Nowa ustawa Pzp w pytaniach i odpowiedziach [Wykonawcy]

Udział w postępowaniu

Czy w trybie podstawowym wraz z ofertą należy złożyć oświadczenie dotyczące przynależności do grupy kapitałowej ?

W nowym PZP nie ma obowiązku składania oświadczenia o grupie kapitałowej.

W przypadku wynagrodzenia kosztorysowego, jak należy traktować kosztorys? Kiedy należy go złożyć, czy na wezwanie czy razem z ofertą? Jest to dokument przedmiotowy czy podmiotowy?

Kosztorys najczęściej stanowi część oferty i jest składany wraz z ofertą.

Czy instrukcje, certyfikaty jakości, protokoły z wykonanych badań stanowią przedmiotowe środki dowodowe i muszą zostać złożone wraz z ofertą?

Tak, z tym że instrukcje i protokoły z wykonanych badań mogą być przedmiotem żądania ich złożenia, jeżeli miałyby być złożone na potwierdzenie, że oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane spełniają określone przez Zamawiającego wymagania, cechy lub kryteria i jeżeli byłyby one niezbędne do przeprowadzenia postępowania.

Termin wykonania zamówienia: czy można wymagać podania od Zamawiającego konkretnych dat, zamiast np. informacji: 2 lata od podpisania umowy?

Termin wykonania zamówienia powinien być wskazany poprzez podanie dni, tygodni, miesięcy lub lat. Wskazanie terminu wykonania zamówienia poprzez podanie dat jest możliwe tylko wtedy, gdy jest to uzasadnione obiektywną przyczyną.

Kiedy Zamawiający powinien opublikować kwotę jaką zamierza przeznaczyć na dane zamówienie?

Zamawiający, najpóźniej przed otwarciem ofert, udostępnia na stronie internetowej prowadzonego postępowania informację o kwocie, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

Podpis elektroniczny

Jak można podpisać ofertę zgodnie z nową ustawą PZP?

Zgodnie z nową ustawą PZP w postępowaniach krajowych wszczętych po 1 stycznia 2021 r dopuszczone zostały nowe rodzaje podpisów elektronicznych. Tak więc w postępowaniach, które dotyczą zamówień poniżej progów unijnych, wykonawcy mogą podpisywać oferty wybierając jeden z trzech sposobów: kwalifikowany podpis elektronicznym, podpis osobistym (e-dowód osobisty z warstwą elektroniczną) lub profil zaufany (ePUAP). W przetargach o wartościach powyżej progów unijnych nadal niezbędny jest kwalifikowany podpis elektroniczny.

Czy pełnomocnictwa w trybie podstawowym należy podpisać?

Pełnomocnictwo powinno być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

Czy wadium w trybie podstawowym powinno być podpisane?

Jeżeli Wykonawca wnosi wadium w formie gwarancji lub poręczenia, o których mowa w art. 97 ust. 7 pkt 2-4 nowego PZP, Wykonawca przekazuje zamawiającemu oryginał gwarancji lub poręczenia, w postaci elektronicznej. Tym samym wykonawca nie może wnieść wadium poprzez złożenie gwarancji lub poręczenia w formie tradycyjnej, papierowej, ponieważ wtedy wykonawca nie mógłby przekazać zamawiającemu oryginału wadium w postaci elektronicznej.

Czy ofertę można podpisać przez ePUAP?

Podpis zaufany jest brany pod uwagę w postępowaniach poniżej progów unijnych.

Czy zaświadczenie ZUS lub US podpisane elektronicznie trzeba jeszcze jakoś uwierzytelniać, podpisać poprzez profil zaufany, kwalifikowany podpis elektronicznie czy podpis osobisty?

TAK, zaświadczenia z ZUS lub US powinny być podpisane przez Wykonawcę oraz wystawcę dokumentu. Typ podpisu (zaufany, osobisty, kwalifikowany) powinien być zastosowany zgodnie z progami prowadzonego postępowania. Jeśli zaświadczenie zostało wydane w formie papierowej Wykonawca powinien zeskanować dokument, a następnie opatrzyć go podpisem elektronicznym, jeśli dokument został wystawiony w formie elektronicznej, wykonawca powinien opatrzyć dokument podpisem elektronicznym, a następnie złożyć Zamawiającemu dokument wraz z podpisami elektronicznymi wystawców dokumentów oraz swoimi.

Czy oświadczenie Wykonawcy przysłane w wyniku wezwania do uzupełnienia dokumentów, podpisane podpisem zaufanym, następnie wydrukowane i zeskanowane może być do zaakceptowania?

