskazać, czy aktualizacja polega na: zmianie, dodaniu lub rezygnacji z pozycji planu”. Zatem jasno wynika z tego, że w przypadku rezygnacji z udzielenia zamówienia plan należy aktualizować.

Co z sumowaniem zamówień w przypadku aktualizacji planu zamówień?

Ustawa stanowi, że jeżeli zamawiający planuje udzielić zamówienia na roboty budowlane lub usługi w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania, lub dopuszcza możliwość składania ofert częściowych, wartością zamówienia jest łączna wartość poszczególnych części zamówienia. Podobna zasada dotyczy podobnych dostaw. Ustawodawca wskazał też, że przy ustaleniu wartości zamówienia uwzględnia się największy możliwy zakres tego zamówienia z uwzględnieniem opcji oraz wznowień. Zatem jeżeli zamawiający rezygnuje z części zamówienia to zimniejsza się jego „największy zakres” a szacowana wartość teoretycznie spadnie. Art. 36 ust. 2 PZP stanowi: „Jeżeli po ustaleniu wartości zamówienia nastąpiła zmiana okoliczności mających wpływ na dokonane ustalenie, zamawiający przed wszczęciem postępowania dokonuje zmiany wartości zamówienia”. Zatem tak czy inaczej, Zamawiający ma obowiązek dbać aby szacunek był aktualny.

Czy możemy wpisać w ogłoszeniu o zamówieniu że zamówienie jest poza planem, jeśli środki pojawiły się z  w trakcie roku ?

Jeżeli plan nie został do tego czasu zaktualizowany to tak.

Czy na koniec roku postępowania, których nie udało nam się przeprowadzić w danym roku należy usunąć z planu postępowań? Czy po prostu zostawiamy ten plan zamówień na koniec roku bez aktualizacji?

Plan jak sama nazwa wskazuje jest planem. Nie ma możliwości zagwarantować, że zostanie w całości wykonany, co zresztą zależy od wielu czynników tym środków finansowych ostatecznie pozyskanych. Nie ma potrzeby aktualizować planu na koniec roku, wystarczy w planie zaznaczyć że pozycja nie została zrealizowana.

Jeśli mamy zadanie w planie zamówień publicznych w II kwartale, a ogłosimy postępowanie III kw, to czy musimy aktualizować plan?

W naszej ocenie wystarczające będzie wskazanie w kolumnie „Informacje dodatkowe” kiedy postępowanie zostało w rzeczywistości wszczęte. Plan jak sama nazwa wskazuje jest planem – nie zawsze musi się zrealizować dokładnie tak jak przewidywano.

Czy należy usunąć z planu zamówień postępowanie które przy przygotowaniu planu oszacowane było powyżej 130 tys. i jest jedną z pozycji planu a po aktualizacji wartości przed postępowaniem okazało się że wartość jest poniżej kwoty 130 tys.?

Można tę pozycję usunąć, można też ją pozostawić i dodać informację w kolumnie „Informacje dodatkowe”.

Czy zrealizowanie przewidzianej w zamówieniu opcji  wymaga sporządzenia raportu z realizacji umowy?

Skorzystanie z opcji jest z góry przewidzianym uprawnieniem zamawiającego. Nie jest to sytuacja nieoczekiwana, nietypowa, której dotyczy raport.

Czy raporty z wykonania umowy trzeba w każdym przypadku czy tylko gdy jest opóźnienie w terminie zakończenia zadania czy większa kwota wydana na zamówienie?

Art. 446 PZP dokładnie i jasno wskazuje, kiedy jest obowiązek sporządzenia raportu, w tym obejmuje zagadnienie opóźnienia oraz inne jak np. wystąpienie sytuacji, w której zapłacono kary umowne. Nie każdy taki przypadek jest objęty raportem, jak wyżej wskazano, art. 446 dokładnie opisuje, kiedy aktualizuje się obowiązek.

„Art.  446.  [Raport z realizacji zamówienia]

1.  Zamawiający sporządza raport z realizacji zamówienia, w którym dokonuje oceny tej realizacji, w przypadku gdy:

1) na realizację zamówienia wydatkowano kwotę wyższą co najmniej o 10% od wartości ceny ofertowej;

2) na wykonawcę zostały nałożone kary umowne w wysokości co najmniej 10% wartości ceny ofertowej;

3) wystąpiły opóźnienia w realizacji umowy przekraczające co najmniej:

a) 90 dni, w przypadku zamówień na roboty budowlane o wartości równej lub przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty dla robót budowlanych – 20 000 000 euro, a dla dostaw lub usług – 10 000 000 euro,

b) 30 dni, w przypadku zamówień o wartości mniejszej niż wyrażona w złotych równowartość kwoty dla robót budowlanych – 20 000 000 euro, a dla dostaw lub usług – 10 000 000 euro;

4) zamawiający lub wykonawca odstąpił od umowy w całości lub w części, albo dokonał jej wypowiedzenia w całości lub w części.

2. Zamawiający może sporządzić raport w przypadkach innych niż określone w ust. 1. […]”

Czy ogłoszenie o wykonaniu umowy to jest to samo co raport  z realizacji umowy?

Raport z realizacji zamówienia jest uregulowany w art. 446 PZP.  Zamawiający sporządza raport w terminie miesiąca od dnia: 1) sporządzenia protokołu odbioru lub uznania umowy za wykonaną albo 2) rozwiązania umowy w wyniku złożenia oświadczenia o jej wypowiedzeniu albo odstąpieniu od niej.

Ogłoszenie o wykonaniu umowy jest uregulowane w art. 448 PZP zgodnie z którym, Zamawiający, w terminie 30 dni od wykonania umowy, zamieszcza w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenie o wykonaniu umowy, na zasadach określonych w dziale III rozdziale 2.

Konkludując, są to odrębne dokumenty choć w dużej mierze dotyczą tych samych kwestii.

Skąd obowiązek raportowania do CBA zamówienia na komputery powyżej 10 tys?

Zgodnie z art. 31 ust. 2 ustawy z dnia 9 czerwca 2006 r. o Centralnym Biurze Antykorupcyjnym: „Czynności kontrolne polegają również na badaniu i kontroli określonych przepisami prawa procedur podejmowania i realizacji decyzji w przedmiocie: prywatyzacji i komercjalizacji, wsparcia finansowego, udzielania zamówień publicznych, rozporządzania mieniem państwowym lub komunalnym oraz przyznawania koncesji, zezwoleń, zwolnień podmiotowych i przedmiotowych, ulg, preferencji, kontyngentów, plafonów, poręczeń i gwarancji kredytowych, a także na badaniu prawidłowości realizacji umów o partnerstwie publiczno-prywatnym”. Zatem CBA może kontrolować wszelkie zamówienia publiczne. Zgodnie z art. 46a ustawy o CBA do takiej kontroli udzielania zamówień publicznych nie stosuje się przepisów działu XI rozdziału 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1129).

Czy ogłoszenie o wykonaniu umowy dotyczy również przetargu na zakup pojemników na odpady, czy tylko na roboty budowlane, albo usługę która trwa jakiś czas?

Ogłoszenie o wykonaniu umowy zgodnie z art. 448 Zamawiający, w terminie 30 dni od wykonania umowy zamieszcza w Biuletynie Zamówień Publicznych. Ogłoszenie dotyczy wszystkich zamówień udzielonych na podstawie ustawy PZP.

Czy jeżeli umowa została zrealizowana przed terminem np termin do 31.12.2021, a umowa zakończona 30.10.2021, to czy zgodnie z  informacją o wykonaniu umowy jest wykonana w pierwotnym terminie i wykonana należycie?

Umowa zrealizowana przed terminem oznacza (jeżeli w pozostałym zakresie nie było przypadków nienależytego wykonania tej umowy) jej prawidłowe wykonanie. W takim przypadku zostanie wykonana wcześniej niż planowano i taką informację należy podać np. w ogłoszeniu o wykonaniu umowy. Należy zastrzec, że wszystko zależy od konkretnego stanu faktycznego, można sobie wyobrazić sytuację, gdy wcześniejsze wykonanie jest problemem dla zamawiającego np. dostarczenie przedmiotu zamówienia przed czasem gdy Zamawiający nie zdążył przygotować miejsca do składowania, instalacji etc. Wówczas będzie to nienależyte wykonanie ale powinno to wynikać z treści samej umowy.

Czy w postępowaniu unijnym na usługi społeczne można zażądać oświadczenia dotyczącego grupy kapitałowej od Wykonawcy najwyżej ocenionego?

W nowym PZP Zamawiający nie żąda złożenia oświadczenia o grupie kapitałowej.

Czy mając na uwadze treść art. 139 ust. 2 ustawy PZP w powiązaniu z art. 125 ust. 1 i 2 ustawy PZP można w tzw. pierwszym etapie postępowania nie żądać składania JEDZ, a dopiero zażądać go od najwyżej ocenionego Wykonawcy?

Tak, jeżeli Zamawiający przewidzi taką możliwość w SWZ lub w ogłoszeniu o zamówieniu, Zamawiający może najpierw dokonać badania i oceny ofert, a następnie dokonać kwalifikacji podmiotowej Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, w zakresie braku podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu. W takim przypadku, jeżeli Zamawiający przewidział możliwość złożenia JEDZ wyłącznie od Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, Wykonawcy nie muszą składać JEDZ wraz z ofertą.

Czy do Podwykonawcy, udostępniającego swoje zasoby Wykonawcy, który na mocy art. 125 ust. 5 ma obowiązek złożyć oświadczenie potwierdzające brak podstaw do wykluczenia, stosuje się przepisy art. 110 ust. 2 ustawy?

W ustawie brak jest przepisu wprost udzielającego odpowiedzi na to pytanie – należy spodziewać się orzecznictwa KIO, które wskaże Zamawiającym kierunek działań w tym zakresie.

Czy zapis o wizji lokalnej jest obowiązkowy?

Nie, Zamawiający zamieszcza w treści SWZ zapis o wizji lokalnej, jeżeli Zamawiający przewiduje możliwość albo wymaga złożenia oferty po odbyciu wizji lokalnej.

 Czy instrukcje, certyfikaty jakości, protokoły z wykonanych badań stanowią przedmiotowe środki dowodowe i można ich żądać wraz z ofertą?

Tak, z tym że instrukcje i protokoły z wykonanych badań mogą być przedmiotem żądania ich złożenia, jeżeli miałyby być złożone na potwierdzenie, że oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane spełniają określone przez Zamawiającego wymagania, cechy lub kryteria i jeżeli byłyby one niezbędne do przeprowadzenia postępowania.

Czy termin wykonania zamówienia w dniach, tygodniach, miesiącach czy latach dotyczy tylko zamówień zgodnych z ustawą? Zamówienia poniżej ustawy mogą mieć termin jak dotychczas np. do 30 marca 2021 r.?

Określenie terminu wykonania zamówienia w dniach, tygodniach, miesiącach lub latach dotyczy zamówień, do których stosujemy nowe PZP (zarówno krajowych, jak i unijnych). Do zamówień, do których udzielenia nie stosujemy nowego PZP, przepis ten nie ma zastosowania.

Czy procedurę odwróconą można teraz zastosować w postępowaniach krajowych (poniżej progów)?

Nie, tylko w postępowaniach unijnych.

Termin wykonania zamówienia: czy można wymagać podania od Zamawiającego konkretnych dat, zamiast np. informacji: 2 lata od podpisania umowy?

Co do zasady termin wykonania zamówienia powinien być wskazany poprzez podanie dni, tygodni, miesięcy lub lat. Wskazanie terminu wykonania zamówienia poprzez podanie dat jest możliwe tylko wtedy, gdy jest to uzasadnione obiektywną przyczyną.

Czy kwotę jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na dane zamówienie należy opublikować przed otwarciem ofert?

Zamawiający, najpóźniej przed otwarciem ofert, udostępnia na stronie internetowej prowadzonego postępowania informację o kwocie, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

Czy jako termin otwarcia ofert Zamawiający musi wskazać konkretny dzień (dzień składania ofert lub następny) w jakim planuje te oferty otworzyć, czy można poprzestać na zapisie art. 222 ust.1 i nie wskazywać dnia, tylko wskazać, że będzie to najpóźniej dzień po złożeniu ofert?

W naszej ocenie, by uczynić zadość zasadzie przejrzystości, należy wskazać konkretny dzień (datę, godzinę) otwarcia ofert.

Czy w trybie z możliwością negocjacji można określić, że do negocjacji zostaną zaproszeni trzej Wykonawcy, którzy złożyli najkorzystniejsze oferty w rankingu ?

Zamawiający może ograniczyć liczbę Wykonawców, których zaprosi do negocjacji ofert, ale  liczba ta musi być wystarczająca, by zapewnić konkurencję i nie może być mniejsza niż 3. Maksymalna liczba Wykonawców musi zostać wskazana w ogłoszeniu o zamówieniu oraz w SWZ (może to być liczba 3, jeżeli zapewni konkurencję).

Czy przeprowadzenie wizji jest równoznaczne z odbyciem wizji?

Tak, ustawodawca używa tych pojęć wymiennie.

Czy oświadczenie dotyczące grupy kapitałowej powinno być złożone przez Wykonawcę wraz z ofertą czy na wezwanie?

W nowym PZP Zamawiający nie żąda złożenia oświadczenia o grupie kapitałowej.

Kiedy w postępowaniu prowadzonym w trybie podstawowym należy opracować “Opis potrzeb i wymagań”?

Opis potrzeb i wymagań w trybie podstawowym występuje wyłącznie przy wariancie nr 3 (art. 275 pkt 3 PZP), w  którym to wariancie w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu Wykonawcy składają oferty, następnie Zamawiający prowadzi negocjacje w celu ulepszenia treści ofert, by po zakończeniu negocjacji zaprosić Wykonawców do składania ofert ostatecznych. W tym wariancie Zamawiający sporządza opis potrzeb i wymagań (niejako zastępujący SWZ), a dopiero po przeprowadzeniu negocjacji sporządza SWZ.

Jakie dane powinno zawierać oświadczenie z art. 117 ust. 4?

Poza wskazaniem, że z oświadczenia ma wynikać, które roboty budowlane, dostawy lub usługi wykonają poszczególni Wykonawcy, ustawodawca nie określił innych wymagań co do treści oświadczenia. Ważne jest, by Zamawiający, który je otrzyma, powziął  pewność, że daną część zamówienia wykona podmiot X, a inną – podmiot Y. W związku z tym Wykonawcy powinni formułując treść oświadczenia, zidentyfikować postępowanie, w związku z którym składają ww. oświadczenie oraz określić, które elementy zamówienia zostaną wykonane przez poszczególnych Wykonawców.

Czy w postępowaniu na dostawę sprzętu komputerowego w trybie podstawowym wykaz oferowanego sprzętu (który według starej ustawy można było żądać na potwierdzenie, że oferowane dostawy spełniają wymagania określone przez Zamawiającego) należy traktować jako przedmiotowy środek dowodowy czy jako element oferty?

Właściwszym będzie potraktowanie takiego wykazu jako przedmiotowego środka dowodowego i wtedy Wykonawca powinien złożyć wykaz wraz z ofertą.

Czy w przypadku gdy Wykonawca nie złożył przedmiotowych środków dowodowych lub są one niekompletne można wezwać Wykonawcę do jego uzupełnienia lub wyjaśnienia?

