Korzyści z wdrożenia faktury elektronicznej są omawiane i znane nie od dziś. Oszczędności czasu i pieniędzy, związane z rezygnacją z czynności manualnych i obsługi papierowych dokumentów to tylko niektóre z nich. Jeśli zdecydowaliśmy się na elektroniczną wymianę dokumentów EDI z dostawcami, to czy taki proces można usprawniać jeszcze bardziej?
Polem do dalszej optymalizacji mogą być transakcje o charakterze stałym, np. opłaty ryczałtowe, czynsze i najmy. W takich przypadkach sprawdzić się może self-billing, czyli samofakturowanie.
W dalszej części artykułu wyjaśnimy:
- Czym jest self-billing?
- Jakie przynosi korzyści?
- Jakie są podstawy prawne stosowania tego procesu?
Self-billing czyli samofakturowanie
Self-billing zwany też self-invoicing czy samofakturowaniem to proces, w którym to nabywca (kupujący) wystawia fakturę w imieniu swojego dostawcy (sprzedającego). Ta specyficzna metoda rozliczeń z kontrahentami znajduje zastosowanie np. w przypadku stałej i długofalowej współpracy z wybranymi kontrahentami, z którymi rozliczane są opłaty cykliczne. Sprawdza się również w przypadku występowania problemów z terminowym wystawianiem i otrzymywaniem dokumentów od sprzedawcy, a więc wtedy, kiedy między kontrahentami wymieniane są duże wolumeny zamówień i faktur, wymagające pracochłonnego monitorowania i uzgadniania.
Dzięki wdrożeniu procesu self-invoicing kupujący, na mocy podpisanej z dostawcą umowy, może w jego imieniu wystawiać faktury, zgodnie z przyjętymi okresami rozliczeniowymi, według uzgodnionych przez obie strony zasad.
W zależności od przyjętego scenariusza procesu, istnieją dwa modele obsługi faktur:
- faktury są wystawiane przez nabywcę, akceptowane i przesyłane samoczynnie do jego systemu finansowo-księgowego oraz do dostawcy,
- faktury są wystawiane przez nabywcę, jednak przed przekazanie do systemu finansowo-księgowego wymagają akceptacji przez dostawcę (sprzedającego).
Marketplanet dostarcza w ramach narzędzi AP Automation gotowe rozwiązania do obsługi procesu self-billing. Dzięki możliwościom integracji z rozwiązaniami wspierającymi cały proces P2P, pozwalają one zautomatyzować nie tylko zarządzanie przepływem zamówień czy uzgadniania płatności, ale również sam proces pozyskania faktury i co ważne – zadbania o jakość informacji przekazywanej w ramach faktury.
Przykład wykorzystania narzędzi Marketplanet w procesach self-billing znajdziemy dziś u jednego z naszych Klientów z branży telekomunikacji, gdzie zrealizowano projekt mający na celu zmniejszenie kosztów obsługi i rozliczania dokumentów zakupowych w obszarze opłat stałych realizowanych cyklicznie (np. na najem powierzchni handlowych i technicznych). Wdrożone rozwiązanie pozwoliło zminimalizować liczbę dokumentów papierowych, zredukować czynności manualne i skrócić czas realizacji procesu P2P (zamówienie – sprzedaż – fakturowanie – płatność). Dodatkowo zminimalizowano ryzyko błędów w procesie generowania i rejestracji dokumentów, co zarówno dla strony kupującej, jak i sprzedającej, przekłada się na sprawną realizację kolejnych etapów procesu przetwarzania i uzgadniania rozliczeń.
Korzyści z wdrożenia procesu self-billing
Uruchomienie procesu self-invoicing przynosi korzyści zarówno sprzedającym, jak i kupującym. Wśród nich należy wymienić co najmniej:
- minimalizacja opóźnień w wystawianiu i dostarczaniu faktur, co ma wpływ na terminowość rozliczeń VAT,
- ograniczenie kosztów związanych z manualną pracą oraz długim i pracochłonnym procesem wymiany dokumentów,
- jednoznaczny do przewidzenia termin płatności, zgodny z podpisanymi kontraktami, co zwiększa możliwości planowania środków pieniężnych,
- minimalizacja błędów na fakturach przy jednoczesnym zachowaniu ze strony sprzedawcy kontroli nad treścią faktury,
- usprawnienie procesu uzgadniania faktur (tzw. matchingu),
- pozytywny wpływ na zachowanie ciągłości współpracy i długofalowych relacji z kontrahentami,
- skrócenie czasu oczekiwania na płatność dla nabywcy (brak opóźnień wynikających z generowania faktur, ich przesyłania standardową metodą i automatycznego księgowania faktur),
- możliwość wyeliminowania lub zmniejszenia liczby wystawianych korekt lub duplikatów dokumentów.
Kiedy można korzystać z self-billing?
Możliwość wystawiania przez nabywcę faktur (ale również duplikatów i korekt) w imieniu swoich dostawców dotyczy przedsiębiorców zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT. W przypadku wykonywania usług lub zakupów poza Polską (ale w UE) dodatkowo konieczne jest posiadanie VAT-UE.
Self-billing nie jest standardową sytuacją i zgodnie z art.106 ust.1 ustawy o VAT. Wdrożenie takiego procesu wymaga spełnienia kilku warunków:
- Strony uczestniczące w transakcji koniecznie powinny zawrzeć porozumienie, najlepiej w pisemnej formie.
- Strona dostawcy jasno określa w porozumieniu zgodę na wystawianie faktur i ich zatwierdzanie.
- Powinny zostać określone ramy czasowe, w jakich będzie obowiązywało porozumienia.
- Faktura wystawiana w procesie „samofakturowania” musi zawierać takie same dane jak faktura wystawiana metodą tradycyjną.
- Dokument musi zawierać dopisek „samofakturowanie” w przypadku podatników krajowych i „self-billing” dla podatników krajów UE .
- Informacja dotycząca rodzaju usług/towarów, których będzie dotyczyła faktura.
- Określenia sposobu i terminu dostarczania faktur.