Dokument złożony bez podpisu elektronicznego, jest dokumentem bez zachowania formy elektronicznej (art. 78 KC). Taki dokument jest traktowany jako niezłożony.

Czy pełnomocnictwa w trybie podstawowym należy podpisać?

Pełnomocnictwo powinno być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

Czy w przypadku skompensowanego pliku należy podpisać każdy dokument osobno w tym pliku czy wystarczy tylko podpis “paczki”?

W takim przypadku wystarczy podpis skompresowanego pliku, wtedy każdy plik zawarty w „paczce” zostaje uznany jako podpisany.

Jeżeli podpisany będzie każdy dokument, to czy “paczkę” też należy podpisać?

Nie, jeśli dokumenty są podpisane, nie ma konieczności podpisu „opakowania”, w którym się znajdują.

Co oznacza “konserwacja” podpisu?

Konserwacja podpisu ułatwia określenie ważności podpisywanych plików. Konserwacja podpisu pozwala na sprawdzenie, czy podpis był ważny w momencie składania, nawet jeśli weryfikacja następuje po upływie terminu jego ważności. Do konserwowania podpisów używa się znacznika czasu, który zapisywany jest w danych złożonego na dokumencie podpisu.

Czy podpis musi być ważny w dniu otwarcia ofert czy w dniu złożenia oferty elektronicznej?

Podpis musi być ważny na dzień jego złożenia.

Portale e-Usług

Jak założyć konto na platformie OnePlace Marketplanet?

Aby utworzyć konto na stronie OnePlace należy wejść na stronę https://oneplace.marketplanet.pl/poczatek i kliknąć przycisk „załóż konto za darmo”. Po uzupełnieniu wymaganych danych proszę wybrać przycisk „Zarejestruj się”. Na podany adres e-mail zostanie przesłana wiadomość z linkiem, za pomocą którego trzeba potwierdzić adres. Następnie należy zalogować się na stronie OnePlace i ukończyć proces rejestracji. Po wypełnieniu formularza rejestracyjnego podzielonego na cztery etapy proszę wysłać wniosek rejestracyjny do weryfikacji za pomocą przycisku „wyślij wniosek”.

Jak długo trwa weryfikacja wniosku na OnePlace Marketplanet?

Wnioski rejestracyjne są rozpatrywane w dniach roboczych w godzinach 8:00-17:00. Wiadomość potwierdzająca aktywację konta zostanie przesłana na adres e-mail użyty podczas rejestracji w ciągu 24 godzin (wyłączając weekendy) od przesłania wniosku do akceptacji.

Czy trzeba podpisywać wniosek rejestracyjne podpisem elektronicznym?

Podpis elektroniczny nie jest wymagany, aby zarejestrować konto na One Place. Wniosek podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest akceptowany automatycznie. Jeżeli wniosek nie jest podpisany, należy poczekać na akceptację konta przez administratora.

Jak zarejestrować kilku pracowników firmy na OnePlace Marketplanet?

Każda z osób musi przejść standardowy proces rejestracji poprzez opcję “Załóż konto za darmo” na platformie oneplace.marketplanet.pl. Jeżeli w trakcie rejestracji nowy użytkownik poda numer NIP i kod pocztowy już istniejącej w bazie firmy to zostanie połączony z istniejącym już profilem. Każdy z użytkowników ma odrębny login.

Czy można zarejestrować kilka oddziałów dla jednej firmy na OnePlace Marketplanet?

Dla jednej firmy może powstać wiele oddziałów, które rozróżniane są według kodu pocztowego. Każdy oddział może być reprezentowany przez więcej niż jednego użytkownika. Jeżeli podczas rejestracji użytkownik poda numer NIP istniejącej już w bazie firmy ale inny kod pocztowy spowoduje to powstanie kolejnego oddziału danej firmy.

Jak zmienić dane firmy na OnePlace Marketplanet?

Kod pocztowy, adres mailowy (login) oraz NIP są danymi niemożliwymi do edycji, ponieważ identyfikują oddział oraz użytkownika, na przykład w przypadku zaproszeń do przetargów itp. W tej sytuacji, aby zapisać w systemie nowe dane, należy na nowo zarejestrować swoje konto poprzez opcję „Załóż konto za darmo”.

Pozostałe dane firmy lub użytkownika można zmienić po zalogowaniu na oneplace.marketplanet.plwybierając zakładkę „Ustawienia”, następnie „Użytkownik” lub „Dane firmy”.