Jeżeli Wykonawca nie złożył przedmiotowych środków dowodowych lub złożone przedmiotowe środki dowodowe są niekompletne, Zamawiający wzywa do ich złożenia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie – o ile przewidział to w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia, z zastrzeżeniem zdania następnego. Jeżeli wykaz służy potwierdzeniu zgodności z cechami lub kryteriami określonymi w opisie kryteriów oceny ofert lub, pomimo złożenia przedmiotowego środka dowodowego, oferta podlega odrzuceniu albo zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania, Zamawiający nie wzywa do jego złożenia lub uzupełnienia. Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści Wykazu.

Czy w przypadku braku złożenie przez Wykonawcę przedmiotowych środków  dowodowy w ofercie lub rozbieżnościach z SWZ ofertę należy odrzucić?

Zamawiający ma obowiązek odrzucić ofertę Wykonawcy, który nie złożył w przewidzianym terminie przedmiotowego środka dowodowego.

Czy do podmiotowych środków dowodowych zaliczamy grupę kapitałową i kiedy Wykonawca powinien ją złożyć?

W nowym PZP Zamawiający nie żąda złożenia oświadczenia o grupie kapitałowej.

Czy Zamawiający może wyznaczyć termin składania ofert wynoszący 30 dni  – art. 138 ust 4?

Zamawiający może wyznaczyć termin składania ofert wynoszący 30 dni, jeżeli składanie ofert odbywa się w całości przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, w sposób określony w art. 63 ust. 1 PZP.

 Czy według nowej ustawy PZP nie wskazuje się już godziny otwarcia ofert?

Aby uczynić zadość zasadzie przejrzystości, należy wskazać konkretny dzień (datę, godzinę) otwarcia ofert.

Czy brak wizji lokalnej eliminuje oferenta według nowej ustawy? Czy nie jest to utrudnianie konkurencji?

Zgodnie z art. 226 ust. 1 pkt 18 PZP, Zamawiający odrzuca ofertę, która została złożona bez odbycia wizji lokalnej lub bez sprawdzenia dokumentów niezbędnych do realizacji zamówienia dostępnych na miejscu u Zamawiającego, w przypadku gdy Zamawiający tego wymagał w dokumentach zamówienia.

Czy w postępowaniu prowadzonym w trybie podstawowym informację o przedmiotowych środkach dowodowych należy zamieścić w SWZ?

Art. 104-107 PZP dotyczące przedmiotowych środków dowodowych (w tym art. 106 ust. 1 nakazujący wskazać przedmiotowe środki dowodowe w ogłoszeniu o zamówieniu lub w dokumentach zamówienia) stosuje się również do zamówień krajowych, a więc informację o przedmiotowych środkach dowodowych można zawrzeć w SWZ.

Zgodnie z przepisem art. 278 nowej PZP w przypadku, o którym mowa w art. 275 pkt 2 nowej PZP, negocjacje treści ofert: zdanie drugie w brzmieniu: Niedopuszczalne jest prowadzenie między zamawiającym a wykonawcą negocjacji dotyczących złożonej oferty oraz, z uwzględnieniem ust. 2 i art. 187, dokonywanie jakiejkolwiek zmiany w jej treści. Czy tryb podstawowy z możliwością negocjacji pozwala na negocjowanie wysokości ceny, która jest obligatoryjnym kryterium oceny ofert i może być objęta zakresem negocjacji? Czy jednak cena (w ofercie pierwotnej) stanowi na tyle istotny element treści oferty (przyszłej umowy), że nie może być negocjowana, a potem zmieniana/obniżana w ofertach dodatkowych zarządzonych przez Zamawiającego?

Jeżeli Zamawiający przewidzi możliwość negocjacji kryterium ceny, to może być ona negocjowana.

Czy w przypadku Wykonawców występujących wspólnie w gwarancji wadialnej muszą znajdować się zapisy o objęciu gwarancją każdego z Wykonawców (np. występujących w konsorcjum) czy wystarczy, że jeden np. z członków konsorcjum “wykupi” gwarancję i opisze, że zabezpiecza ona ofertę na dane postępowanie? Gwarancję wykupuje się często wcześniej niż kompletuje skład Konsorcjum i co w przypadku gdy na 5 min. przed złożeniem ofert Konsorcjum powiększy się kolejnego Wykonawcę.

W PZP brak jest przepisu regulującego taki przypadek. Kwestia ta jest sporna, a orzecznictwo KIO niejednolite. Zazwyczaj KIO orzeka, że ofertę takiego Wykonawcy należy odrzucić, ale nie brak też odmiennych orzeczeń. 

Grupa kapitałowa zawiera się w katalogu obligatoryjnych przesłanek podstaw wykluczenia, dlaczego w takim razie takie należy składać takie oświadczenie?

Według nowego PZP Zamawiający nie żąda od Wykonawcy złożenia oświadczenia o grupie kapitałowej.

Jak powinien wyglądać przykładowy zapis dotyczący terminu wykonania zamówienia przy postępowaniu na odbiór odpadów czy dowóz dzieci do szkół. Jak zastąpić zapis od dnia 01.01.2020 r. do dnia 31.12.2020 r.

Na przykład: „przedmiot umowy będzie świadczony w okresie 1 roku od dnia zawarcia umowy”. Jeżeli jednak koniecznym jest, by odbiór odpadów lub dowóz dzieci do szkół nastąpił dokładnie we wskazanym terminie (bo np. umowa z poprzednim wykonawcą wygasa 31 grudnia), to należy pozostać przy dotychczasowym określeniu terminu wykonania zamówienia z uwagi na zaistnienie obiektywnej przyczyny wskazania daty wykonania umowy (art. 436 pkt 1 nowego PZP).

Jeżeli w jednostce są przeprowadzane przetargi głównie na usługi (sprzątanie, ochrona, obsługa ratownicza itp.), na okres 12 miesięcy, ale które kończą się z konkretną datą i nowa umowa musi być podpisana z dniem następnym, czy jest to wystarczająca przesłanka do wskazania konkretnej daty?

Jeżeli chodzi o datę rozpoczęcia świadczenia usług przez kolejnego Wykonawcę to tak  – w przeciwnym razie jednostka zostałby bez Wykonawcy świadczącego usługi konieczne do prawidłowego, codziennego funkcjonowania.

Czy w przypadku, gdy usługa świadczona jest w okresie do końca listopada, ale jej poszczególne etapy określone są ściśle w harmonogramie (np.: I etap – 01.04.2021-30.04.2021, II etap 01.05.2021-30.05.2021, itd.) uzasadnione jest podanie daty końcowej jako terminu wykonania usługi?

W myśl postanowień nowego PZP, również poszczególne etapy realizacji danej usługi powinny być określone nie przez wskazanie konkretnej daty, ale poprzez odwołanie się do liczby dni, tygodni, miesięcy lub lat, np. „I etap – do 3 tygodni od zawarcia umowy”. Wskazanie terminów wykonania etapów poprzez posłużenie się konkretnymi datami powinno być uzasadnione obiektywną przyczyną. Jeżeli taka obiektywna przyczyna istnieje i w konsekwencji wpływa ona również na termin wykonania całego  zamówienia, to prawdopodobnie uzasadnionym będzie określenie tego terminu poprzez wskazanie konkretnej daty. Zamawiający powinien przeanalizować, czy nawet jeżeli terminy wykonania etapów (lub części etapów)  zostały określone poprzez wskazanie konkretnych dat, to czy możliwym jest określenie terminu wykonania całego zamówienia poprzez wskazanie go w dniach, tygodniach, miesiącach lub latach pamiętając, że posłużenie się jednostkami czasu ma stanowić zasadę.

Co w przypadku faktur dotyczących umów podpisanych przed wejściem w życie nowej ustawy w przypadku gdy umowa trwa jeszcze w 2021 r.

Do umów zawartych przed wejściem w życie nowego PZP stosujemy przepisy dotychczasowe (tj. dawnego PZP).

Podpis elektroniczny

Jakim rodzajem podpisu powinna być podpisana oferta złożona przez Wykonawcę?

Zgodnie z nową ustawą PZP w postępowaniach krajowych wszczętych po 1 stycznia 2021 r dopuszczone zostały nowe rodzaje podpisów elektronicznych. Tak więc w postępowaniach, które dotyczą zamówień poniżej progów unijnych, Wykonawcy mogą podpisywać oferty wybierając jeden z trzech sposobów: kwalifikowany podpis elektronicznym, podpis osobistym (e-dowód osobisty z warstwą elektroniczną) lub profil zaufany (ePUAP). W przetargach o wartościach powyżej progów unijnych nadal niezbędny jest kwalifikowany podpis elektroniczny.

Czy pełnomocnictwo w postępowaniu krajowych może być podpisane innym rodzajem podpisu niż oferta?

Tak, w postępowaniach krajowych podpis zaufany, osobisty lub kwalifikowany można stosować naprzemiennie.

Czy ogłoszenie o wyborze najkorzystniejszej oferty opublikowane przez Zamawiającego musi być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym?

Na Zamawiającym nie spoczywa obowiązek posługiwania się podpisem elektronicznym. Zamawiający może podpisywać dokumenty przetargowe zgodnie ze swoim regulaminem wewnętrznym.

Czy należy brać pod uwagę ofertę Wykonawcy podpisaną przez ePUAP?

Podpis zaufany jest brany pod uwagę w postępowaniach poniżej progów unijnych.

Czy Zamawiający wysyłając wezwanie do Wykonawcy podpisuje dokument kwalifikowanym podpisem elektronicznym? Czy może to być skan podpisanej wersji papierowej i czy musi być opatrzony kwalifikowanym podpisem?

Na Zamawiającym nie spoczywa obowiązek posługiwania się podpisem elektronicznym. Zamawiający może podpisywać dokumenty przetargowe zgodnie ze swoim regulaminem wewnętrznym. Możliwe jest załączenie skanu podpisanego dokumentu lub załączenie dokumentu podpisanego podpisem elektronicznym.

Co oznacza “konserwacja” podpisu?

Konserwacja podpisu ułatwia określenie ważności podpisywanych plików. Konserwacja podpisu pozwala na sprawdzenie, czy podpis był ważny w momencie składania, nawet jeśli weryfikacja następuje po upływie terminu jego ważności. Do konserwowania podpisów używa się znacznika czasu, który zapisywany jest w danych złożonego na dokumencie podpisu.

Podpis musi być ważny w dniu otwarcia ofert czy w dniu złożenia oferty elektronicznej ?

Podpis musi być ważny na dzień jego złożenia. Jeśli dokument został podpisany ważnym podpisem, to wynik weryfikacji podpisu powinien być pozytywny (nawet jeśli weryfikacja następuje po upływie terminu ważności certyfikatu). W weryfikacji podpisów nie jest brana pod uwagę data składnia, ani otwarcia ofert.

Jak na platformie eZamawiający rozwiązana jest kwestia konserwacji podpisu?

Weryfikator podpisu dostępny na platformie eZamawiający weryfikuje ważność podpisu na czas jego złożenia na dokumencie. Eliminuje to zagrożenie uzyskania negatywnego wyniku weryfikacji w przypadku, gdy weryfikacja następuje po upływie terminu ważności certyfikatu.

Co z certyfikatem, który został unieważniony. W chwili podpisu zapewne był ważny, jednak w toku weryfikacji pojawia się informacja o unieważnieniu certyfikatu.

W takiej sytuacji należy zweryfikować czy podpis został złożony w raz ze znacznikiem czasu LTV (Long Term Validation), jeśli z tym rodzajem znacznika został złożony podpis, to przy weryfikacji jest brana pod uwagę informacja czy w czasie składania certyfikat był unieważniony, więc jeśli wynik weryfikacji wskazał certyfikat unieważniony, to był on unieważniony na czas złożenia podpisu.

W przypadku braku ww. znacznika czasu w weryfikowanym podpisie należy zwrócić uwagę czy weryfikator, z którego korzystamy przy weryfikacji sprawdza, czy dany certyfikat z czasem złożenia podpisu był na liście CRL/OCSP (czy był w tym czasie unieważniony).

Narzędzie weryfikatora podpisów dostępne na platformie eZamawiający weryfikuje, czy podpis na czas jego złożenia był unieważniony.

Czy można zweryfikować podpis elektroniczny w pliku o wielkości powyżej 30 MB?

Większość aplikacji służących do weryfikacji podpisów nie narzuca ograniczenia w stosunku do wielkości załączanych plików, więc weryfikacja podpisu w pliku o wielkości powyżej 30 MB nie będzie w większości przypadków problemem.

Wyjątkiem jest funkcjonalność weryfikacji podpisów zaufanych na ePUAP, która posiada ograniczenie wielkości przyjmowanych plików do 10MB.

Czy w przypadku podpisu xades- otoczony wykorzystywany na ePUAP, którym podpisujemy xml oraz plik zip – czy takie podpisanie pliku zip oznacza, że dokumenty w nim zawarte są podpisane?

Co do zasady podpisanie pliku zip podpisem kwalifikowanym oznacza podpisanie wszystkiego co jest wewnątrz zipa – ale czy taki podpis xades otoczony na ePUAP, gdy zip jest załącznikiem oznacza podpisanie jego zawartości?

Tak, podpisanie zipa oznacza podpisanie dokumentów w nim zawartych.

Czy oferta z rozszerzeniem rar, którą Zamawiający otworzył podlega odrzuceniu?

Oprogramowanie do kompresji plików RAR jest płatne, dlatego nie ma możliwości, aby Zamawiający wymagał tego formatu jako jedynego dopuszczalnego. Inną

sytuacją jest, gdy to Wykonawca złoży ofertę w formacie RAR. Zamawiający ma możliwość dopuszczenie tego formatu w ramach jednego z wielu dopuszczalnych formatów, jest to ułatwienie dla wykonawców, którzy posiadają płatne oprogramowanie do kompresji plików. Kompresowanie plików do formatu RAR jest płatne, natomiast ich „rozpakowanie” jest możliwe przy użyciu darmowych i ogólnodostępnych narzędzi.

Czy można dopuścić dokumenty w formacie rar w SWZ?

Zamawiający ma możliwość dopuszczenie tego formatu w ramach jednego z wielu dopuszczalnych formatów, jest to ułatwienie dla Wykonawców, którzy posiadają płatne oprogramowanie do kompresji plików.

 W jakim oprogramowaniu weryfikujemy podpis osobisty i podpis zaufany? Czy jest taki program rządowy?

Obecnie większość weryfikatorów komercyjnych jest dostosowana do weryfikacji podpisów osobistych i zaufanych. Przykładowo rozwiązanie do weryfikacji KIR, które jest zaimplementowane na platformie eZamawiający obsługuje weryfikację tych typów podpisów. Jest również dostępna strona rządowa do weryfikacji podpisów zaufanych https://moj.gov.pl/nforms/signer/upload?xFormsAppName=SIGNER oraz aplikacja do weryfikacji podpisów osobistych https://www.gov.pl/web/e-dowod/#Pliki-do-pobrania.

Mniej czasochłonna jest weryfikacja w aplikacjach komercyjnych, gdzie jednocześnie walidowane są wszystkie typy podpisów, niż weryfikacja każdego typu podpisu na oddzielnych weryfikatorach, jak w przypadku rozwiązań rządkowych lub weryfikatorów zaufanych, które weryfikują wyłączenie kwalifikowane certyfikaty (np. aplikacja Webnotarius).

Czy podpis osobisty można zweryfikować w programie Szafir?

