7 strategii zarządzania wydatkami w trudnych czasach

Chodzi przede wszystkim o znajomość wydatków, analizę wiedzy na temat wydatków przed a nie po fakcie ich dokonania. W identyfikacji wydatków niekrytycznych chodzi o oznaczenie wydatków, bez których Firma funkcjonuje, niemających wpływu na biznes oraz asortymentów, dla których Firma posiada swobodę wyboru ich źródła.

Przeniesienie procesów zakupowych do narzędzi IT umożliwia łatwą weryfikację złożonych powiązań pozycji do zakupu z produktami końcowymi, a także automatyzację walidacji wydatków vs. zmiany potrzeb klientów końcowych. Dzięki temu podejmowanie decyzji zakupowych jest znacznie szybsze, a dodatkowo pozwala na identyfikowanie wydatków niekrytycznych przed a nie po zakupie.

2.     Dynamiczna walidacja potrzeb zakupowych

To skuteczna metoda blokowania czasowo zbędnych wydatków. Jedynym wyjściem dla selekcji i weryfikacji potrzeb zakupowych są narzędzia IT, które wspierają centralne zarządzanie priorytetami zakupowymi oraz kalendarzem zakupowym w kontekście wielu strumieni potrzeb zakupowych w firmie, w relacji do zmiennych priorytetów i zakładanej płynności finansowej.

Należy pamiętać, że wdrażanie zaawansowanych metod walidacji zasadności zakupu, wymaga ograniczenia nieefektywnych obiegów akceptacyjnych. Zbędne procesy akceptacji wprowadzają dodatkową inercję dla stosowanych automatycznych modeli weryfikacji optymalnego czasu dla wywołania zakupu.

3.     Optymalizacja wydatków „ogonowych” (tail spend)

W ramach działań wspólnych z zaprzyjaźnionymi podmiotami lub operatorem zakupów „grupowych” warto pokusić się o optymalizację wydatków typu tail spend. Wiele firm analizując swoje wydatki dostrzega, że około 80% zawieranych pojedynczych transakcji stanowi około 20% wolumenu wszystkich swoich wydatków. Dodatkowo ponosimy wysokie koszty operacyjne związane z przetwarzaniem transakcji zakupowych w relacji do małego wolumenu wydatków.

Możliwości jest wiele. Najprostsze wydaje się nawiązanie współpracy z profesjonalnym operatorem zakupów „grupowych”. Na poziomie operatora następuje agregacja potrzeb kilku podmiotów w poszczególnych asortymentach, co ze względu na wolumen pozwala na uzyskanie korzystniejszych cen zakupu. Wykorzystywane są również rozwiązania, oparte na społecznościowym charakterze Platform Zakupowych w sieci, np. korzystanie ze zniżek dla przedsiębiorców operujących w ramach programu Coupa Advantage.

Wydatki „ogonowe” z reguły traktowane są po macoszemu jednak bez nich nie funkcjonuje żadna firma. Optymalizacja wydatków nawet w tak ograniczonym wymiarze budżetu zawsze ma swoją wartość dla biznesu.

4.     Ochrona transakcji zakupów przed nadużyciami oraz oszustwami

Informatyzacja procesów zakupowych otwiera nowe światło na procesy nadużyć w zakupach. W opinii specjalistów wcześniej, gdy jedynym nośnikiem informacji był papier, trudniej było wyłapać oszustwa i nieprawidłowości. W obecnych warunkach systemy IT dają szansę oglądu transakcji w wielu wymiarach i na dowolnym poziomie szczegółowości. Dodatkowo mechanizmy automatycznej walidacji wielu parametrów transakcji ograniczają ryzyka fraudu inspirowanego działaniami zewnętrznymi lub wewnętrznymi w firmie.

Monitorowanie bezpieczeństwa transakcji poprzez wydłużanie łańcucha akceptacji wydatków jest wbrew pozorom nieskuteczne. Jak więc efektywnie zorganizować weryfikację by ograniczyć opisane powyżej ryzyka? Ponownie pomocą są narzędzia informatyczne: właściwe walidowanie danych transakcyjnych, dbałość o weryfikację parametrów zarządczych dla transakcji.

Profesjonalne Platformy Zakupowe gwarantują nienaruszalność zapisów w zakresie specyfikacji zakupowej w procesie co jednoznacznie wskazuje na jednoosobową odpowiedzialność inicjatora zakupu w zakresie zarządzania specyfikacją pozycji do zakupu.

5.     Elektroniczna komunikacja z dostawcami

Wiele firm zastanawia się co zyskuje dzięki elektronicznej komunikacji z dostawcami? Czy to ma biznesowy sens? Odpowiadamy: zdecydowanie tak!

Elektroniczna komunikacja z dostawcami daje korzyści na każdym etapie współpracy oraz porządkuje zasoby informacyjne stojące za taką współpracą, wspiera powstawanie bazy wiedzy o rynku a nie tylko pomaga w uzyskaniu bardziej efektywnej transakcyjności. Wśród korzyści można wymienić m.in.:

• Mobilność procesu zakupowego w relacji z dostawcą – szybkie zbieranie ofert, zawieranie umów, odbieranie zamówień.
• Gromadzenie wiedzy o transakcjach historycznych w kontekście analitycznym dla przyszłych wycen projektów.
• Korzystanie z zewnętrznego źródła katalogowego redukuje własne nakłady na takie działania wobec swojej Organizacji
• Redukcja kosztów logistyki dostaw oraz działań operacyjnych dla obsługi procesu zakupowego

6.     Wykorzystaj rozliczenia z dostawcami dla redukcji kosztu zakupu

W polskich warunkach, prowadzący biznes z reguły stawiają na swoją przewagę wobec dostawców, co w konsekwencji przekłada się na żądanie długich a niekiedy bardzo długich terminach płatności.

Jednak z punktu widzenia harmonijnego rozwoju biznesu, znacznie bardziej optymalnym rozwiązaniem jest poszukiwanie metod obniżenia cen zakupu poprzez szybsza płatność za dostarczony towar. Według zasady płacę szybko, oczekuję niższej ceny. Taki scenariusz wspiera kondycję naszych dostawców, buduje nasz prestiż i wiarygodność w relacjach biznesowych.

Można zadać sobie pytanie jak zabezpieczyć lepiej swój interes w rozliczeniach. Wsparcie znajdziemy w naszych instytucjach bankowych, które są zainteresowane wydawaniem kart rozliczeniowych z odroczoną płatnością od 30 do 90 dni. Warto policzyć na ile zyskujemy budując nasze relacje na zróżnicowanych formach rozliczeń z dostawcami.

7.     Zarządzanie ryzykiem współpracy z dostawcami

Wśród pakietu działań strategicznych zarządzania kosztami, należy wymienić także ryzyka współpracy z dostawcami. Niekiedy trudno właściwie je zidentyfikować i wycenić. Dlatego potrzebujemy systemowego podejścia. Musimy właściwie ocenić kategorie asortymentowe, kluczowe dla wystąpienia potencjalnych ryzyk oraz przygotować działania zmierzające do ich monitorowania oraz szacowania prawdopodobieństwa ich wystąpienia. Pomocne są takie działania i procesy jak wstępna i właściwa Kwalifikacja dostawców oraz Kontrola dostaw.