Jak zmienić adres mailowy na OnePlace Marketplanet?

Adres mailowy (login) jest daną niemożliwą do edycji, ponieważ jest unikalnym adresem potrzebnym do logowania. W tej sytuacji, aby zapisać w systemie nowe dane, należy na nowo zarejestrować swoje konto poprzez opcję „Załóż konto za darmo”. Jeżeli przy rejestracji zostaną podane te same dane firmy, nowy adres mailowy przypisze się do istniejącego profilu firmy.

Jak usunąć konto na OnePlace Marketplanet?

Usunięcie aktualnie istniejącego maila, aby wykorzystać go na nowo przy rejestracji, jest możliwe po wysłaniu maila na [email protected] z prośbą o usunięcie konta. Prosimy mieć na uwadze, że po usunięciu konta, dostęp do archiwalnych danych postępowań będzie ograniczony.

Jak przystąpić do postępowania na platformie Oneplace Marketplanet?

Aby odszukać system zakupowy dedykowany zamawiającemu należy wybrać zakładkę „Usługi”. W polu “Wpisz, czego szukasz” należy wpisać nazwę Zamawiającego, a następnie przejść do systemu kupca za pomocą przycisku „Wejdź” . W kolejnym kroku proszę zaakceptować wymagane zgody i potwierdzić przyciskiem “zapisz”.

Po przejściu do systemu zakupowego z lewej strony ekranu znajduje się menu podzielone na dwie sekcje: „Portal dostawcy” oraz „Strefa publiczna”. Postępowania publiczne znajdują się w sekcji „strefa publiczna” w zakładce „Lista aktualnych postępowań PZP” lub „Lista aktualnych postępowań wyłączonych z PZP”. Postępowania prowadzone w trybie zamkniętym znajdują się w sekcji „Portal dostawcy” w zakładce „Moje postępowania”.

Aby przystąpić do postępowania, należy wejść w szczegóły postępowania, a następnie wybrać przycisk „Przystąp do postępowania” lub „Oferta” w przypadku postępowań zamkniętych.

Gdzie należy złożyć ofertę?

Po przystąpieniu do postępowania pojawią się cztery zakładki: „Status”, „Dokumenty zamówienia”, „Oferty” oraz „Pytania i odpowiedzi”. Właściwą ofertę należy złożyć w sekcji „Oferty”

W przypadku formularza własnego składanie ofert polega tylko na załączeniu odpowiednich dokumentów, zgodnie ze specyfikacją zamówienia oraz na przekazaniu tych dokumentów zamawiającemu za pośrednictwem platformy.

W przypadku formularza systemowego należy również uzupełnić na platformie warunki udziału, kryteria oceny ofert oraz pozostałe informacje żądane od wykonawcy przez zamawiającego.

Ofertę należy przesłać do zamawiającego za pomocą przycisku “złóż ofertę”.

Brak przycisku „Złóż ofertę” lub przycisk jest nieaktywny.

W przypadku formularza własnego przycisk „złóż ofertę” jest nieaktywny ponieważ w zakładce „Oferty” w sekcji „Dokumenty” nie został dodany żaden załącznik. Przycisk ten staje się aktywny po dodaniu na platformę przynajmniej jednego dokumentu.

W przypadku formularza systemowego brak przycisku „Złóż ofertę” wynika z tego, że w postępowaniu podzielonym na części nie została uzupełniona żadna z części formularza elektronicznego. Po uzupełnieniu i zapisaniu przynajmniej jednej z części postępowania przycisk „Złóż ofertę” pojawi się w polu „Akcje”.

Czy oferty trzeba szyfrować?

Tak, ale tylko w postępowaniach podlegających pod ustawę. Po użyciu po raz pierwszy akcji dodania dokumentu lub zapisania danych wprowadzonych na formularzu elektronicznym system poprosi o podanie hasła do zaszyfrowania oferty. Należy wtedy wymyślić i wprowadzić do systemu hasło. Jeżeli w późniejszym terminie Wykonawca będzie chciał wycofać lub zmodyfikować ofertę system będzie zawsze wymagał podania hasła. Hasło jest ustalane do każdego nowego postępowania.

Nie należy przekazywać Zamawiającemu hasła użytego do zaszyfrowania danych oferty. Po upływie terminu składania ofert wszystkie oferty zostaną odszyfrowane automatycznie.

Gdzie znajduje się informacja w otwarcia ofert?