Aplikacja szafir weryfikuje również podpisy osobiste. Producentem aplikacji jest KIR, którego usługi weryfikacji są wykorzystywane w aplikacji eZamawiający.

Czy za pomocą aplikacji Szafir można zweryfikować plik zip? Czy trzeba wcześniej pliki wypakować?

Istnieją weryfikatory weryfikujące archiwa zip. Zarówno całe archiwa podpisane, jak i wariant z plikami podpisanymi wewnątrz pliku skompresowanego.

Rozwiązanie dostępne na platformie eZamawiający pozwala na weryfikację podpisów w dowolnych formatach plików, w tym zip.

Zaświadczenie ZUS czy US podpisane elektronicznie trzeba jeszcze jakoś uwierzytelniać, podpisywać podpisami Wykonawcy (zaufany, kwalifikowany czy osobisty)?

TAK, zaświadczenia z ZUS lub US powinny być podpisane przez Wykonawcę oraz wystawcę dokumentu. Typ podpisu (zaufany, osobisty, kwalifikowany) powinien być zastosowany zgodnie z progami prowadzonego postępowania. Jeśli zaświadczenie zostało wydane w formie papierowej Wykonawca powinien zeskanować dokument, a następnie opatrzyć go podpisem elektronicznym, jeśli dokument został wystawiony w formie elektronicznej, wykonawca powinien opatrzyć dokument podpisem elektronicznym, a następnie złożyć Zamawiającemu dokument wraz z podpisami elektronicznymi wystawców dokumentów oraz swoimi.

Czy oświadczenie Wykonawcy przysłane w wyniku wezwania do uzupełnienia dokumentów, podpisane podpisem zaufanym, następnie wydrukowane i zeskanowane (Wykonawca przysłał skan każdej strony) może być do zaakceptowania?

Dokument złożony bez podpisu elektronicznego, jest dokumentem bez zachowania formy elektronicznej (art. 78 KC). Taki dokument jest traktowany jako niezłożony.

Czy złożony plik xml zip podpisany podpisem zaufania, winien również dołączyć sam plik zip? Jak otworzyć załączony tylko plik xml zip?

Do pełnej weryfikacji konieczne jest posiadanie pliku źródłowego oraz pliku/plików z podpisem, jeśli został zastosowany podpis zewnętrzny.

Czy w przypadku skompensowanego pliku należy podpisać każdy dokument osobno w tym pliku czy wystarczy tylko podpis “paczki”?

W takim przypadku wystarczy podpis skompresowanego pliku, wtedy każdy plik zawarty w „paczce” zostaje uznany jako podpisany.

Jeżeli podpisany będzie każdy dokument, to czy “paczkę” też należy podpisać?

Nie, jeśli dokumenty są podpisane, nie ma konieczności podpisu „opakowania”, w którym się znajdują.

Rejestr umów

Czym jest Publiczny Rejestr Umów?

To system teleinformatyczny prowadzony przez Ministerstwo Finansów, do którego jednostki sektora finansów publicznych oraz jednostki organizacyjne gminy, które posiadają status Zamawiającego będą zobowiązane wprowadzać informacje o zawartych umowach.

Kiedy ma zostać udostępniony Publiczny Rejestr Umów?

Publiczny rejestr umów ma zostać udostępniony 1 lipca 2022 r.

Jakie umowy należy wprowadzać do rejestru umów?

Zamawiający będzie zobowiązany wprowadzać informacje o umowach zawartych w formie pisemnej, dokumentowej, elektronicznej lub innej formie szczególnej, ale tylko te, których wartość przedmiotu przekracza 500 zł.

Kogo obowiązuje rejestr umów?

Nowy obowiązek wprowadzania informacji do Publicznego rejestru umów, będą musiały spełnić podmioty należące do jednostek sektora finansów publicznych. Zgodnie z art. 9 ustawy o finansach publicznych do podmiotów tworzących sektor finansów publicznych należą:

• organy władzy publicznej, w tym organy administracji rządowej, organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz sądy i trybunały;
• jednostki samorządu terytorialnego oraz ich związki;
• związki metropolitalne;
• jednostki budżetowe;
• samorządowe zakłady budżetowe;
• agencje wykonawcze;
• instytucje gospodarki budżetowej;
• państwowe fundusze celowe;
• Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego;
• Narodowy Fundusz Zdrowia;
• samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej;
• uczelnie publiczne;
• Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne;
• państwowe i samorządowe instytucje kultury;
• inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych, z wyłączeniem przedsiębiorstw, instytutów badawczych, instytutów działających w ramach Sieci Badawczej Łukasiewicz, banków oraz spółek prawa handlowego;
• Bankowy Fundusz Gwarancyjny.

Od kiedy należy prowadzić rejestr umów?

Publiczny rejestr umów zostanie udostępniony 1 lipca 2022 r. Według analizy i opinii ekspertów rekomenduje się zamieszczanie informacji o umowach, które zostały zawarte od pierwszego stycznia 2022 roku, tj. od dnia wejścia w życie ustawy.

Jakie elementy powinien zawierać rejestr umów?

• numer umowy (jeżeli taki został nadany),
• datę i miejsce zawarcia umowy,
• okres obowiązywania umowy,
• oznaczenie stron umowy (w tym przedstawicieli stron),
• określenie przedmiotu umowy,
• wartość przedmiotu umowy,
• informacje o źródłach i wysokości współfinansowania przedmiotu umowy,
• informacje o uzupełnieniu lub zmianie umowy,
• informacje o rozwiązaniu umowy za zgodą stron,
• informacje o odstąpieniu od umowy, jej wypowiedzeniu lub wygaśnięciu

W przypadku wyłączenia jawności informacji publicznej będzie obowiązek podania
zakresu wyłączenia i podstawę prawną wyłączenia jawności a także wskazuje się organ lub osobę, które dokonały wyłączenia, a w przypadku ograniczenia prawa do informacji publicznej ze względu na prywatność osoby fizycznej lub tajemnicę przedsiębiorcy należy podać informację o podmiocie, w interesie którego dokonano wyłączenia jawności.

Czy rejestr umów publikujemy w BIP danej jednostki od 1 stycznia 2022?

Zgodnie z literalnym brzmieniem przepisu art. 34a ufp, który zacznie obowiązywać od dnia 1 lipca 2022 r. “Art. 34a. 1. Minister Finansów prowadzi rejestr umów zawartych przez jednostki sektora finansów publicznych”. Zatem wynika z tego, że to minister prowadzi rejestr, a jednostki obowiązane będą wprowadzać do niego wymagane dane. Zdaje się to potwierdzać treść art. 34b, który brzmi: „Art. 34b. Kto nie wykonuje lub nie dopuszcza do wykonania obowiązku prowadzenia, aktualizacji, udostępnienia lub wprowadzania danych do rejestru umów, o którym mowa w art. 34a ust. 1, albo podaje w nim nieprawdziwe dane, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.” Zatem penalizowane jest zaniechanie wprowadzania odpowiednich danych do rejestru a nie
utworzenie tego rejestru.

Czy umowy barterowe, w których odnotowuje się wartość przedmiotu barteru podlegają rejestracji?

Zgodnie z uzasadnieniem projektu nowelizacji rejestr obejmuje (zbiorczo) wszystkie umowy zawarte przez jednostkę sektora finansów publicznych, których wartość przekracza 500 zł. Zgodnie z nowymi przepisami w rejestrze umów zamieszcza się informacje o umowach zawartych w formie pisemnej, dokumentowej, elektronicznej albo innej formie szczególnej, których wartość przedmiotu przekracza 500 zł.

Rejestr umów prowadzimy od 500 zł do jakiej kwoty?

Nie ma górnego limitu, w rejestrze mają znaleźć się informacje o wszystkich umowach, których wartość przekracza 500 zł.

Kto nie wykonuje lub nie dopuszcza do wykonania obowiązku prowadzenia, aktualizacji lub udostępnienia rejestru umów, o którym mowa w art. 34a ust. 1 FinPubU, albo podaje w nim nieprawdziwe dane, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2 – czy to będzie dotyczyć pracownika odpowiedzialnego za wprowadzanie danych czy kierownika jednostki?

Zgodnie z nowym przepisem art. 34a ust. 9 ufp, który wchodzi w życie w dniu 1 lipca 2022 r. „Dane, o których mowa w ust. 6-8, wprowadzają do rejestru umów kierownicy jednostek sektora finansów publicznych”. Skoro obowiązek wprowadzania danych ustawodawca nałożył na kierowników jednostek to prowadzi to do wniosku, że odpowiedzialność za nie dopełnienie tych obowiązków będzie spoczywać na nich.

Jakie informacje powinny być zamieszczone w rejestrze umów i czy zarejestrowaną umowę trzeba aktualizować?

Katalog informacji należy uzupełnić o numer umowy (jeżeli taki został nadany), datę i miejsce zawarcia umowy, okres obowiązywania umowy, oznaczenie stron umowy (w tym przedstawicieli stron), określenie przedmiotu umowy, wartość przedmiotu umowy oraz informacje o źródłach i wysokości współfinansowania przedmiotu umowy. W rejestrze będzie się również zamieszczać informacje o uzupełnieniu lub zmianie umowy, jej rozwiązaniu za zgodą stron, jak również informacje o odstąpieniu od umowy, jej wypowiedzeniu lub wygaśnięciu. Zatem rejestr będzie trzeba aktualizować w zakresie zmian, które zachodzą w toku realizacji umowy.

Od kiedy należy prowadzić rejestr umów? Czy należy prowadzić wewnętrzny rejestr umów, a dopiero publikacja będzie obowiązkowa od 01.07.2022? czy po 1 lipca będzie obowiązek wprowadzenia umów zawartych po 1 stycznia?

Zgodnie z art. 13 ustawy z dnia 14 października 2021 r. o zmianie ustawy – Kodeks karny oraz niektórych innych ustaw „W rejestrach umów, o których mowa w art. 27a ust.1 ustawy zmienianej w art. 4 oraz art. 34a ust. 1 ustawy zmienianej w art. 6, zamieszcza się informacje o umowach zawartych od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy”. Zgodnie z art. 14 „Ustawa wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2022 r., z wyjątkiem art. 4, art. 6 i art. 8, które wchodzą w życie z dniem 1 lipca 2022 r.” Zatem dla własnego bezpieczeństwa należy ww. przepisy interpretować tak, że choć sam rejestr i obowiązek jego prowadzenia powstaje z dniem 1 lipca 2022 r., to do utworzonego rejestru należy wpisywać umowy zawarte od dnia 1 stycznia 2022 r. Autorowi znane są odmienne interpretacje, w tym interpretacja wskazująca, że obowiązek powinien dotyczyć umów zawartych od dnia 1 lipca 2022 r. (skoro wówczas pojawi się rejestr), z tego względu, że wszystkie informacje w rejestrze umów mają być podane bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 14 dni od daty zawarcia umowy, a tego terminu nie da się dotrzymać dla umów zawieranych od 1 stycznia 2022 r. skoro rejestr powstanie dopiero w lipcu. Jednakże, ustawa nie jest w tym przypadku wystarczająco precyzyjna aby to przesądzić stąd rekomendowane jest wskazywanie w rejestrze informacji dotyczących umów zawieranych od 1 stycznia 2022 r.

Czy zakupy w sklepie na fakturę też trzeba będzie wykazywać? Czy faktur nie trzeba wprowadzać, bo to jest umowa ustna?

Zgodnie z nowym przepisem art. 34a ust. 5 ufp, „W rejestrze umów zamieszcza się informacje o umowach zawartych w formie pisemnej, dokumentowej, elektronicznej albo innej formie szczególnej, których wartość przedmiotu przekracza 500 zł”. Zatem ustawa wymienia w jakiej formie musi być zawarta umowa aby trafić do rejestru. Najmniej sformalizowana jest forma dokumentowa uregulowana w art. 77 (2) i art. 77 (3) KC.

Należy wskazać, że „Nośnik” to każdy przedmiot, który umożliwia utrwalenie i odtworzenie informacji np. kartka papieru, dysk komputerowy, urządzenie umożliwiające nagranie i odtworzenie głosu itd. i zapoznanie z treścią oświadczenia woli. Jednakże, zgodnie z poglądami doktryny „Wbrew literalnemu brzmieniu przepisu nośnik zawierający informację, która nie jest treścią oświadczenia woli, ale inną informacją (np. informacja o fakcie zawarcia umowy, ale bez jej treści), nie spełnia wymogów formy dokumentowej” (Ciszewski Jerzy (red.), Nazaruk Piotr (red.), Kodeks cywilny. Komentarz aktualizowany). Zatem nośnik zawierający informację, która nie jest treścią oświadczenia woli, ale inną informacją (np. informacja o fakcie zawarcia umowy, ale bez treści samej umowy), nie spełnia wymogów formy dokumentowej. W naszej ocenie dotyczy to również faktury czy paragonu. Faktura czy paragon to dowód zakupu a nie umowa. Konkludując, umowy zawarte jedynie w formie ustnej, czy też same faktury, nie spełniają wymagań do zamieszczenia ich w rejestrze, choć należy zastrzec, że do czasu wejścia w życie nowych przepisów i ukształtowania się praktyki nie można całkowicie wykluczyć innej interpretacji.

Numery umów nadajemy ciągiem od początku do końca roku? Czy też na każdy miesiąc zaczynamy numerację od początku?

Kwestia na ten moment nie uregulowana ustawowo.

Czy umowy zawarte z wykonawcą, który zastrzegł jawność wysokości wynagrodzenia (art. 18) podlegają wprowadzeniu do Rejestru umów – jeżeli tak to w jakim zakresie?

Zgodnie z Nowelizacją, Informacje zamieszczone w rejestrze umów dotyczą umów, które mogą podlegać udostępnieniu na podstawie ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2020 r. poz. 2176 oraz z 2021 r. poz. 1598 i 1641). Przepisy art. 5 ust. 1, 2 i 2a ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej stosuje się odpowiednio. Przepisy te dotyczą ograniczenia w jawności niektórych informacji. Po pierwsze prawo do informacji publicznej podlega ograniczeniu w zakresie i na zasadach określonych w przepisach o ochronie informacji niejawnych oraz o ochronie innych tajemnic ustawowo chronionych. Po drugie prawo do informacji publicznej podlega ograniczeniu ze względu na prywatność osoby fizycznej lub tajemnicę przedsiębiorcy. Ograniczenie to nie dotyczy informacji o osobach pełniących funkcje publiczne, mających związek z pełnieniem tych funkcji, w tym o warunkach powierzenia i wykonywania funkcji, oraz przypadku, gdy osoba fizyczna lub przedsiębiorca rezygnują z przysługującego im prawa. Zatem zgodnie z nowym przepisem art. 34a ust. 8 ufp, w przypadku gdy przedsiębiorca skutecznie zastrzegł jakąś informacje jako tajemnicę przedsiębiorstwa w rejestrze podaje się jedynie podmiot, w interesie którego dokonano wyłączenia jawności. Należy jednak podkreślić, że powinno to dotyczyć skutecznie zastrzeżonej tajemnicy. Skoro zatem przepisy o zamówieniach publicznych przewidują, że wykonawca nie może zastrzec jako tajemnicy informacji o cenach lub kosztach zawartych w ofertach to w konsekwencji można uznać, że dotyczy to również wysokości wynagrodzenia. Jeżeli umowa nie podlega pod omówione wyłącznie jawności to co do zasady podlega wpisowi do rejestru umów.

