Purchase to Pay – dział zakupów i księgowości w jednej drużynie

Skuteczna współpraca to klucz do sukcesu

Zarządzanie całym obszarem finansowo-księgowym w większych organizacjach to nie lada wyzwanie. By cały proces przebiegał sprawnie potrzeba odpowiednich narzędzi oraz przejrzystej współpracy poszczególnych działów. Z tym ostatnim nie zawsze jest tak, jak być powinno.

Często obserwowanym zjawiskiem jest brak wspólnego celu, interesów oraz wizji przy próbie wdrożenia systemów wspomagających pracę działów zakupów i księgowości. Nierzadko na linii tych dwóch podmiotów dochodzi wręcz do konfliktu interesów czy wzajemnego niezrozumienia.

Z punktu widzenia całej organizacji taka sytuacja nie powinna mieć miejsca. W przeciwnym wypadku wewnętrzne procesy stają się mocno utrudnione, a przecież ostatecznie wszystkim działom zależy na tym, by procesami zarządzać mądrze i sprawnie.

Recepta na usprawnienie – proces Purchase to Pay

Żeby osiągnąć naprawdę wymierne korzyści dla firmy, potrzebne jest usprawnienie całego procesu transakcyjnego. Do tego niezbędna jest platforma, która pokrywa i automatyzuje proces P2P.

Dzięki takiemu rozwiązaniu sprawnie przechodzimy przez wszystkie etapy od wystąpienia potrzeby zakupu przez przyjęcie faktury, aż do rozliczenia.

By było to w pełni możliwe, potrzeba zaangażowania oraz współpracy działu księgowości z pozostałymi działami uczestniczącymi w procesie.

Trzeba pamiętać, że w procesie Purchase to Pay nie mamy do czynienia z oddzielnymi procesami, a z jednym, wieloetapowym i zintegrowanym działaniem.

I chociaż cały proces ma jeden cel, to każdy jego etap posiada własną specyfikę, której warto przyjrzeć się bliżej, by dobrze wykorzystać potencjał całości.

Różne etapy, jeden cel

Żaden proces nie jest samotną wyspą. Procesy różnych departamentów stale się przeplatają. Każda zmiana w jednym obszarze wpływa na inne obszary. W związku z tym warto poświęcić czas na edukowanie i sprawną wewnętrzną komunikację, w której poruszymy tematy wewnętrznych działań oraz celów wszystkich ośrodków związanych z procesem P2P.

Jakie działy uczestniczą w procesie Purchase to Pay?

Największym beneficjentem procesu P2P jest naturalnie dział księgowości. To tutaj dokonuje się automatyzacja działań i tu generowane są oszczędności operacyjne. Jednak, aby sprawnie przeprowadzić cały proces, księgowość współpracuje z innymi jednostkami organizacyjnymi, które są odpowiedzialne za poszczególne etapy procesu. To często klienci wewnętrzni, działy kontrolingu, finansów i zakupów.

Dzięki skutecznej współpracy między poszczególnymi podmiotami szybciej wdrażane są procedury zakupowe. To podnosi efektywność kontroli planowanych wydatków i znacznie upraszcza procesy akceptacji. Poza tym dokładność prognoz w obszarze rezerw finansowych ulega znacznemu poprawieniu. A co dokładnie możemy osiągnąć dzięki efektywnemu wykorzystaniu potencjału procesu P2P w poszczególnych działach?

Wypracowanie standardu czyni cuda

To dość trywialne stwierdzenie, ale w procesie P2P ma kluczowe znaczenie. Wszystkie czynności przebiegają sprawnie, gdy mamy wypracowany standard działania dla organizacji na każdym etapie procesu zakupowego. Warto o tym pamiętać, gdy chcemy usprawnić w organizacji P2P. Wypracowanie takiego standardu to również zadanie, w którym niezbędna jest ścisła współpraca wszystkich zaangażowanych w proces działów.

