Współczesny rynek pracy wymaga od organizacji elastyczności, innowacyjności i efektywności. Dział HR (Human Resources), kadr czy zarządzania zasobami ludzkimi – bez względu jak się rzeczywiście nazywa – jest kluczowym element każdej organizacji i odgrywa coraz większą rolę w osiąganiu tych celów. W zamówieniach publicznych, gdzie często nadal dominuje biurokracja i tradycyjne podejście do zarządzania personelem, wprowadzenie nowoczesnych rozwiązań HR napotyka na wiele wyzwań. W tym artykule podsumowujemy kluczowe aspekty cyfryzacji HR w sektorze publicznym.
W ramach cyklu Procurement Influencers Talks: Okiem Ekspertów Pzp zachęcamy do obejrzenia rozmowy z naszym ekspertem Rafałem Gawrońskim, Kierownikiem ds. Kluczowych Klientów z Zespołu cyfryzacji HR w Symfonia HR na temat cyfryzacji HR w sektorze publicznym.
HR w sektorze publicznym
Sektor publiczny często zmaga się z brakiem środków finansowych oraz świadomości potrzeby inwestycji w rozwój pracowników wśród decydentów. Przekłada się to na brak inwestycji w nowoczesne narzędzia HR, które dla porównania są wykorzystywane w sektorze komercyjnym o wiele częściej. Takie rozwiązania traktowane jako koszty, a nie inwestycje.
Do tej pory dział HR w sektorze publicznym skupiał się na administracyjnych aspektach zarządzania personelem związanych z zatrudnieniem, wynagrodzeniami czy ewidencją pracowników. Jednak rozwój technologii oraz zmieniające się oczekiwania pracowników wymagają nowego podejścia do zarządzania zasobami ludzkimi. Coraz częściej podkreśla się znaczenie “miękkiego” HR, obejmującego takie aspekty jak rozwój pracowników, budowanie kultury organizacyjnej i zwiększanie zaangażowania pracowników. Wbrew pozorom ma to znaczenie nie tylko w firmach komercyjnych, ale także w instytucjach publicznych.
Rafał Gawroński wskazuje także na ważną kwestię – przygotowanie się do rozmowy na temat wdrożenia:
Kiedy brakuje nam motywacji do tego, żeby pójść do decydentów, wytłumaczyć, co jest powodem, dla którego potrzebujemy narzędzi, co jest powodem, dla którego chcemy wprowadzić ten dział HR miękkiego do organizacji, to powinniśmy przygotować się pod względem kosztów, czyli ile będzie wymagała od nas ta inwestycja, ale jednocześnie przygotować korzyści, polegające na oszczędności czasu. Oszczędność czasu to jest podstawowa korzyść.
Korzyści cyfryzacji w obszarze kadr w instytucjach publicznych
Wybór odpowiedniego systemu HR jest ważną decyzją, która ma długofalowy wpływ na funkcjonowanie organizacji. Warto dokładnie przeanalizować swoje potrzeby i oczekiwania oraz porównać oferty różnych dostawców. Inwestycja w nowoczesne narzędzia HR to inwestycja w rozwój organizacji i zwiększenie jej konkurencyjności.
Co zyskuje jednostka publiczna, decydując się na automatyzację kadr? Przede wszystkim zwiększenie efektywności pracy. Automatyzacja procesów pozwala zaoszczędzić czas i zmniejszyć ryzyko błędów ludzkich. Zarówno tych po stronie pracowników działu, jak i pozostałych pracowników jednostki, składających np. wniosek o urlop. Łatwiej i szybciej można poprawić błędy we wniosku złożonym elektronicznie, niż tradycyjnie – papierowo.
Warto także podkreślić usprawnienie procesów rekrutacji i onboardingu. Nowoczesne narzędzia umożliwiają szybsze i bardziej efektywne pozyskiwanie pracowników, a także lepsze zarządzanie ich rozwojem zawodowym. Ważna jest również poprawa satysfakcji pracowników, ponieważ inwestycja w ich rozwój prowadzi do zwiększenia zaangażowania i lojalności wobec organizacji.
Wybór dostawcy rozwiązań HR – na co zwrócić uwagę przygotowując przetarg?
Absolutny priorytet jest bezpieczeństwo danych, ponieważ dane osobowe pracowników są wrażliwe i wymagają najwyższej ochrony. Przed wyborem warto także zrobić listę, co z naszej perspektywy ten system powinien mieć. System powinien być dostosowany do specyficznych potrzeb i procesów danej instytucji. Ważne jest także, aby dostawca systemu oferował kompleksowe wsparcie techniczne i szkoleniowe. Często takie wsparcie jest kluczowe, aby system wdrożyć poprawnie i korzystać z pełni jego możliwości.
Ważnym aspektem są także możliwości techniczne, takie opcja integracji z innymi systemami wykorzystywanymi w organizacji, np. systemami kadrowo-płacowymi czy systemami zarządzania dokumentacją. Warto także wziąć pod uwagę skalowalność, tak aby można było rozbudowywać system wraz ze zmieniającymi się potrzebami organizacji. Wiele organizacji zwraca także uwagę na łatwość obsługi, to, aby program był intuicyjny i prosty w obsłudze. Dzięki temu pracownicy będą z niego korzystali bez przeszkód.
Ostatnim punktem są koszty, ponieważ ona także brane są pod uwagę i często niestety mają najwyższą wagę. Inwestycja w nowoczesne narzędzia HR wymaga odpowiedniego budżetu. Co szczególnie ważne, to należy zwrócić uwagę na całkowity koszt posiadania systemu, uwzględniający koszty wdrożenia, licencji oraz utrzymania.