Co w przypadku gdy na umowie jest stawka godzinowa i nie mamy pewności czy przekroczy 500 zł brutto?

Rekomendowane jest wpisanie takiej umowy do rejestru wraz z odpowiednim wyjaśnieniem.

Czy jest to jeden rejestr dla wszystkich jednostek organizacyjnych gminy, czy dla każdej jednostki prowadzimy oddzielne rejestry?

Zgodnie z nowym przepisem art. 34a ust. 1 ufp, który wchodzi w życie w dniu 1 lipca 2022 r. rejestr umów zawartych przez jednostki sektora finansów publicznych prowadzi Minister Finansów.

Co z fakturami powtarzającymi się co miesiąc na kwotę poniżej 500zł, ale zbiorczo przekracza kwota ta jest dużo wyższa. Np. abonament na zakup oprogramowania.

Faktura nie jest umową.

Czy rejestrujemy umowy trwające, a zawarte przed styczniem 2022 r.

Brak jest przesłanek do przyjęcia, że rejestr ma obejmować jakiekolwiek umowy zawarte przed 1 stycznia 2022 r.

Czy Zamawiający powinien dokonać zmiany wewnętrznego regulaminu udzielania zamówień publicznych, tak aby już od 500 zł istniał wymóg dokumentowania poniesionego wydatku umową?

Rejestr umów nie jest wprost w żaden sposób bezpośrednio powiązany z przepisami ustawy z dnia 11 września 2019 r. zatem nie ma potrzeby zmiany wewnętrznego regulaminu udzielania zamówień publicznych.

Co z umowami np. lekarzy na kontraktach prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą? Czy można ujawnić jaka jest wartość umowy? Każdy w tym momencie jest
w stanie wydedukować, ile dana osoba zarabia? Czy te dane nie są chronione?

Trudno ocenić, w jakim stopniu rejestr umów będzie dotyczył lekarzy, którzy opłacani są ze środków publicznych. W tym przypadku pożądana jest oficjalna interpretacja przepisów. Wskazujemy jednak, że Nowelizacja przewiduje wyjątki od obowiązku wpisania danych do rejestru, w szczególności w art. 34a ust. 3 ufp przewidziano, że „Informacje zamieszczone w rejestrze umów dotyczą umów, które mogą podlegać udostępnieniu na podstawie ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2020 r. poz. 2176 oraz z 2021 r. poz. 1598 i 1641). Przepisy art. 5 ust. 1, 2 i 2a ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej stosuje się odpowiednio” a w art. 34a ust. 8 ufp ustawodawca dodał: „W przypadku zastosowania przepisów art. 5 ust. 1, 2 i 2a ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej w rejestrze zamieszcza się informację, o której mowa w art. 8 ust. 5 tej ustawy”. Zgodnie z tymi przepisami prawo do informacji publicznej podlega ograniczeniu między innymi ze względu na prywatność osoby fizycznej lub tajemnicę przedsiębiorcy co może dotyczyć lekarza.

Umowa zawarta w 2022 r. na 10 lat, płatność za każdy rok 59 zł (w umowie jest zapis odnoście waloryzacji opłaty dzierżawy). Jak należy wykazać w wykazie umów, czy 590 zł i dopisać w uwagach, że zawarta na 10 lat czy nie ujmować jej w ogóle w rejestrze umów?

Rekomendowane jest wpisanie takiej umowy do rejestru, z odpowiednim wyjaśnieniem.

Czy umowy zawierane na podstawie wewnętrznego Regulaminu zamówień do 130 tyś zł też muszą być rejestrowane w centralnym rejestrze umów?

W rejestrze umów zamieszcza się informacje o umowach zawartych w formie pisemnej, dokumentowej, elektronicznej albo innej formie szczególnej, których wartość przedmiotu przekracza 500 zł, zatem należy zamieszczać informacje o umowach zawartych na podstawie regulaminu o wartości poniżej 130 tyś zł chyba że zachodzi podstawa do wyłączenia jej jawności lub wyjątek z art. 34a ust. 4 ufp (“W rejestrze umów nie zamieszcza się informacji o umowach zawartych w wyniku rozstrzygnięcia zamówień oraz konkursów, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1129, 1598 i 2054”)

Jeśli zawieramy umowę zlecenie, w której określamy wykonanie poszczególnych czynności na kwotę poniżej 500 zł i w sumie w trakcie roku może zaistnieć sytuacja,
że osoba nie przekroczy kwoty 500 zł lub docelowo suma czynności przekroczy 500 zł to należy taką umowę wprowadzić w rejestr? Jeśli tak to w jakim momencie – zawarcia umowy lub przekroczenia kwoty 500 zł?

Rekomendowane jest wpisanie takiej umowy do rejestru w ustawowym terminie 14 dni od jej zawarcia wraz z odpowiednim wyjaśnieniem.

Czy będziemy raportować zaciągnięcie zobowiązania powyżej 500 zł brutto na podstawie zwykłego pisemnego zamówienia? Jeżeli nie ma na zamówieniu terminu realizacji to jakie informacje będziemy wpisywać do rejestru umów?

Jeżeli „pisemne zamówienie” pozwala ustalić (stanowi) treść umowy to należy taką umowę zarejestrować.

Jakich danych nie wolno udostępniać w rejestrze umów?

Rejestr będzie zawierać informacje dotyczące umów zawartych przez jednostki sektora finansów publicznych, w tym umów z zakresu zamówień publicznych, które mogą podlegać udostępnieniu na podstawie ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2020 r. poz. 2176, z późn. zm.). Przy czym przepisy art. 5 ust. 1, 2 i 2a ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej stosuje się odpowiednio, a z przepisów tych wynika, że prawo do informacji publicznej podlega ograniczeniu ze względu na tajemnicę przedsiębiorcy, ochrona informacji niejawnych oraz ochrona innych tajemnic ustawowo chronionych.

Zatem informacje, które zostaną uznane za chronione np. tajemnica przedsiębiorstwa – nie mogą być zamieszczane w rejestrze umów. Innymi słowy, jeżeli umowa nie podlega udostępnieniu na podstawie ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej to nie zostanie też wpisana do rejestru z zastrzeżeniem art. 34a ust. 8 ufp., który stanowi, że „W przypadku zastosowania przepisów art. 5 ust. 1, 2 i 2a ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej w rejestrze zamieszcza się informację, o której mowa w art. 8 ust. 5 tej ustawy.” Przywołany art. 8 ust. 5 wskazuje, że „W przypadku wyłączenia jawności informacji publicznej, w Biuletynie Informacji Publicznej podaje się zakres wyłączenia, podstawę prawną wyłączenia jawności oraz wskazuje się organ lub osobę, które dokonały wyłączenia, a w przypadku, o którym mowa w art. 5 ust. 2, podmiot, w interesie którego dokonano wyłączenia jawności”. Zatem w takim przypadku w rejestrze umów będą wskazywane co najwyżej informacje odpowiednio podające zakres wyłączenia, podstawę prawną wyłączenia jawności oraz wskazuje się organ lub osobę, które dokonały wyłączenia a w przypadku ograniczenia z uwagi na prywatność osoby fizycznej lub tajemnicę przedsiębiorcy w rejestrze umów zostanie wskazany podmiot w interesie którego dokonano wyłączenia jawności.

Jednocześnie, zgodnie z art. 34a ust. 4 ufp, „W rejestrze umów nie zamieszcza się informacji o umowach zawartych w wyniku rozstrzygnięcia zamówień oraz konkursów, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1129, 1598 i 2054)”. Zatem w rejestrze umów nie zamieszcza się informacji o umowach zawartych w wyniku udzielenia zamówienia (w tym rozstrzygnięcia konkursu) a) którym nadano klauzulę zgodnie z przepisami ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2019 r. poz. 742) lub którym muszą towarzyszyć, na podstawie odrębnych przepisów, szczególne środki bezpieczeństwa lub b) jeżeli wymaga tego istotny interes bezpieczeństwa państwa – w zakresie, w jakim ochrona istotnych interesów bezpieczeństwa państwa nie może zostać zagwarantowana w inny sposób, w szczególności z zastosowaniem przepisów działu VI ustawy PZP

Czy faktury są traktowane jak umowy?

Faktura nie jest umową

Czy do rejestru umów należy wprowadzać umowy z art. 16 ustawy o drogach publicznych? Umowy zawierane są pomiędzy Gminą Wrocław zarządcą drogi, a inwestorem inwestycji nie drogowej. W umowach z art. 16 ustawy o drogach publicznych wszelkie koszty ponosi Inwestor Inwestycji Nie drogowej. Gmina nie ponosi żadnych kosztów. W związku z tym Gmina nie jest zamawiającym,
a inwestor nie jest Wykonawcą.

W rejestrze umów zamieszcza się informacje o umowach zawartych w formie pisemnej, dokumentowej, elektronicznej albo innej formie szczególnej, których wartość przedmiotu przekracza 500 zł. Zatem rekomendowane jest zmieszczenie w rejestrze umowy, której zawierająca ją jednostka jest stroną i jeżeli wartość umowy przekracza 500 zł niezależnie od tego kto ponosi realnie koszty.

Jeżeli nie mamy umowy a otwarty rachunek w sklepie papierniczym i robimy zakupy w ramach potrzeb są to często faktury często powyżej 500 zł też należy je rejestrować i jaki nadawać numer tym fakturom?

Faktura nie jest umową

Czy spółka prawa handlowego musi prowadzić rejestr?

Rejestr dotyczy jedynie jednostek sektora finansów publicznych. Nie wchodzą do niego spółki prawa handlowego.

Rejestr umów na platformie eZamawiający

Czy jest jakiś wzór takiego Rejestru Umów?

System eZamawiający posiada elektroniczny formularz umowy, którego pola są zgodne z opisanymi w art. 34a ust. 6 ustawy o Finansach Publicznych. Wprowadzane do systemu umowy tworzą rejestr. Rejestr można wyeksportować do arkusza Excel.

Czy platformę eZamawiający można zainstalować na komputerze czy otwiera się przez przeglądarkę ?

System eZamawiający działa w przeglądarce internetowej, nie wymaga instalowania żadnych programów na komputerze użytkownika.

Czy w urzędzie można prowadzić rejestr wspólnie z jednostkami organizacyjnymi?

Tak, system eZamawiający pozwala na prowadzenie jednego rejestru umów. Do systemu można wprowadzić wiele jednostek organizacyjnych danego Zamawiającego (działy / departamenty) dzięki czemu każda z jednostek może wprowadzać własne umowy. Użytkownicy posiadając odpowiednie uprawnienia mogą generować rejestr umów w formie raportu Excel w obrębie swojej jednostki (działu / departamentu) lub w obrębie całej organizacji

Czy jest już Centralny Rejestr umów?

Centralnego rejestru jeszcze nie ma, uruchomienie jest zaplanowanie na 01.07.2022r

Skoro nie ma jeszcze Centralnego rejestru umów to gdzie można obecnie wprowadzać umowy?

Centralnego rejestru jeszcze nie ma, niemniej jednak nie jest jasno powiedzie, czy nie będzie trzeba do niego wprowadzić umów zawieranych od 01.01.2022r. System eZamawiający umożliwia prowadzenie rejestru umów już od 01.01.2022r dzięki czemu przy późniejszej integracji lub przeniesieniu danych (eksport / import) użytkownik będzie mógł określić, czy Centralny rejestr uzupełni umowami zawieranymi od 01.01.2022r, czy umowami zawieranymi od 01.07.2022r.

Czy będzie jakaś gotowa platforma Centralnego Rejestru Umów udostępniona każdemu przez Ministerstwo czy każdy będzie to robił we własnym zakresie?

Z informacji jakie posiadamy będzie stworzony jeden, centralny system, do którego dane będą wprowadzali wszyscy Zamawiający. Nie ma jeszcze informacji, czy będzie dostępny import danych do systemu centralnego lub integracja z systemami komercyjnymi, takimi jak system eZamawiający.

Co w przypadku zamówienie bez określenia terminu realizacji umowy ?

W systemie eZamawiający termin obowiązywania umowy można oznaczyć jako “data nieokreślona”.

Czy trzeba będzie jednocześnie prowadzić Publiczny Rejestr Umów i Centralny Rejestr Umów, który teraz obowiązuje?

Nie ma jeszcze jednoznacznych informacji w tym zakresie z uwagi na to, że nie są jasno określone dane, które będą podlegały publikacji. Prawdopodobnie będzie trzeba wprowadzać umowy do Centralnego Rejestru oraz prowadzić własny rejestr, który umożliwi publikację pewnych danych – te dane zostaną określone w rozporządzeniu. Na dzień dzisiejszy nie mamy informacji, czy system Centralny będzie umożliwiał publikację danych.

Co w przypadku, gdy mamy kilka pozycji z różnymi stawkami VAT?

Jeżeli pozycje zawarte są w jednej umowie, to w systemie eZamawiający przy określaniu wartości umowy można wskazać stawkę VAT = ‘różne stawki VAT’. Jeżeli na każdą z takich pozycji zawierana jest oddzielna umowa, to w systemie eZamawiający jest możliwość wprowadzenia takich umów określając na każdej z nich inną stawkę VAT.

Jak dodać aneks do umów w systemie eZamawiający?

W systemie eZamawiający jest możliwość wprowadzania aneksów do umów, ale funkcjonalność jest udostępniona w module ‘Zarządzania umowami’. W ‘Rejestrze umów’ aneks można wprowadzać jako nowa umowa (w polu ‘Uwagi’ zawrzeć informację o umowie podstawowej) lub zmienić dane formularza umowy zarejestrowanej za pomocą uprawnień Administracyjnych. System eZamawiający przechowuje historię wszelkich zmian nanoszonych na umowę.

Czy jest przykładowy rejestr, na którym można bazować?

System eZamawiający posiada elektroniczny formularz umowy, którego pola są zgodne z opisanymi w art. 34a ust. 6 ustawy o Finansach Publicznych. Wprowadzane do systemu umowy tworzą rejestr. Rejestr można wyeksportować do arkusza Excel.

Czy taki rejestr umów prowadzi się przy użyciu platformy eZamawiający?

Tak, jest możliwość prowadzenia rejestru umów w systemie eZamawiający.

Kiedy należy sporządzić raport z realizacji umowy

Raport z realizacji umowy należy sporządzić w ciągu 30 dni od daty zakończenia umowy, jeżeli w trakcie jej trwania Zamawiający zidentyfikował nieprawidłowości określone w art. 446 ust. 1 ustawy Pzp. W pozostałych przypadkach sporządzenie raportu jest opcjonalne.

W jakim celu trzeba zamawiać raport z realizacji zamówienia?

Jeżeli mówimy o ‘Raporcie z realizacji zamówienia” to zgodnie z art. 446 ust. 1 ustawy Pzp należy przygotować taki raport w kilku przypadkach: wydatkowaniem na realizację zamówienia kwoty wyższej co najmniej o 10% od wartości ceny ofertowej, nałożeniem na wykonawcę kar umownych w wysokości co najmniej 10% wartości ceny ofertowej, wystąpieniem opóźnienia w realizacji umowy przekraczającego co najmniej 90 dni, w przypadku zamówień na roboty budowlane o wartości równej lub przekraczającej wyrażoną w złotych równo-wartość kwoty dla robót budowlanych – 20.000.000 euro, a dla dostaw lub usług – 10.000.000 euro, wystąpieniem opóźnienia w realizacji umowy przekraczającego co najmniej 30 dni, w przypadku zamówień o wartości mniejszej niż wyrażona w złotych równowartość kwoty dla robót budowlanych – 20.000.000 euro, a dla dostaw lub usług – 10.000.000 euro, odstąpieniem przez zamawiającego/wykonawcę) od umowy w całości/części), dokonaniem wypowiedzenia umowy w całości/części*). W pozostałych przypadkach sporządzenie raportu jest opcjonalne.