Informacja z otwarcia ofert oraz publiczna sesja otwarcia ofert jest publikowana przez Zamawiającego w zakładce „Dokumenty zamówienia” w sekcji „dokumenty udostępnione”. Informacje to są zamieszczane przez zamawiającego po upływie terminu składania ofert.

Po użyciu prawego przycisku myszy na folderze „Informacja z otwarcia ofert” w menu widnieje „Brak dostępnych akcji”.

Należy użyć lewego przycisku myszy na nazwie folderu aby dostać się do środka folderu, a następnie użyć prawego przycisku myszy na nazwie załączonego dokumentu i wybrać z menu „pobierz”.

Jak podpisać ofertę?

W postępowaniach, które dotyczą zamówień poniżej progów unijnych, wykonawcy mogą podpisywać oferty wybierając jeden z trzech sposobów: kwalifikowany podpis elektronicznym, podpis osobistym (e-dowód osobisty z warstwą elektroniczną) lub profil zaufany (ePUAP). W przetargach o wartościach powyżej progów unijnych nadal niezbędny jest kwalifikowany podpis elektroniczny.

Czy można sprawdzić podpis?

Przed przystąpieniem do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub aukcji należy  sprawdzić czy na stacji roboczej zainstalowane są wszystkie dodatki i komponenty niezbędne do złożenia podpisu.

Na stronie https://oneplace.marketplanet.pl/sprawdz-podpis można wykonać test podpisu, który zweryfikuje czy na stacji roboczej jest zainstalowana aplikacja szafir Host, oprogramowania Java w wersji 32-bit oraz 64-bit oraz, że podpis jest prawidłowo zaimportowany do przeglądarki.

Po kliknięci „złóż ofertę” system nie uruchamia kontrolki Szafir.

Stanowisko komputerowe nie zostało odpowiednio skonfigurowane do złożenia podpisu on-line. Należy zainstalować oprogramowanie Java 32 bit oraz Java 64 bit (rekomendowana wersja 8u202). Po instalacji oprogramowania Java należy ponownie uruchomić przeglądarkę internetową i przeprowadzić test podpisu dostępny na stronie https://oneplace.marketplanet.pl/sprawdz-podpis

Resztę brakującego oprogramowania test zainstaluje automatycznie, wystarczy zaakceptować operacje, które będzie chciał wykonać.

Czy mając podpis kwalifikowany od innego dostawcy niż Szafir również można podpisać ofertę podpisem kwalifikowanym na platformie eZamawiający?

Tak, Szafir SDK jest jedynie aplikacją służącą do składania podpisu kwalifikowanego na platformie eZamawający. Szafir SDK jest kompatybilny ze wszystkimi podpisami wystawianymi przez certyfikowanych dostawców podpisów. Dostawca powinien zapewnić biblioteki PKCS11 umożliwiające użycie podpisu w rozwiązaniach firm trzecich.

Czy jeżeli dokumenty są podpisane przez osobę upoważnioną do reprezentacji podmiotu na podstawie pełnomocnictwa, to czy całość oferty przy składaniu oferty również musi podpisać ta sama osoba?

Dokumenty oraz potwierdzenie złożenia oferty należy podpisać zgodnie ze specyfikacją zamówienia. Co do zasady zarówno podpis na dokumentach jak i ten złożony przy potwierdzaniu złożenia oferty powinien być złożony przez osobę uprawnioną do reprezentacji firmy.

Czy aplikacja Szafir jest niezbędna do złożenia podpisu kwalifikowanego na platformie eZamawiający?

Jeżeli Zamawiający ustali wymóg potwierdzenia złożenia oferty za pomocą podpisu z poziomu platformy to w celu złożeniu podpisu kwalifikowanego z poziomu platformy aplikacja Szafir SDK jest niezbędna.

Czy do złożenia oferty przez platformę eZamawiający wymagane jest złożenie dwóch podpisów? Jeden podpis, którym podpisujemy plik z dokumentami oraz drugi podpis kiedy wypełniamy formularz ofertowy na platformie?

Dokumenty, które zgodnie ze specyfikacją zamówienia wymagają podpisu powinny zostać podpisane przed dołączeniem ich na platformę eZamawiający. Jeżeli Zamawiający dodatkowo ustali wymóg potwierdzenia złożenia oferty za pomocą podpisu z poziomu platformy, należy podczas składania oferty złożyć podpis na platformie.

Czy podpis, którym podpisuję formularz ofertowy na platformie eZamawiajacy również musi być zgodny z reprezentacją z KRS?

