Sprawozdawczość 2025: Jak przygotować raport roczny na platformie eZam?

Integracja z Systemem e-Zamówienia – standard, który zmienia wszystko

W 2026 roku pełna integracja platformy eZam z rządowym Systemem e-Zamówienia to fundament pracy nowoczesnego urzędu. Funkcja ta pozwala na automatyczne generowanie sprawozdania na podstawie danych gromadzonych w systemie przez cały rok 2025.

Oznacza to, że Zamawiający nie buduje raportu od zera. System pobiera informacje o udzielonych zamówieniach, zawartych umowach i trybach postępowań, a rola użytkownika sprowadza się do weryfikacji danych i uzupełnienia brakujących informacji, których wcześniej nie było potrzeby wprowadzać.

Moduł Sprawozdawczość: Krok po kroku

Proces przygotowania sprawozdania za rok 2025 w module Sprawozdawczość jest intuicyjny i przejrzysty:

1. Wskazanie roku: Wybieramy rok sprawozdawczy (2025).
2. Autoryzacja: Potwierdzamy tożsamość w systemie centralnym e-Zamówienia (bezpośrednio z poziomu platformy).
3. Praca na tabelach: System prezentuje 9 tabel, które są identyczne z tymi w systemie centralnym.

Struktura sprawozdania (9 kluczowych obszarów):

• Tabela I: Dane Zamawiającego.
• Tabela II: Zamówienia klasyczne poniżej progów unijnych (z wyłączeniem usług społecznych).
• Tabela III: Zamówienia o wartości równej lub przekraczającej progi unijne.
• Tabela IV: Informacje o konfliktach interesów (art. 56 ust. 2) oraz zmowach wykonawców.
• Tabela V: Usługi społeczne i inne szczególne usługi (art. 359 i 392 ust. 1).
• Tabela VI: Zamówienia uwzględniające aspekty społeczne.
• Tabela VII: Zamówienia uwzględniające aspekty środowiskowe lub innowacyjne.
• Tabela VIII: Zamówienia udzielone z wyłączeniem stosowania przepisów ustawy PZP.
• Tabela IX: Zamówienia klasyczne poniżej 130 000 zł oraz zamówienia sektorowe/obronne poniżej progów.

Dlaczego warto przygotować sprawozdanie w eZam?

Główną korzyścią jest wykorzystanie danych historycznych. Każde postępowanie prowadzone w platformie w ubiegłym roku ma swoje odzwierciedlenie w odpowiedniej tabeli.

• Brak dublowania pracy: Zamiast wpisywać dane od nowa, edytujesz istniejące rekordy. Możesz szybko określić, czy zamówienie było np. sektorowe, jeśli wcześniej ta informacja nie była wymagana.
  
• Kompletność danych,  zamówienia spoza platformy: Wiemy, że niektóre postępowania (np. te wyłączone z ustawy) mogły być prowadzone przez Państwa poza systemem elektronicznym. W ezam można je ręcznie dodać bezpośrednio do modułu sprawozdawczego. Dzięki temu mają Państwo wszystko w jednym miejscu i nie muszą zaczynać pracy od zera w systemie e-Zamówienia z obawy, że platforma nie posiada kompletu informacji.
  
• Obsługa wyłączeń (Tabela VIII): Wystarczy wybrać odpowiednią podstawę prawną wyłączenia z listy, co eliminuje błędy w interpretacji przepisów.
  
• Wizualna kontrola (System świateł): eZam podpowiada, gdzie brakuje danych. Wiersze podświetlone na czerwono wymagają uzupełnienia, natomiast zielone są gotowe do wysyłki. Dzięki temu masz pewność, że wysyłasz kompletny dokument.

Błyskawiczna wysyłka i korekta

Po zakończeniu edycji wystarczy jedno kliknięcie: „Wyślij sprawozdanie do systemu e-Zamówienia”. Dzięki integracji API, dane trafiają bezpośrednio do UZP.

Co jeśli po wysyłce zauważysz błąd? W 2026 roku proces korekty jest równie prosty. Możesz nanieść zmiany bezpośrednio w eZam i ponownie przesłać raport, zachowując spójność dokumentacji w swoim wewnętrznym systemie. To gwarantuje, że Twoje archiwum jest zawsze zgodne z tym, co widzi organ kontrolny.