Czy jeden rejestr jest do umów do 130 tys. i powyżej?

Tak, będzie jeden Centralny rejestr umów, do którego należy wprowadzać wszystkie umowy powyżej 500 zł brutto.

Jak zarejestrować umowę w sytuacji gdy postępowanie nie było prowadzone na platformie eZamawiający?

W systemie eZamawiający można wprowadzić umowy jednorazowe lub ramowe bez referencji do przeprowadzonych postępowań (tzw. umowy samodzielne), gdzie użytkownik wprowadza samodzielnie wszystkie dane.

W jaki sposób na platformie eZamawiający będzie można wyszukać konkretną umowę?

W systemie eZamawiający umowy można wyszukać w menu bocznym ‘Rejestr umów / Zarządzanie umową’ w sekcji ‘Umowy’ poprzez zastosowanie udostępnionych filtrów m.in. numer umowy, tytuł umowy, wykonawca, data zawarcia umowy.

Jak wprowadzić umowę jednorazową wielostronną, np. umowę zawartą ze wspólnikami spółki cywilnej?

W systemie eZamawiający umowę jednorazową można podpisać jedynie z jednym Wykonawcą, do podpisania umowy z kilkoma Wykonawcami należy skorzystać z formularza umowy ramowej.

Co to jest umowa ramowa?

Jest to umowa, którą Zamawiający może zawrzeć z więcej niż jednym Wykonawcą poprzez wybór więcej niż jednej oferty wygrywającej na części postępowania.

Czy w rejestrze ujmujemy zakupy nie zakończone umową, lecz na wniosek akceptowany przez kierownika jednostki?

W rejestrze Centralnym będzie obowiązek rejestrowania wszystkich zawartych umów w kwocie przynajmniej 500 zł brutto. Jeżeli zakup nie jest zakończony umową, to nie będzie obowiązku jego rejestracji w systemie Centralnym.

Gdzie można znaleźć wzór rejestru umów takiego rejestru?

System eZamawiający posiada elektroniczny formularz umowy, którego pola są zgodne z opisanymi w art. 34a ust. 6 ustawy o Finansach Publicznych. Wprowadzane do systemu umowy tworzą rejestr. Rejestr można wyeksportować do arkusza Excel

Jakie dane powinny być zawarte w rejestrze umów?

Informacje o zawartości rejestru umów (dane, które powinny być w nim uzupełnione) są określone w art. 34a ust. 6 ustawy o Finansach Publicznych.

Jak wygląda wzór rejestru umów stworzony na platformie eZamawiający?

Formularz umowy zawierający wszystkie niezbędne dane jest systemowym formularzem elektronicznym. Przy udostępnieniu modułu w systemie eZamawiający otrzymują Państwo również szablon raportu w formacie Excel

Czy będzie specjalny program do prowadzenia umów?

Nie mamy jeszcze informacji o tym, jak będzie wyglądał Centralny rejestr umów, czy będzie to rozwiązanie za pomocą instalowanego oprogramowania, czy tzw. rozwiązanie chmurowe.

Co w przypadku umowy przedłużanej automatycznie?

W systemie eZamawiający użytkownik będzie mógł wprowadzić nową umowę do rejestru lub za pomocą uprawnień administracyjnych będzie mógł zaktualizować dane w istniejącej umowie podstawowej.

Jak zarejestrować umowę w przypadku postępowania podzielonego na części?

W systemie eZamawiający na każdej części rejestrujemy oddzielną umowę.

W przypadku braku umów co należy wprowadzać?

Centralny rejestr umów przewiduje jedynie wprowadzanie umów. Jeżeli Zamawiający nie posiada umowy (nie podpisał jej z Wykonawcą) to niczego nie wprowadza do rejestru.

Czy rejestr musi być prowadzony na platformie eZamawiający?

Nie ma obowiązku prowadzenia rejestru w systemie eZamawiający. Jest to funkcjonalność dodatkowa, która może usprawnić pracę jednostki oraz pomoże w zebraniu wszelkich informacji o umowach zawieranych przez jednostkę w jednym miejscu. To z kolei ułatwi Zamawiającemu późniejsze uzupełnienie danych w Centralnym rejestrze umów. Jeżeli Centralny rejestr umożliwi integrację, to zebrane w systemie eZamawiający dane zostaną przekazane bez żadnych dodatkowych czynności Zamawiającego.

Czy można edytować wpisaną umowę po rejestracji w przypadku gdy np. zmieniła się cena?

Administrator ma możliwość edycji danych podstawowych zarejestrowanej umowy.

Co w przypadku gdy termin realizacji wprowadzonej umowy jest przedłużony aneksem ?

Administrator ma możliwość edycji danych zawartych w zarejestrowanej umowie tak, by wydłużyć czas trwania umowy o aneks. Drugą z możliwości jest wprowadzenie ponownie umowy do systemu z zaznaczeniem w polu ‘Uwagi’ referencji do umowy podstawowej. Funkcjonalność Aneksów do umów jest dostępna w module ‘Zarządzania umową’.

Weryfikacja dokumentów podpisanych elektronicznie przez Wykonawcę

Co w przypadku gdy w momencie weryfikacji certyfikat podpisu elektronicznego nie jest już ważny co może oznaczać negatywny wynik weryfikacji, mimo że podczas złożenia podpisu certyfikat był ważny?

Podczas składania podpisu elektronicznego aplikacja, za pomocą, której podpis jest składany, automatycznie pobiera czas (datę i godzinę) z urządzenia podpisującego (stacji roboczej, komputera) i zapisuje go w podpisie elektronicznym w taki sposób, że informacja ta jest również podpisana.

Jest to tzw. deklarowany czas złożenia podpisu, ponieważ to podpisujący ma wyłączną kontrolę nad urządzeniem, za pomocą którego składa podpis, w tym także nad wskazywanym przez niego czasem. Odbiorcy tak podpisanego dokumentu nie daje to jednak pewności, że czas pobrany z urządzenia podpisującego był zgodny z rzeczywistością, a co za tym idzie, że certyfikat w momencie podpisu był ważny. Rozwiązaniem tego problemu jest oznakowanie podpisu elektronicznego znacznikiem czasu – najlepiej kwalifikowanym. Jest on dowodem na to, że podpisane dane istniały w określonym czasie, w którym znacznik został dodany. Oznaczenie czasu zapewnia zaufana trzecia strona – tj. dostawca usług zaufanych, często ten sam, który zapewnia dostarczenie certyfikatu podpisu elektronicznego. Znacznik czasu może zostać złożony bezpośrednio podczas składania podpisu, ale również niejako dołożony do podpisu w dowolnym późniejszym momencie, w tym także podczas weryfikacji przez osobę trzecią. Sprawia to, że pozytywna walidacja nie będzie zależeć od ważności certyfikatu podpisu, a od ważności certyfikatu znacznika czasu, który z reguły jest dłuższy niż ważność certyfikatu podpisu.

Dostępne są usługi zarówno kwalifikowanego, jak i niekwalifikowanego elektronicznego
znacznika czasu. Kwalifikowany znacznik czasu zgodnie z Kodeksem Cywilnym wywołuje skutki prawne daty pewnej. Dodatkowym rozwiązaniem jest wygenerowanie Elektronicznego Poświadczenia Weryfikacji po wykonaniu pozytywnej weryfikacji w momencie, gdy certyfikat jest ważny, i jego trwałe przechowywanie.

Brak dokumentów źródłowych lub brak plików z podpisem.

Oznacza to, że dokument źródłowy lub dokument podpisany wewnętrznie (PAdES) nie został dodany do oferty lub plik z podpisem zewnętrznym (XAdES) nie został dodany do oferty.

Niejednolite nazwy dokumentu źródłowego i dokumentu z podpisem zewnętrznym (XAdES).

Nazwa dokumentu źródłowego została zmieniona po podpisaniu dokumentu lub nazwa dokumentu podpisu zewnętrznego (XAdES) została zmieniona.

Plik jest uszkodzony.

Może to oznaczać, że plik nie został poprawnie odszyfrowany, zmienione zostało jego rozszerzenie, utracono dane podczas przechowywania na dysku, plik nie został poprawnie zapisany lub plik nie został poprawnie podpisany (PAdES).

Suma kontrolna w dokumencie źródłowym jest inna niż w dokumencie z podpisem.

Może to świadczyć o modyfikacji dokumentu, który został podpisany.

Jak poprawnie weryfikować dokumenty podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym oraz co zrobić, gdy jedna aplikacja lub narzędzie do weryfikacji podpisów mówi, że podpis jest ważny, a druga mówi, że nie jest.

Poprawna weryfikacja dokumentu zależy od formatu podpisu. W każdym z formatów należy zweryfikować odpowiednią dla niego liczbę plików. Najczęściej spotykane formaty to PAdES – wystarczy PDF bo sam podpis jest wewnątrz pliku lub XAdES, podpis otoczony wskazujemy tylko jeden plik (dane + podpis są w jednym pliku).

Często się zdarza, że dokument jest podpisany przez kilka osób posiadających podpisy od różnych dostawców. Wtedy narzędzie sprawdza listy CRL dla każdego z podpisów. Chwilowy brak dostępu do którejkolwiek z list CRL może dać negatywny wynik weryfikacji. W przypadku wystąpienia takiego błędu należy zweryfikować połączenie internetowe lub skontaktować się z dostawcą oprogramowania.

Co zrobić, gdy narzędzie do weryfikacji podpisu lub komponent dostarczony przez dostawcę podpisu stwierdza, że dokument podpisany jest nieważnym certyfikatem?

Należy odrzucić lub uznać za błędnie złożony dokument podpisany certyfikatem nieważnym na moment składania podpisu.

Jakimi dokumentami lub raportami posługiwać się w korespondencji z Wykonawcą, w przypadku, kiedy wystąpiły problemy z podpisanym dokumentem lub podpisem elektronicznym?

Należy posługiwać się wydrukowanymi raportami/ potwierdzeniami z narzędzi udostępnianych do weryfikacji dokumentów.

Co oznaczają poszczególne komunikaty i co mają w danym przypadku zrobić Zamawiający.

Z racji liczby dostępnych na rynku aplikacji lub narzędzi do weryfikacji podpisów elektronicznych treść komunikatów może różnić się od siebie. Należy pamiętać, że interpretacja wyniku weryfikacji należy do użytkownika. Narzędzia same w sobie mogą jedynie zasygnalizować problem z weryfikacją i ewentualnie uściślić powód problemu, jeśli są w stanie go wykryć. W większości przypadków niezbędne jest skontaktowanie się z infolinią dostawcy oprogramowania.

Jak dokonać walidacji podpisu?

Weryfikacja kwalifikowanego podpisu może być przeprowadzona samodzielnie przez użytkownika przy użyciu aplikacji lub zgodnie z art. 33 eIDAS przez dostawcę usługi walidacji kwalifikowanego podpisu. Na polskim rynku działa dzisiaj 5 kwalifikowanych podmiotów wpisanych do rejestru dostawców usługi zaufania upoważnionych do wydawania kwalifikowanych certyfikatów. Z upoważnienia Ministra Cyfryzacji rejestr prowadzi Narodowy Bank Polski. Rejestr jest dostępny pod adresem https://nccert.pl/.

Oprogramowanie do weryfikacji podpisu oferowane przez kwalifikowanych dostawców usług zaufania:
• Krajowa Izba Rozliczeniowa (KIR), Szafir
• PWPW, Sigillum Sign
• Asseco Data Systems SA, proCertum SmartSign
• EuroCert Sp. z o.o., SecureDoc 2
• ENIGMA Systemy Ochrony Informacji Sp. z o.o., PEM-HEART Signature
Inne:
• Walidator dostępny na platformie ePUAP
• Madkom, weryfikacjapodpisu.pl, SAWPE
• Rozwiązania wykorzystujące narzędzia KIR do składania i weryfikacji podpisów Szafir SDK np.: Marketplanet
• DSS, zestaw narzędzi do składania i weryfikacji podpisu dostępny na stronach internetowych Komisji Europejskiej

Na co należy zwrócić uwagę przy weryfikacji podpisu elektronicznego?

• Czy podpis jest kwalifikowany czy niekwalifikowany.
• Czy certyfikat podpisu elektronicznego jest zgodny z rozporządzeniem eIDAS.
• Czy wystawca certyfikatu jest kwalifikowanym dostawcą usług zaufanych.
• Jaki jest numer seryjny certyfikatu.
• Czy w momencie podpisu certyfikat był ważny.
• Czy integralność podpisanych danych nie została naruszona.

Czy na platformie eZamawiający można zweryfikować podpisy elektroniczne?

Za pomocą platformy eZamawiający można szybko i łatwo weryfikować dokumenty podpisane przez Wykonawcę podczas składania ofert oraz wszystkie pliki, które wpłynęły w toku korespondencji.

Jakie rodzaje dokumentów podpisanych podpisem elektronicznym można zweryfikować na platformie eZamawiający?

Za pomocą platformy eZamawiający można dokonać weryfikacji podpisów elektronicznych złożonych w formacie XAdES, CAdES, PAdES.

Jakie narzędzia walidacji podpisów wykorzystywane są na platformie eZamawiający?

Weryfikator podpisów na platformie eZmawiający oparty jest na komponentach KIR do składania i weryfikacji podpisów Szafir SDK.

Co oznacza komunikat “Nie odnaleziono pliku z osadzonym kwalifikowanym podpisem elektronicznym” pojawiający się podczas weryfikacji podpisu na platformie eZamawiający?

Komunikat “Nie odnaleziono pliku z osadzonym kwalifikowanym podpisem elektronicznym” sygnalizuje, że w systemie istnieje plik źródłowy o indywidualnej nazwie, ale nie odnaleziono pliku zawierającego kwalifikowany podpis elektroniczny przypisany do takiego pliku źródłowego.

Co oznacza komunikat “Nie odnaleziono pliku źródłowego” pojawiający się podczas weryfikacji podpisu na platformie eZamawiający?

Komunikat “Nie odnaleziono pliku źródłowego” sygnalizuje, że w systemie istnieje plik zawierający kwalifikowany podpis elektroniczny złożony pod konkretnym plikiem źródłowym, ale nie odnaleziono załączonego pliku źródłowego o podanej nazwie.

Weryfikacji podpisu na platformie eZamawiający wskazuje status “Poprawnie zweryfikowany”.

Status “Poprawnie zweryfikowany” jest nadawany dokumentom, które zostały poprawnie podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Weryfikacji podpisu na platformie eZamawiający wskazuje status “Negatywnie zweryfikowany”.

Status “Negatywnie zweryfikowany” nadawany jest dokumentom, które nie mogły
zostać zweryfikowane. Brak możliwości weryfikacji może być związany m.in. z brakiem pliku źródłowego bądź pliku z kwalifikowanym podpisem elektronicznym, nieobsługiwaną
strukturą podpisu, nieważnym certyfikatem podpisu.

Weryfikacji podpisu na platformie eZamawiający wskazuje status “Niekompletnie zweryfikowany”.