Wszystkie podpisy powinny być złożone przez osobę umocowaną prawnie do reprezentacji firmy.

Gdzie należy zamieścić pełnomocnictwo jeżeli jest ono podpisane przez inną osobą z zarządu z jego podpisem elektronicznym?

Pełnomocnictwo należy załączyć wraz z resztą dokumentów dołączanych do oferty w sekcji „Dokumenty”.

Skąd będzie wiadomo, że drugi podpis został złożony na platformie eZamawiający a nie po raz kolejny ten sam?

Przed uruchomieniem operacji składania drugiego podpisu, należy upewnić się, że na stacji roboczej użytkownika został wymieniony podpis.

Czy jeśli posiadamy podpis kwalifikowany mSzafir, w związku z tym składamy dokument z już naniesionym podpisem kwalifikowanym, to czy można pominąć składanie podpisu na platformie, czy system wykryje nasz podpis kwalifikowany?

Wymóg potwierdzenia złożenia oferty za pomocą podpisu z poziomu platformy jest definiowany przez Zamawiającego, jeżeli Zamawiający ustali taki wymóg nie ma możliwości pominięcia podpisu potwierdzającego złożenie oferty. Finalny podpis nie obejmuje dokumentów, dokumenty powinny być dołączone zgodnie ze specyfikacją zamówienia. Jeżeli dokumenty wymagają podpisu elektronicznego, należy je podpisać przed ich dołączeniem na platformę.

Jeśli załączniki dołączone w toku składania oferty będą już podpisane kwalifikowanymi podpisami zgodnie z KRS (np. pełnomocnictwo dla osoby składającej ofertę na platformie) to na końcu i tak osoba z pełnomocnictwa wybiera rodzaj podpisu i podpisuje ofertę? Wtedy ile podpisów należy wybrać na początku?

Tak, w przypadku ustawienia wymogu potwierdzenia złożenia oferty za pomocą podpisu, finalny podpis będzie niezbędny do złożenia oferty. Należy złożyć przynajmniej 1 podpis, w przypadku kilkuosobowej reprezentacji istnieje możliwość zwiększenia liczby podpisów.

Czy przy składaniu oferty za pomocą formularza systemowego osoby upoważnione do podpisania oferty muszą zalogować się do platformy? Czy system automatycznie umożliwia złożenie drugiego podpisu?

Tak, w celu potwierdzenia złożenia oferty za pomocą podpisu elektronicznego należy zalogować się do platformy. W przypadku ustawienia liczby wymaganych podpisów większej niż jeden po zakończeniu operacji składania pierwszego podpisu na zakładce „Oferty” pojawi się nowy przycisk o nazwie „Podpisz”. Za jego pomocą należy złożyć kolejne podpisy. Po złożeniu ostatniego wymaganego podpisu oferta zostanie przesłana do Zamawiającego

Jak działa aplikacja Szafir w przypadku podpisu kwalifikowanego bez karty, mobilnego kwalifikowanego podpisu elektronicznego SimplySign? Czy system wykryje komponenty i pozwoli złożyć podpis na platformie eZamawiający?

Tak, za pomocą komponentu Szafir istnieje możliwość złożenia podpisu przy pomocy aplikacji SimplySign. W tym celu należy najpierw uruchomić aplikację i wygenerować token, a dopiero w drugiej kolejności aplikację Szafir SDK.

Jak podpisywać ofertę profilem zaufanym?

Podpis zaufany jest składany poza platforma eZamawiający za pomocą strony rządowej. https://www.gov.pl/web/gov/podpisz-dokument-elektronicznie-wykorzystaj-podpis-zaufany

Czy tak jak w przypadku testu podpisu kwalifikowanego istnieje również możliwość przetestowania podpisu dokumentu profilem zaufanym?

Za pomocą testu podpisu można przetestować podpisu zaufany. Po przejściu do testu podpisu na stronie https://oneplace.marketplanet.pl/sprawdz-podpis należy wybrać kafel o nazwie „Sprawdź podpis zaufany (EPUAP)”.

Czy jest możliwość testowego podpisania systemowego formularza ofertowego przez dwie osoby?

Funkcjonalność testu podpisu nie posiada opcji podpisywania przez dwie osoby. Natomiast w przypadku ustawienia liczby wymaganych podpisów większej niż jeden, po zakończeniu operacji składania pierwszego podpisu na zakładce „Oferty” pojawi się nowy przycisk o nazwie „Podpisz”, za jego pomocą należy złożyć kolejne podpisy. Po złożeniu ostatniego wymaganego podpisu oferta zostanie przesłana do Zamawiającego.

