Aktualność referencji w zamówieniach publicznych

Z treści art. 26 ust. 1 i 2 ustawy Pzp wynika, że zamawiający przed udzieleniem zamówienia, wzywa lub może wezwać wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym, aktualnych na dzień złożenia oświadczeń lub dokumentów potwierdzających okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy Pzp, w tym m.in. oświadczeń lub dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu. Jednym z takich dokumentów jest wykaz wykonanych świadczeń wraz z referencjami.

Złożony dokument ma być zatem aktualny na dzień jego złożenia.

Co to w praktyce oznacza w kontekście złożenia referencji?

Warunki podmiotowe tj. zarówno warunki udziału w postępowaniu jak i brak podstaw do wykluczenia bezwzględnie muszą być spełnione przez wykonawcę w dniu składania ofert. Stan taki musi ponadto zostać utrzymany przez cały okres począwszy od dnia złożenia oferty aż do momentu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

W kontekście powyższego należy pamiętać, że choć do złożonej oferty wykonawca załącza wyłącznie wstępne oświadczenie o spełnieniu warunków podmiotowych, na dalszym etapie postępowania może zostać wezwany do złożenia dokumentów potwierdzających spełnienie warunków.

Choć za dokument aktualny należy uznać taki, którego termin wystawienia mieści się w ramach czasowych wynikających z rozporządzenia o dokumentach, aż do daty jego złożenia, w przypadku referencji, musi on potwierdzać stan faktyczny na dzień składania ofert.

Referencje mogą być zatem wystawione przed jak i po dniu składania ofert, o ile potwierdzają, że wykazywane świadczenia zostały zrealizowane przed upływem tego terminu.

Zgodnie z wyrokiem KIO z 19 grudnia 2016 roku, o sygnaturze KIO 2270/16 „Nowelizacja ustawy, która weszła w życie 28 lipca 2016 r. pozwala wykonawcom na wykazywanie spełniania warunków udziału w postępowaniu lub braku podstaw do wykluczenia z postępowania na datę późniejszą, niż dzień, w którym upływa termin składania ofert”.

Co do zasady, dolna granica czasowa wystawienia referencji nie została określona. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy wykonawca składa referencje potwierdzające należyte wykonywanie świadczeń okresowych lub ciągłych, jeżeli w terminie składania ofert, są wciąż wykonywane.

Takie referencje nie mogą być wystawione wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.

Reasumując, warunki udziału w postępowaniu muszą być spełnione przez wykonawcę w dniu składania ofert. Brak jest tym samym możliwości powoływania się w wykazie wykonanych świadczeń, na te, które zostały zakończone po upływie terminu składania ofert. Wyjątek, stanowią tutaj świadczenia okresowe lub ciągłe.

Orzecznictwo

Zgodnie z uchwałą KIO z 2 kwietnia 2019 r., o sygn. KIO/KD 20/19 „W tzw. procedurze odwróconej dokumenty składane na wezwanie po upływie terminu składania ofert muszą być aktualne co do daty ich wystawienia, a przede wszystkim co do daty potwierdzającej spełnianie warunków udziału wykonawcy w postępowaniu.

W żadnym okresie obowiązywania p.z.p. nie występowały przyzwolenia na potwierdzanie spełniania wymagań dokumentami stwierdzającymi stan faktyczny powstały (nabycie praw) po upływie terminu składania ofert.

Okoliczności takie stanowią o naruszeniu przepisów stanowiących o obowiązku zamawiającego wykluczenia wykonawcy z postępowania, odrzucenia oferty wykonawcy, stanowią o rażącym naruszeniu zasady zapewnienia uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców”.