Status “Niekompletnie zweryfikowany” nadawany jest dokumentom, w których wystąpiły
problemy z weryfikacją i potwierdzeniem niektórych cech podpisu. Status ten nie oznacza, że złożony podpis jest nieprawidłowy, ale wymaga zapoznania się ze szczegółami weryfikacji.

Czy podczas weryfikacji podpisu na platformie eZamawiajacy trzeba jeszcze dodatkowo korzystać z zewnętrznego oprogramowania lub innych stron internetowych?

Za pomocą platformy eZamawiający można szybko i łatwo sprawdzić czy dokument jest autentyczny, czy nie został zmodyfikowany oraz czy certyfikat jest prawidłowy bez konieczności korzystania z zewnętrznego oprogramowania lub innych stron internetowych.

Planowanie zamówień publicznych na platformie eZamawiajacy

Jeśli na platformie eZamawiający nie ma dostępnej zakładki “Plany” czy to oznacza, że taka opcja jest niedostępna?

Po zalogowaniu się do systemu eZamawiający w menu bocznym, jeśli mają Państwo wykupioną usługę Planowania, udostępniamy odpowiednią zakładkę do obsługi tego modułu w sekcji „Plany”. Jeśli moduł nie jest ujęty w zakresie Państwa to w menu bocznym pojawi się sekcja informująca o możliwości zapoznania się z modułem i ofertą.

Czy arkusz Excel jest wbudowany w moduł Planowania, czy trzeba go przygotować samodzielnie?

Arkusz Excel jest integralną częścią modułu Planowania, nie muszą Państwo przygotowywać arkusza samodzielnie. Arkusz, który pobierają Państwo z systemu jest odpowiednio skonfigurowany, posiada zdefiniowane kolumny, których wypełnienie jest niezbędne do prawidłowego importu formularza do systemu.

Czy w Arkuszu Excel w module Planowania można dodawać własne kolumny?

Szablon nie może być zmieniony poprzez dodanie lub usunięcie jakiejś kolumny, gdyż spowoduje to błędy przy imporcie danych.

Czy pozycja wysłana na poziom centralny jest cały czas widoczna z poziomu planu lokalnego, czy tylko centralnego?

Pozycja wysłana na poziom centralny jest cały czas widoczna na poziomie lokalnym w sekcji „Wszystkie”, ale tylko w zakresie ‘Statusu’ jej procesowania. Nie są aktualizowane informacje, które uzupełnia osoba pracująca na poziomie centralnym. Dopiero po przekazaniu pozycji ‘Do realizacji’ na poziomie centralnym, z poziomu lokalnego można rozpocząć przygotowanie wniosku / postępowania na podstawie pozycji planu, gdzie widać już wszystkie informacje zdefiniowane zarówno na poziomie lokalnym, jak i centralnym.

Czy platforma eZamawiający udostępnia funkcję importu planu z portalu ezamowienia.gov.pl?

Na tę chwilę nie ma możliwości zaimportowania pliku z e-Zamówień, gdyż konfiguracje systemów są różne. System e-Zamówienia nie jest jeszcze systemem stabilnym, co jakiś czas następują w nim zmiany, co wpływa na potencjalny zakres integracji i możliwości importowania danych. Ponadto nie ma żadnych mechanizmów pozwalających na monitorowanie zmian zachodzących w systemie e-Zamówienia, a tym samym gwarancji, że model danych nie ulegnie zmianie. Czekamy na możliwość pełnej integracji z systemem e-Zamówienia, również w zakresie modułu planowania, jeżeli zostanie ona udostępniona niezwłocznie przystąpimy do prac z nią związanych.

Czy należy oddzielnie publikować pozycje planu na BZP – na platformie e-Zamówienia? Jak to powiązać?

Na tę chwilę, ze względu na brak integracji systemów pozycje planu należy również wprowadzić i opublikować w BZP.

Czy można udostępnić użytkownikom wykaz asortymentu, z cenami, który mogą wybierać i zgłaszać jako swoje potrzeby, np. tylko poprzez wpisanie ilości?

Można udostępnić użytkownikom wykaz własnego asortymentu, tzw. własne kategorie zakupowe. Cen jednostkowych ani ilości nie podajemy na poziomie pozycji planu, te dane zapisujemy w postępowaniu. W module planowania, na pozycji planu podajemy jedynie łączną orientacyjną wartość netto, jaką zamierzają Państwo przeznaczyć na całe zamówienie.

Skąd na poziomie lokalnym wiadomo w jakim trybie organizować postępowanie?

Ta informacja jest widoczna dla użytkowników, którzy pracują lokalnie lokalnie w momencie uruchamiania wniosku / postępowania z pozycji planu. Na liście pozycji, które można realizować udostępniona jest kolumna prezentująca typ i tryb postępowania, w jakim powinno być przygotowane postępowanie.

Czy widok tabeli na platformie eZamawiający możemy dostosować do indywidualnych potrzeb użytkowników?

Tak, widok tabeli możemy dostosować do własnych potrzeb, można dowolnie zarządzać kolumnami. Dostosowany widok zapisywany jest na koncie danego użytkownika, a nie dla całej jednostki użytkownika.

Czy system eZamawiający sam grupuje zamówienia wg kodu CPV?

Tak, system na zakładce „Określenie proponowanego typu dla pozycji planu” sprawdzi ile jest pozycji przypisanych do danego kodu CPV, poda ich łączną ilość oraz łączną orientacyjną wartość, a także zaproponuje procedurę, w jakiej powinna być realizowana dana pozycja planu. Określenie procedury następuje na podstawie łącznej wartości orientacyjnej pozycji planu i rodzaju zamówienia.

Integracja systemu eZamawiajacy z systemami zewnętrznymi

Czym są integracje systemów?

Integracje to mechanizmy ‘łączące’ systemy elektroniczne. Połączenie polega na przesyłaniu w ustrukturyzowanej formie danych z jednego systemu do drugiego – jeden system jest ‘nadawcą’ informacji, a drugi ‘odbiorcą’ informacji. Systemy nie są fizycznie połączone ze sobą, przesyła danych może odbywać się na duże odległości.

Z jakimi systemami zintegrowana będzie platforma eZamawiajacy?

Platforma eZamawiajacy będzie zintegrowana z systemami do obiegu dokumentów takimi, jak EZD RP oraz Sharepoint.

Czy planowana jest integracja systemu eZamawiajacy z eDOK EZD?

Jest możliwość integracji z innymi systemami do obiegu dokumentów

Czy integracja platformy eZamawiający z SharePoint umożliwia wybór plików z różnych folderów na SharePoint.

Tak, w systemie SharePoint można dodać załącznik na poziomie całej witryny, albo na poziomie konkretnego folderu. Taka struktura pozwala też zachować porządek w systemie SharePoint, odpowiedzi na pytania można dodać do konkretnych folderów, w tym folderów poszczególnych wykonawców. Z poziomu systemu eZamawiający mogą Państwo przeszukiwać wszystkie foldery w SharePoint.

Czy z pozycji Zamawiającego można zamieścić pytanie do postępowania Wykonawcy nie zalogowanego na platformie – złożone inną droga niż na platformie e-zamawiajacy? Np. z bazy konkurencyjności lub wysłane emailowo Zamawiającemu?

Tak, jest taka możliwość. Należy skorzystać z akcji “Rejestracja pytania za wykonawcę” w module Korespondencji.

Co z ofertami złożonymi innymi drogami komunikacyjnymi? Np. przez bazę konkurencyjności?

Oferty złożone inną drogą można wprowadzić w formie oferty kancelaryjnej po otwarciu ofert w sekcji „Oferty”. Takie oferty będzie można wysłać do systemu SharePoint.

Czy po udzieleniu odpowiedzi w strefie publicznej, będzie trzeba dodatkowo wysłać odpowiedź do adresata czy otrzyma on odpowiedź automatycznie?

Udzielając odpowiedzi decydują Państwo czy będzie ona opublikowana w strefie publicznej i wysłana do adresata, czy tylko wysłana do adresata. W obu przypadkach adresat otrzyma wiadomość.

Gdzie jest zapisane, że EDZ RP jest obowiązkowy od 2026?

Informacje o obowiązku korzystania z systemu klasy EZD od 2026 roku pojawiają się w projekcie ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z rozwojem e-administracji. Obecna ustawa mówi o „możliwości” korzystania z systemu klasy EZD, natomiast projekt nowelizacji ustawy mówi już o „wykorzystywaniu” systemu klasy EZD.
Należy tu nadmienić, że projekt ustawy precyzuje, jakie funkcje powinien posiadać system klasy EZD, co należy wziąć pod uwagę, gdyż nie każdy obecnie dostępny na rynku system klasy EZD spełnia te wymagania.
Ponadto temat ten pojawia się coraz częściej na konferencjach i wszelkich spotkaniach, w których bierzemy udział, jako dostawca systemu do zamówień publicznych.
Z projektem ustawy mogą się Państwo zapoznać pod linkiem:
https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12358950/katalog/12872814#12872814

Czy od 2026 ma być system klasy EZD, a nie konkretnie EDZ RP?

Tak, projekt nowelizacji ustawy zawiera informacje o “wykorzystywaniu systemu klasy EZD od 2026 r”. W ramach rozwoju systemu eZamawiający, przystąpiliśmy do prac integracyjnych z systemem EZD RP.

Czy system EZD RP jest już dostępny?

System EZD RP jest dostępny w wersji produkcyjnej od kwietnia 2022 r. i sukcesywnie uruchamiany w jednostkach ‘pilotażowych’, które zgłosiły się do udziału w projekcie. Lista jednostek jest dostępna publicznie na stronach rządowych.

Czy EZD od 2026 r będzie obowiązkowy?

Z projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z rozwojem e-administracji wynika, że od 2026 r. będzie obowiązek korzystania z systemu klasy EZD spełniającego wszystkie wypisane w projekcie wymagania.

Czy platforma eZamawiający będzie zintegrowana z systemem e-Zamówienia?

Tak, zostanie również uruchomiona integracja platformy eZamawiający z systemem e-Zamówienia.

W jakim zakresie będzie odbywała się integracja platformy eZamawiający z systemem e-Zamówienia?

Z systemem e-Zamówienia przygotowujemy integracje w zakresie:

1. przekazywania planu zamówień publicznych – Zamawiający mają obowiązek publikacji planu zamówień publicznych w systemie centralnym

2. przekazywania ogłoszeń, w tym ogłoszeń o zamówieniu, ogłoszeń o zmianie oraz ogłoszeń o wyniku postępowania

3. przekazywania danych do corocznego raportu do sprawozdawczości z przeprowadzonych zamówień publicznych do prezesa UZP

Co oznacza zakładka “Do realizacji” w pozycji planu?

Zakładka „Do realizacji” oznacza pozycje planu zweryfikowane i zatwierdzone przez Państwa, które będzie można przekazać i opublikować w systemie e-Zamówienia oraz z których użytkownik może rozpocząć postępowanie w systemie eZamawiający. Takie pozycje planu podlegają również aktualizacji, której można dokonać poprzez ponowny import danych z arkusza Excel (importu dokonujemy z poziomu zakładki Nowe).

Gdzie można odszukać informację dotyczące przeprowadzanych zmian w pozycji planu?

W szczegółach pozycji planu, pod formularzem danych podstawowych i sekcjami realizacji, znajduje się sekcji „Historia zmian”, w której będą zapisywane wszystkie wersje zmiany dokonane przez użytkownika wraz z zapisaną konkretną godziną aktualizacji i użytkownikiem dokonującym zmian.

W systemie e-Zamówienia dotychczas maksymalna ilość znaków dla nazwy pozycji planu to 200 znaków (łącznie ze spacjami) Czy również takie ograniczenie pojawi się na platformie eZamawiający?

Pole dotyczące nazwy pozycji planu będzie również dostosowane do takiego wymagania na platformie eZamawiajacy. Ilość znaków będzie ograniczona do 200.

Czy wysyłane do systemu eZamówienia zmiany są publikowane?

E-Zamówienia przygotowały komunikację tylko w zakresie wysyłania / publikowania planu zamówień publicznych i całościowej aktualizacji planu. Oznacza to, że komunikaty integracyjne wysyłane z systemów komercyjnych od razu publikują plan zamówień publicznych. Powoduje to, że nie mogą Państwo wprowadzić zmian w przesłanym planie zamówień publicznych przed jego opublikowaniem z systemie centralnym.

Czy w planie centralnym w szczegółach jest możliwość edycji i tworzenia wersji roboczej?

Aktualizacja planu odbywa się całościowo, a nie per konkretna pozycja planu i również jest od razu publikowana. To oznacza, że po pierwsze zawsze muszą Państwo wysyłać cały plan zamówień publicznych oraz nie mogą Państwo wprowadzić w nim zmian po jego wysłaniu, a przed jego opublikowaniem. Komunikatami integracyjnymi nie można przygotować wersji roboczej planu zamówień publicznych.
Oczywiście mogą Państwo zalogować się samodzielnie do systemu e-Zamówienia i ręcznie utworzyć wersję roboczą planu, ale tak utworzona wersja robocza uniemożliwi przesyłanie pozycji planu komunikatami integracyjnymi dopóki nie zostanie opublikowana. W systemie e-Zamówienia nie może jednocześnie istnieć wersja robocza planu utworzona ręcznie i wersja planu do opublikowania przesłana komunikatem integracyjnym.

Jakie są korzyści z integracji systemów?

1. Nie powielamy czynności wprowadzania danych.
2. Dane wprowadzamy raz i używamy ich wielokrotnie, w różnych systemach.
3. Nie musimy się uczyć pełnej obsługi innych systemów.
4. Możemy przekazywać płaskie informacje (dane z formularzy) lub całe pliki.
5. Pracujemy szybciej i mniej czasu poświęcamy na ponowne wprowadzanie danych.
6. Integracje zawierają mechanizmy, które również pilnują, aby wprowadzane dane były poprawnie sformatowane (walidacje).

Jaki będzie zakres integracji platformy eZamawiajacy z systemami do obiegu dokumentów takimi, jak EZD RP oraz Sharepoint?

Integracji systemu eZamawiający z innymi systemami dziedzinowymi np. systemami do obiegu dokumentów takimi, jak EZD RP oraz Sharepoint umożliwi pobieranie dokumentów zamówienia przygotowanych w systemie zewnętrznym oraz umożliwi automatyczne przesyłanie dokumentów zebranych w trakcie prowadzenia postępowania np. korespondencji z Wykonawcami lub formularzy ofert.

Czy każdy użytkownik mający dostęp do platformy eZamawiający jednostki może przekazywać pozycje planu do publikacji na platformie e-Zamówienia?

Przekazywanie planu zamówień publicznych jest uzależnione od uprawnień systemowych. Użytkownik, który nie posiada odpowiednich uprawnień w systemie nie będzie mógł przekazać planu zamówień publicznych. Dodatkowo wymagana jest autoryzacja użytkownika i organizacji w systemie e-Zamówienia – oznacza to, że użytkownik, który nie posiada konta w systemie centralnym lub nie posiada danych dostępowych do takiego konta, nie będzie mógł przekazać planu zamówień publicznych.

Czyli każda pozycję planu należy przekazywać odrębnie do publikacji na platformie e-Zamówienia?