Po wypracowaniu standardu można wdrożyć skuteczną strategię automatycznego dopasowania, uzgadniania faktur z zamówieniami oraz potwierdzeniami odbioru. W ten sposób skutecznie automatyzujemy proces dekretacji i akceptacji faktury.

Najwięcej uwagi poświęcamy księgowości

Faktury za zamówienia z różnych działów, gdzie nie widać skali całej firmy, przychodzą do księgowości. Tam z kolei często okazuje się, że faktur jest tak dużo, że ich rozliczenie staje się problematyczne. Dzięki procesowi P2P usprawniamy przede wszystkim funkcjonowanie działu księgowości.

Automatyzacja części procesów, wypracowanie standardów poszczególnych zadań, przyspieszenie akceptacji dokumentów – te elementy pozwalają osiągnąć największe korzyści dla organizacji. Poza tym dzięki sprawnie działającemu P2P dział księgowości szybciej zamyka okresy rozliczeniowe i unika opóźnień w płatnościach, co znacznie poprawia pozycję negocjacyjną działu zakupów.

Eliminujemy zjawisko podwojenia pracy

W sprawnie działającym procesie P2P zakup powinien być dekretowany jak najwcześniej i zatwierdzony raz, nie wykluczając oczywiście akceptacji wieloetapowej. Dzięki temu, po otrzymaniu faktury, możliwe jest jej automatycznie zadekretowanie oraz akceptacja. W ten sposób znacząco zyskujemy na czasie. Całość tego elementu procesu jest zautomatyzowana, a co za tym idzie – przebiega bardzo sprawnie, nie powodując zbędnego powielania tych samych czynności.

Maksymalnie wykorzystujemy potencjał działu zakupów

W procesie Purchase to Pay rola działu zakupów jest ściśle określona. Specjaliści skupiają się w nim na sourcingu, konstruowaniu umów, katalogów oraz opracowywaniu działań strategicznych. Dodatkowo, jeśli taka potrzeba, merytorycznie opiniują zapotrzebowania. Wszystko w imię sprawnie dokonywanych zamówień i realizacji zakupów.

Księgowość uczestniczy w gromadzeniu informacji

W proces zbierania informacji podczas dokonywania zamówień mocno angażujemy również dział księgowości. Pamiętajmy, że to faktura jest księgowana. Im lepiej poinformowany jest dział księgowości, tym sprawniej przebiegają wszystkie procesy, a wdrożenie automatyzacji zaczyna przynosić wymierne korzyści.

Autoryzacja zakupu

By ścieżka autoryzacji dokonywanego zakupu przebiegała równie sprawnie, należy zadbać, by była tożsama ze ścieżką autoryzacji faktury. Różnica polega na tym, że w procesie autoryzacji zakupu potrzebujemy dodatkowo osoby merytorycznie oceniającej zgłoszoną potrzebę. Dzięki standardom i większej automatyzacji oszczędzamy czas oraz przyspieszamy następujące po zakupie procesy: dostawę, fakturowanie i płatność.

Podsumowanie

Do osiągnięcia idealnego stanu, potrzeba ścisłej współpracy księgowości, działów zakupów oraz kontrolingu. Pamiętajmy, że recepta na sprawnie działający proces Purchase to Pay tkwi w dobrze opracowanym standardzie i doskonałej wewnętrznej współpracy.

Szczególne korzyści widoczne są w dziale księgowości, gdzie oszczędza się czas, pozwala zredukować koszty obsługi rozliczeń i unikać opóźnień w płatnościach. Usprawnienia w tym obszarze dają też wymierne korzyści innym uczestnikom procesu.

Dział zakupów otrzymuje lepszą kontrolę nad procesem zaciągania zobowiązań, może skupić się na celach strategicznych dla organizacji, poprawia relację z dostawcami. Dział kontrolingu natomiast otrzymuje kompletną ścieżkę audytu.