Nie, zawsze powinni Państwo przekazywać cały Plan Zamówień Publicznych, czyli wszystkie pozycje planu, które mają pojawić się w systemie centralnym. Również przy aktualizacji wybranych pozycji planu powinni Państwo pamiętać o przekazywaniu całego Planu Zamówień. Są to wytyczne integracji przygotowane przez system centralny.
System eZamawiający ułatwia Państwu pracę i samodzielnie wskazuje, które pozycje planu z danego roku planistycznego powinny być przekazane do systemu e-Zamówienia, nie muszą ich Państwo wybierać ręcznie, pojedynczo.

Czy rejestrację postępowania możemy również dokonać przez platformę eZamawiający czy musimy przez e-Zamówienia?

Nie trzeba dodatkowo rejestrować postępowania w systemie e-Zamówienia. Mechanizmy integracyjne zastosowane przy przekazywaniu ogłoszenia zawierają w sobie elementy, które utworzą Państwu postępowanie w systemie centralnym.
Przygotowane postępowanie w systemie eZamawiający oraz przygotowane ogłoszenie BZP można jedną akcją przekazać do systemu e-Zamówienia, gdzie w sekcji „Moje postępowania / konkursy / koncesje” będą Państwo widzieli utworzone postępowanie, a w sekcji „Moje ogłoszenia” będą Państwo widzieli przesłane ogłoszenie.
Wystarczy przygotować postępowanie wraz z ogłoszeniem BZP w systemie eZamawiający, a mechanizmy integracyjne wykonają za Państwa pacę związaną z przygotowaniem tego postępowania i ogłoszenia oddzielnie w systemie e-Zamówienia. Nie powielają Państwo pracy.

Czy jeśli mamy już opublikowane ogłoszenie na platformie e-Zamówienia, to czy można go podłączyć i obejrzeć na platformie eZamawijący?

Opublikowane ogłoszenie w systemie e-Zamówienia mogą Państwo jedynie pobrać w formie załącznika do systemu eZamawiający (dostępna jest dedykowana akcja w sekcji „Dokumenty Zamówienia”, jeżeli przygotowują Państwo postępowanie krajowe z ogłoszeniem w formie ‘Załącznika’). Integracja przygotowana przez system centralny jest jednostronna.

Co z ogłoszeniami unijnymi, czy platforma eZamawiający jest zintegrowana z Dziennikiem Urzędowym UE?

W zakresie ogłoszeń unijnych od dawna jesteśmy zintegrowani z DUUE za pośrednictwem certyfikowanego narzędzi OJS Sender, z którego mogą Państwo korzystać w ramach obecnych pakietów bez dodatkowych opłat. Mechanizmy integracji ogłoszeń unijnych są udostępnione jedynie w postępowaniach unijnych opartych o formularz systemowy. Nie ma możliwości przekazywania ogłoszeń unijnych za pośrednictwem systemu centralnego e-Zamówienia, nie zostały do tego przygotowane, ani udostępnione konkretne mechanizmy integracyjne.

Czy bez umieszczenia planu postępowań na platformie eZamawiający będzie można umieścić ogłoszenie postępowania na e-Zamówienia przez platformę eZamawiajacy?

Tak, będzie taka możliwość. Mechanizmy integracyjne planu i ogłoszeń działają niezależnie.

Czy jeżeli wprowadzimy ogłoszenie na platformie eZamawiający to czy z systemu e-Zamówienia przyjdzie wiadomość z potwierdzeniem publikacji?

Tak, w momencie publikacji Ogłoszenia otrzymają Państwo powiadomienie e-mail o tej czynności. Powiadomienie będzie generowane przez system centralny na adres e-mail użytkownika w imieniu którego publikujemy ogłoszenie (użytkownik, który dokona autoryzacji w systemie e-Zamówienia).

Czy ta funkcja jest dostępna jeżeli prowadzimy postępowanie na formularzu własnym? Czy tylko na systemowym?

Tak, możliwość przygotowania ogłoszenia BZP będzie dostępna również w postępowaniach opartych o formularz własny. Muszą Państwo tylko pamiętać, że przy postępowaniu opartym o formularz własny będą Państwo wypełniać więcej informacji w samym ogłoszeniu, niż byłoby on przygotowane do postępowania opartego o formularz systemowy.

Czy jest możliwość podglądu ogłoszenia przed jego publikacją?

Przed wysyłką ogłoszenia do BZP za pomocą integracji mogą Państwo wyświetlić podgląd opublikowanego postępowania z systemu eZamawiający – zobaczą Państwo listę załączników. Nie będzie można wyświetlić szczegółów opublikowanego ogłoszenia BZP, nie będzie dostępny formularz opublikowanego ogłoszenia.
Brak tego podglądu wynika z przygotowanych mechanizmów integracyjnych – jeden mechanizm jest odpowiedzialny za wysyłkę i jednoczesną publikację ogłoszenia w systemie e-Zamówienia. Wydruk ogłoszenia (dokument do podglądu / wydruku) jest generowany przez system e-Zamówienia dopiero w momencie publikacji. Nie mamy żadnych możliwości ani mechanizmów, aby uzyskać taki dokument wcześniej i móc go wyświetlić w systemie eZamawiający przed jego faktyczną publikacją.

Jak rejestruje się na platformie eZamawiający postępowanie, które ma się ukazać na e-Zamówieniach?

Postępowanie w procedurze krajowej lub w procedurze usług społecznych krajowych rejestrują Państwo z poziomu strony głównej użytkownika zalogowanego w systemie eZamawiający lub z poziomu listy Postępowania Wszystkie.
Mechanizmy integracyjne do ogłoszeń jednocześnie opublikują w systemie centralnym postępowanie i przygotowane do niego ogłoszenie z systemu eZamawający.

Czy trzeba publikować ogłoszenie BZP przez platformę eZamawiajacy?

Państwo decydujecie w ramach danego postępowania, czy przygotujecie ogłoszenie BZP
w systemie eZamawiający, dzięki czemu będzie ono automatycznie uzupełnione częścią informacji a w momencie wysłania wraz z danymi postępowania zostanie zarejestrowane w systemie e-Zamówienia, czy powielicie własną pracę i ponownie uzupełnicie dane postępowania w systemie e-Zamówienia wraz z przygotowaniem całego ogłoszenia od początku.

Jak na platformie eZamawiający wybrać czy ogłoszenie będzie przygotowywane przez platformę?

System eZamawiający daje Państwu wybór skorzystania z ogłoszenia BZP lub pozostania przy dotychczasowym rozwiązaniu, czyli ogłoszeniu w formie ‘Załącznika’. Należy w danych podstawowych w sekcji “Formularz ogłoszenia” wybrać “Ogłoszenie o zamówieniu BZP” lub “Załącznik”.

Czy wcześniej należy zarejestrować postępowanie na e-Zamówieniach przed publikacją ogłoszenia?

Wystarczy przygotować postępowanie wraz z ogłoszeniem BZP w systemie eZamawiający, a mechanizmy integracyjne wykonają za Państwa pacę związaną z przygotowaniem tego postępowania i ogłoszenia oddzielnie w systemie e-Zamówienia. Nie powielają Państwo pracy.

Czy zmiany w ogłoszenie powodują również zmiany w postępowaniu na eZamawiajacy?

Dane z postępowania (uzupełnione wcześniej) przeniosą się automatycznie do ogłoszenia BZP, natomiast zmiany dokonane w samym ogłoszeniu nie wpłyną na postępowanie przygotowane w systemie eZamawiający.

Jak wygląda kwestia identyfikatorów postępowania?

Wraz z publikacją ogłoszenia BZP za pomocą mechanizmów integracji, w systemie e-Zamówienia zakładane jest postępowanie. Wszystkie identyfikatory są zachowane i będą Państwo mogli przygotowywać kolejne ogłoszenia w ramach tego postępowania.

Jakie dane trzeba uzupełnić przygotowując ogłoszenie BZP przez platformę eZamawiający?

Ogłoszenie przygotowaliśmy w dokładnie takiej samej formie, w jakiej uzupełniali je Państwo dotychczas w systemie e-Zamówienia, z podziałem na dokładnie takie same sekcje, z takimi samymi mechanizmami podpowiedzi i auto-zapisu. Poprawiliśmy szatę graficzną i mechanizmy obsługujące ogłoszenie, dzięki czemu nie są Państwo wstrzymywani z pracą po uzupełnieniu każdego z pól tak, aby formularz zapisał dane.

Czy dane wprowadzone podczas przygotowywania postępowania trzeba ponownie uzupełniać przygotowując ogłoszenie BZP przez platformę?

Mając na uwadze, że znaczną część informacji niezbędnych w ogłoszeniu uzupełnili już
Państwo wcześniej – w postępowaniu, zastosowaliśmy mechanizmy automatycznie przepisujące te dane, dzięki czemu nie muszą Państwo powielać i przepisywać raz wprowadzonych informacji.

Czy platforma sprawdza czy dane w ogłoszeniu BZP są wprowadzane prawidłowo?

Obsłużyliśmy również wszystkie komunikaty błędów, jakie mogą powstać podczas uzupełniania ogłoszenia wraz z mechanizmami, które przekierują Państwa do konkretnej sekcji, konkretnego pola i jasno określą, co należy poprawić.

Czy funkcja przygotowania ogłoszenia o zamówieniu z eksportem do systemu e-Zamówienia, jest w podstawowym pakiecie platformy eZamawiający?

Tak, funkcjonalność przekazywania danych postępowania wraz z ogłoszeniem BZP jest częścią podstawowego pakietu. Za chęć wykorzystania mechanizmów integracyjnych do ogłoszeń nie ponoszą Państwo żadnych dodatkowych opłat.

Czy Integracja modułu Planowania Zamówień Publicznych z systemem e-Zamówienia jest dodatkowo płatna?

Integrację modułu Planowania otrzymują Państwo wraz z zamówieniem tego modułu dodatkowego w systemie eZamawiający.

Gdzie na platformie eZamawiający udostępniono metody logowania AD (ActiveDirectory) i przy pomocy konta systemu e-Zamówienia?

Oba kafelki są widoczne u każdego Zamawiającego, ale dopiero po przejściu w sekcję „Strefa Zamawiającego”, z poziomu której logujecie się Państwo do systemu. Udostępnione metody logowania są do dostępne tylko dla Zamawiającego, nie są dostępne dla Wykonawców. Kafelek umożliwiający logowanie przy pomocy konta systemu e-Zamówienia jest domyślnie aktywny, kafelek umożliwiający logowanie przy pomocy ActiveDirectory (AD) jest domyślnie nieaktywny i aktywuje się dopiero po skonfigurowaniu dedykowanej integracji.

Czy po zalogowaniu na e-Zamówienia można się także logować na platformę eZamawiający?

Tak, będąc zalogowanym w systemie e-Zamówienia mają Państwo otwartą, aktywną sesję użytkownika i zakładając, że wcześniej powiązali Państwo to konto z kontem w systemie eZamawiający, będą się Państwo mogli jedną akcją, bez ponownego podawania danych logowania, zalogować do systemu zakupowego eZamawiający.

Jednocześnie, mimo powiązania kont, nadal pozostaje możliwość logowania do systemu eZamawiający przy pomocy dotychczasowych danych.

Co w przypadku gdy konto na e-Zamówienia jest wspólne dla danej jednostki a kont na platformie eZamawiający jest kilka? Czy wszystkie konta z platformy będzie można powiązać?

Nie, w opisanej sytuacji, z kontem w systemie e-Zamówienia będzie można powiązać tylko jedno konto z systemu eZamawiający. Tylko jeden użytkownik systemu eZamawiający będzie mógł korzystać z uproszczonego mechanizmu logowania do systemu eZamawiający. Mechanizmy powiązywania kont wpływają jedynie na metody logowania. Nadal pozostanie możliwość wykorzystania jednego, wspólnego konta z systemu e-Zamówienia do przekazywania ogłoszeń o zamówieniu lub planów zamówień publicznych z systemu zakupowego eZamawiający.

Czy trzeba importować plan każdorazowo przy postępowaniu?

Tak, jeżeli w systemie eZamawiający przygotowują Państwo postępowanie samodzielne, bez bezpośredniej referencji do pozycji planu zamówień publicznych. Komunikat integracyjny pobierający pozycje z planu opublikowanego w systemie e-Zamówienia działa w zakresie konkretnego ogłoszenia.

Jeżeli w systemie eZamawiający przygotują Państwo postępowanie z pozycji planu (niezbędne jest posiadanie modułu planowania w systemie eZamawiający) to w ogłoszeniu tak pozycja planu zostanie automatycznie ujęta i nie trzeba będzie ponownie pobierać informacji o wszystkich pozycjach planu z systemu e-Zamówienia. Również wtedy system eZamawiający automatycznie wczytana numer planu postępowań z BZP w ogłoszeniu.

Czy w przypadku wpisania błędnych informacji też pojawia się funkcja podpowiadająca błędy tak jak to jest w systemie e-Zamówienia?

Tak, system eZamawiający również precyzyjnie wskazuje błędnie uzupełnione lub nieuzupełnione, a obowiązkowe informacje w ogłoszeniu, co więcej przekierowuje Państwa bezpośrednio do sekcji, w której ten błąd / brak wystąpił. System e-Zamówienia jedynie prezentuje Państwu informację o błędnych lub nieuzupełnionych, a obowiązkowych polach, muszą Państwo samodzielnie ich szukać w całym ogłoszeniu.

Czy utworzenie ogłoszenia na platformie eZamawiajacy da taki sam rezultat, jak gdyby od początku było tworzone w BZP? Czy to jest 1:1?

Tak, przygotowane ogłoszenie w systemie eZamawiający daje dokładnie taki sam rezultat, jak ogłoszenie przygotowane w BZP. Zakres uzupełnianych danych, a następnie publikowanych jest dokładnie taki sam.

Różnice dotyczą ergonomii uzupełniania ogłoszenia i mechanizmów wskazywania błędów lub pól nieuzupełnionych, które w systemie eZamawiający są dokładniejsze. Dalej, wszystkie informacje uzupełnione w postępowaniu przygotowanym przed dodaniem ogłoszenia będą automatycznie w nim uzupełnione – nie muszą Państwo przepisywać raz wprowadzonych do systemu danych. Ostatnią z różnic przemawiającą na korzyść systemu eZamawiający, ale niemniej istotną jest fakt, że razem z przesłaniem poprawnie przygotowanego ogłoszenia do systemu e-Zamówienia, komunikat integracyjny tworzy Państwo postępowanie w systemie centralnym – nie muszą Państwo dodatkowo uzupełniać danych nowego postępowania, ponieważ komunikat integracyjny zrobi to za państwa na podstawie danych
z ogłoszenia.

Co w sytuacji gdy e-Zamówienia nie działają bo jest przeładowanie serwera?

Do poprawnego działa mechanizmów integracji niezbędne jest poprawne działanie obu systemów, których ona dotyczy – w tym przypadku niezbędne jest poprawne działanie systemu eZamawiający oraz systemu e-Zamówienia. Jeżeli jeden z systemów nie działa, to integracja pomiędzy nimi również nie działa, do momentu ponownego, poprawnego uruchomienia niedziałającego z systemów.

Jakie w tym przypadku mają Państwo korzyści z wykorzystywania integracji w zakresie przesyłania ogłoszeń?

Jeżeli system e-Zamówienia będzie czasowo niedostępny to nie będą Państwo mogli się w nim zalogować, przygotować postępowania, przygotować ogłoszenia ani opublikować tych informacji. Natomiast system eZamawiający, który gwarantuje dostępność na poziomie przynajmniej 98% w dni robocze w skali miesiąca będzie w tym czasie dostępny i umożliwi Państwu zalogowanie się, przygotowanie postępowania i przygotowanie ogłoszenia. Czyli większą część pracy będą mogli Państwo swobodnie wykonać i będą Państwo jedynie oczekiwać na możliwość przesłania i publikacji ogłoszenia (podobnie Państwo nie opublikujecie ogłoszenia w systemie centralnym). Po przywróceniu działania systemu e-Zamówienia będą Państwo mogli jedną akcją przekazać przygotowane ogłoszenie. Dzięki integracji nie tracą Państwo żadnych funkcjonalności, wręcz przeciwnie zyskujecie czas.

Na e-Zamówieniach jest opcja “utwórz podobne”. Czy na platformie eZamawiajacy można skorzystać z takiej opcji?

W systemie eZamawiający nie można klonować samych obiektów ogłoszeń, gdyż są one przygotowywane w referencji do konkretnego postępowania, ogłoszenia zawierają dane z konkretnego postępowania. Można natomiast klonować postępowania i jego informacje – zakres informacji podstawowych, zakres komisji, zakres części, pozycji cenowych i kryteriów oceny ofert będących podstawą elektronicznego formularza oferty – które zostaną automatycznie przepisane do formularza ogłoszenia przygotowywanego w referencji do tego konkretnego, sklonowanego postępowania.

Jeżeli mówiąc o „utworzeniu obiektów podobnych” mamy na myśli wykorzystanie już raz, wcześniej wprowadzonych do systemu danych to tak, jest w systemie eZamawiający możliwość tworzenia obiektów podobnych.

Czy dane z ogłoszenia będą również się importować do generatora pism np. informację o złożonych wnioskach o dopuszczenie do udziału postępowaniu lub ofertach?

Informacje do systemowych pism generowanych z sekcji / zakładki „Generator pism” są zawsze pobierane z postępowania i / lub ze złożonych i otwartych (odszyfrowanych) ofert. Dzięki integracji i utworzeniu formularza ogłoszenia BZP bezpośrednio w systemie zapisujemy i przechowujemy wszystkie wpisane w nim dane, a co za tym idzie jesteśmy w stanie wykorzystać je w systemowych pismach.

W najbliższym czasie przygotujemy formularz wspomnianego pisma w formacie XML, który będą mogli Państwo pobrać z systemu eZamawiający i zaimportować do systemu e-Zamówienia. To pismo będzie zawierało w sobie informacje z przygotowanego ogłoszenia BZP w systemie eZamawiający.

Czy automatycznie zaciąga się do ogłoszenia identyfikator postępowania, skoro postępowanie rejestruje się w trakcie publikacji ogłoszenia?

Tak, ogłoszenie uzupełniane jest częścią danych (np. dane Zamawiającego) również w trakcie jego publikacji, tak zostały przygotowane mechanizmy integracji.

Mechanizm wygląda następująco. Z systemu eZamawiający przekazywane jest ogłoszenie do systemu e-Zamówienia, gdzie w pierwszej kolejności zakładane jest postępowanie i nadawany jest numer OCDS. Następnie numer OCDS jest zwracany do systemu eZamawiający i uzupełniany w ogłoszeniu. W ostatnim kroku publikowane jest ogłoszenie w referencji do przygotowanego postępowania, zawierające już wszystkie niezbędne informacje.

Czy jest możliwość edycji już ogłoszonego postępowania?

W systemie eZamawiający możliwa jest modyfikacja już opublikowanego postępowania, a wraz z tym generowane jest ogłoszenie o zmianie ogłoszenia, które automatycznie zawierać będzie wszystkie zmodyfikowane parametry postępowania.

Czy po wprowadzeniu ogłoszenia jego wersję roboczą można pobrać z poziomu e-Zamówienia?

Wykorzystując mechanizmy integracji, po przesłaniu ogłoszenia z systemu eZamawiający do systemu e-Zamówienia, z obu systemów jest możliwość pobrania wydruku opublikowanego ogłoszenia. Komunikaty integracyjne przekazujące ogłoszenie jednocześnie odpowiadają za jego publikację. Nie ma dedykowanego komunikatu jedynie przekazującego ogłoszenie bez jego publikacji, dlatego nie ma możliwości pobrania wersji roboczej wydruku przed jego publikacją. Jesteśmy w stałym kontakcie z zespołem e-Zamówienia w celu wypracowania rozwiązania, które umożliwi systemom integrującym się (Integratorom) pobranie podglądu ogłoszenia przed jego publikacją.

Czy ogłoszenie o zmianie można zrobić z poziomu e-Zamówienia?

Tak, pozostaje możliwość przygotowania ogłoszenia o zmianie w systemie e-Zamówienia, jeżeli ogłoszenie o zamówieniu było generowane w systemie eZamawiający i przekazane komunikatami integracyjnymi.

Jednakże muszą Państwo uważać i pamiętać, że takie działanie – przygotowanie jednego ogłoszenia z wykorzystaniem mechanizmów integracji, a drugiego z ich pominięciem – uniemożliwią Państwu dokonania zmian w postępowaniu, np. wydłużenia terminu zbierania ofert. Po takiej modyfikacji postępowania system zawsze będzie wymagał od Państwa przygotowania ogłoszenia o zmianie z poziomu systemu eZamawiający, ale takie ogłoszenie nie zostanie poprawnie przyjęte w systemie e-Zamówienia, ponieważ będzie odwoływało się do ogłoszenia o zamówieniu, które nie będzie już ogłoszeniem aktualnym. Ogłoszeniem aktualnym będzie ogłoszenie o zmianie przygotowane w systemie e-Zamówienia, o którym system eZamawiający nie będzie miał informacji – wynika to z jednostronnej integracji, system e-Zamówienia nie przekazuje innym systemom informacji o czynnościach w nim wykonanych.

Podsumowując, aby w systemie eZamawiający poprawnie prowadzić postępowanie z wykorzystaniem mechanizmów integracji dotyczących ogłoszeń, należy wszystkie ogłoszenia przygotowywać tylko w systemie eZamawiający i przesyłać mechanizmami integracji do systemu e-Zamówienia. W innym przypadku należy w systemie eZamawiający wybrać opcję „Ogłoszenie w formie Załącznika” i wszystkie ogłoszenia przygotowywać tylko w systemie e-Zamówienia.

Ogłoszenie przygotowane na platformie publikuje się w systemie centralnym. Czy działa to także w drugą stronę?

Nie, ogłoszenia przygotowane w systemie e-Zamówienia nie są przesyłane i publikowane w systemach komercyjnych, w tym w systemie eZamawiający. Wynika to z przygotowanej przez system e-Zamówienia jednostronnej integracji.

Czy przygotowując ogłoszenie na UZP będzie można zaciągnąć ogłoszenie o zamówieniu tak jak dotychczas?

Tak, jeżeli w postępowaniu przygotowywanym w systemie eZamawiający wybiorą Państwo „Ogłoszenie w formie Załącznika” to nadal pozostanie możliwość pobrania ogłoszenia w formie dokumentu.

Jeżeli zdecydują się Państwo na przygotowanie ogłoszenia w formie ogłoszenia BZP z wykorzystaniem mechanizmów integracji, to akcji do pobrania dokumentu nie będzie, gdyż podgląd i wydruk takiego ogłoszenia będą mieli Państwo dostępny w widoku strefy publicznej systemu eZamawiający.

Czy w przypadku postępowania formularzu własnym jest również możliwość przygotowania ogłoszenia BZP i przesłania go komunikatami integracyjnymi do systemu e-Zamówienia?

Jak najbardziej również w takim postępowaniu mają Państwo możliwość przygotowania ogłoszenia BZP i przesłania go komunikatami integracyjnymi do systemu e-Zamówienia. Różnicą w ogłoszeniu przygotowywanym do postępowania własnego, w stosunku do ogłoszenia przygotowywanego do postępowania w oparciu o formularze systemowe jest możliwość swobodnego definiowania ilości części w ogłoszeniu oraz kryteriów oceny ofert do tych części. Również w takim ogłoszeniu mniej danych przeniesie się Państwu automatycznie z postępowania, czyli więcej informacji muszą Państwo uzupełnić samodzielnie.

Niemniej jednak ogłoszenie BZP można przygotować i przesłać komunikatem integracyjnym do systemu e-Zamówienia zarówno w postępowaniu opartym o systemowy formularz oferty, jak i w postępowaniu wykorzystującym formularze własne.

Czy do publikacji ogłoszenia poprzez system eZamawiający użytkownik potrzebuje odpowiednich uprawnień do publikacji w systemie centralnym?

Tak, ogłoszenia do systemu e-Zamówienia mogą przesyłać i publikować użytkownicy posiadający odpowiednie uprawnienia w systemie e-Zamówienia. Za każdym razem przesyłając ogłoszenie z systemie eZamawiający do publikacji w systemie e-Zamówienia użytkownik musi się zalogować na odpowiednie konto z systemu e-Zamówienia, potwierdzić pracę w ramach organizacji i ostatecznie potwierdzić dane konta użytkownika w ramach, którego dokonuje publikacji. Wybranie użytkownika lub organizacji w systemie e-Zamawiający nieposiadającej odpowiednich uprawnień uniemożliwi przesłanie ogłoszenia do publikacji. Przy próbie ponownego przesłania ogłoszenia użytkownik będzie mógł zmienić dane użytkownika i / lub organizacji w ramach, której chce dokonać publikacji.

Czy można pobrać i wydrukować ogłoszenie przed publikacją?

Na obecną chwilę system e-Zamówienia odpowiedzialny za przygotowanie mechanizmów integracji nie przewidział i nie przygotował komunikatu integracyjnego do przekazania widoku publikowanego ogłoszenia w formacie PDF przed jego publikacją. Nie mając udostępnionego dedykowanego komunikatu integracyjnego nie jesteśmy w stanie przygotować takiego wydruku.

Muszą Państwo pamiętać, że system eZamawiający integruje się z systemem e-Zamówienia, a nie przygotowuje integrację, czyli możemy jedynie wykorzystywać udostępnione mechanizmy. Jesteśmy w stałym kontakcie z zespołem e-Zamówienia w celu wypracowania rozwiązania, które umożliwi systemom integrującym się (Integratorom) pobranie podglądu ogłoszenia przed jego publikacją.

Czy można sporządzić na platformie ogłoszenie o wykonaniu umowy?

Na tą chwilę udostępnione są jedynie ogłoszenie o zamówieniu i ogłoszenie o zmianie ogłoszenia. W kolejnym etapie prac integracyjnych zostanie przygotowane ogłoszenie o wyniku postępowania. Oczywiście planujemy przygotować również formularze pozostałych ogłoszeń, w tym ogłoszenia o wykonaniu umowy, natomiast kluczowym aspektem będzie udostępnienie przez system e-Zamówienia komunikatu integracyjnego do podglądu formularza ogłoszenia przed jego publikacją. 

Jakie są zalety stosowania funkcjonalności ogłoszenia BZP?

Niewątpliwą zaletą przygotowywania ogłoszenia o zamówieniu i ogłoszenia o zmianie w systemie eZamawiajacy jest reużywalność raz wprowadzonych danych – informacje wprowadzone w postępowaniu zostaną automatycznie przeniesione i uzupełnione w ogłoszeniu. Dalej, ogłoszenie przygotowane w systemie eZamawiający jest bardziej ergonomiczne, tzn. system dynamiczniej wyświetla Państwu pola, których uzupełnienie jest uzależnione od konkretnych wartości pól poprzednich; system eZamawiający precyzyjniej wskazuje Państwu i kieruje Państwa do pól obowiązkowych, a nieuzupełnionych przy próbie zapisu ogłoszenia, nie muszą Państwo samodzielnie szukać pól nieuzupełnionych po każdej z sekcji. Następnie nie muszą Państwo oddzielnie przygotowywać postępowania w systemie e-Zamówienia, które zostanie utworzone automatycznie wraz z przesłaniem ogłoszenia. Również wszystkie dane wpisane w ogłoszeniu, których nie uzupełniają Państwo w postępowaniu przygotowywanym w systemie eZamawiający, będą możliwe do wykorzystania w pismach automatycznie generowanych z systemu.

Podsumowując wszystkie czynności dotyczące przygotowania postępowania i ogłoszenia (w tym ogłoszenia o zmianie) wykonują Państwo w jednym systemie zachowując pełną dokumentację, z możliwą późniejszą archiwizacją danych.

Formularz informacji o złożonych ofertach i wnioskach do Prezesa UZP

Jaki dokument możemy wygenerować w nowym module „Formularz informacji o złożonych ofertach i wnioskach do Prezesa UZP – format XML”?

Nowa funkcjonalność umożliwia wygenerowanie formularza informacji do Prezesa UZP po przeprowadzeniu postępowania (po otwarciu ofert) w formacie XML, dzięki czemu będą mogli Państwo importować te dane do systemu e-Zamówienia i nie będą Państwo musieli przepisywać ich ręcznie.

W jakich postępowaniach możemy wygenerować formularz informacji o złożonych ofertach i wnioskach do Prezesa UZP?

Formularz generuje się odpowiednio do każdego z trybów unijnych i krajowych, poza zamówieniem z wolnej ręki (w tym trybie nie przygotowujemy formularza).

Gdzie na platformie eZamawiający można wygenerować formularz informacji o złożonych ofertach i wnioskach do Prezesa UZP?

„Formularz informacji o złożonych ofertach i wnioskach do Prezesa UZP” dostępny jest na za zakładce “Generator pism”.

Czy aby skorzystać z funkcjonalności przekazania informacji o złożonych ofertach i wnioskach do Prezesa UZP trzeba korzystać z formularza systemowego?

Nie, nie trzeba. Formularz w formacie XML można również wygenerować z postępowania z formularzem własnym.

Czy informacja z otwarcia ofert dodatkowych do Prezesa UZP też będzie dostępna?

Informacja z otwarcia ofert dodatkowych/ostatecznych w zależności od trybu udzielenia zamówienia również będzie dostępna.

Co należy zaimportować?

Należy pobrać XML z systemu eZamawiający z sekcji/zakładki “Generator pism”.

Co w przypadku kiedy w postępowaniu jest kilka pakietów?

Formularz XML zawiera informacje o wszystkich częściach postępowania i zaimportować w systemie centralnym e-Zamówienia w części Formularz informacji o złożonych ofertach i wnioskach do Prezesa UZP.

Jeżeli ofertę złożyło konsorcjum to ilu Wykonawców zaciągnie plik? Wszystkich czy tylko tego, który złożył ofertę w systemie?

W przypadku konsorcjum jako Wykonawca składający ofertę uzupełni się Lider konsorcjum, a wszyscy pozostali współkonsorcjanci będą wskazani w zakresie nazwy i numeru NIP czyli pismo będzie zawierało informację o wszystkich wykonawcach wchodzących w skład konsorcjum.

Czy w postępowaniach unijnych również można pobrać formularz informacji o złożonych ofertach i wnioskach do Prezesa UZP?

W postępowaniach unijnych również można będzie pobrać formularz w formacie XML.

Co z ofertami, które przesłane są pomyłkowo, czyli nie dotyczą danego postępowania? Czy system to przewidział?

Jeżeli jakąś ofertę otrzymali Państwo omyłkowo, można te informacje usunąć już po zaimportowaniu formularza do systemu centralnego e-Zamówienia.