Co w przypadku jeśli chcemy złożyć dwa podpisy na platformie eZamawiajacy, a nie mamy na jednym stanowisku komputerowym dostępu do dwóch różnych podpisów kwalifikowanych?

W takim wypadku po zwiększeniu wymaganej ilości podpisów i złożeniu pierwszego z nich można wylogować się z systemu (złożony podpis zostanie zapamiętany przez system). Następnie po zalogowaniu na innym stanowisku, należy odszyfrować formularz na zakładce „Oferty” oraz użyć przycisku „Podpisz”. Po złożeniu ostatniego z wymaganych podpisów oferta zostanie przesłana do Zamawiającego.

Skąd Wykonawca będzie miał hasło do szyfrowania oferty, którą składa na formularzu Zamawiającego?

Hasło do szyfrowania jest ustalane przez Wykonawcę przy pierwszej operacji zapisania danych wrażliwych/przy dołączaniu pierwszego dokumentu.

Czy można złożyć ofertę tylko na jedną część, a drugą i/lub kolejne pozostawić puste bez złożenia?

Tak, jeżeli postępowanie jest podzielone na części, można złożyć ofertę tylko na jedną wybraną część.

Jaka jest maksymalna wielkość pliku, który można dołączyć do platformy eZamwiający?

System eZamawiający przyjmuje dokumenty o rozmiarze do 2 GB.

Co oznacza na platformie eZamawiajacy “runda”?

Runda jest to kolejny etap postępowania. Jest ona tworzona na przykład w wypadku kiedy zostaną zmodyfikowane jakieś wartości na formularzu elektronicznym w trakcie zbierania ofert.

Co oznacza “Przystąp do postępowania”? Co się dzieje w przypadku, gdy po przystąpieniu do postępowania nie złożymy oferty?

Za pomocą przycisku „Przystąp do postępowania” Wykonawca wyraża wstępną chęć udziału w postępowaniu. Przystąpienie do postępowania nie zobowiązuje do złożenia oferty. Po przystąpieniu do postępowania na adres e-mail wskazany na koncie Wykonawcy będą wysyłane wszelkiego rodzaju powiadomienia dotyczące postępowania np. informacja o zamieszczeniu nowych dokumentów przez Zamawiającego.

Nowa strefa Wykonawcy na platformie eZamawiający

Czy w nowym widoku platformy będzie możliwa funkcjonalność podpisywania poza systemem także dla podpisu kwalifikowanego?

Wraz z wprowadzeniem nowej strefy Wykonawcy udostępnimy możliwość podpisania formularza oferty w postępowaniach poza systemem. Po wybraniu odpowiedniej opcji w systemie, będzie możliwość pobrania formularza ofertowego, a następnie podpisania go poza systemem w aplikacji zewnętrznej, w której użytkownicy składają podpisy elektroniczne (aplikacja zależna od dostawcy podpisu elektronicznego), a następnie dodania go do systemu i złożenia oferty w postępowaniu.

Co nam daje szyfrowanie oferty i czy jest konieczne?

Jest to zabezpieczenie, aby nikt oprócz osoby znającej hasło nie miał do niej dostępu przed upływem terminu składania ofert. Szyfrowanie oferty własnym hasłem jest obowiązkowe i zgodne z wymaganiami ustawy PZP.

Czy podpisywanie oferty podpisem kwalifikowanym będzie aktywne tylko wtedy, kiedy Zamawiający będzie tego wymagał?

Tak, podpisywanie formularza oferty z poziomu platformy zależy od konfiguracji postępowania. Postępowanie konfiguruje Zamawiający.

Czy portal pozwoli na wysłanie oferty bez sprawdzenia podpisu?

Jeżeli Zamawiający skonfiguruje postępowanie w oparciu o formularze systemowe i określi wymóg złożenia podpisu elektronicznego to platforma nie umożliwi złożenia oferty bez jej podpisania. Dodatkowo system sprawdza, czy załączniki do oferty są podpisane elektronicznie, ale tylko kiedy Zamawiający będzie wymagał złożenia podpisu.
Jeżeli natomiast Zamawiający skonfiguruje postępowanie w oparciu o formularze własne, to system nie będzie wymagał złożenia podpisu pod ofertą, a jedynie będzie sprawdzał, czy dokumenty są podpisane konfiguracja postępowania zależy tylko od Zamawiającego

Czy system widzi, że dokumenty są podpisane poza platformą?

Nie, system prezentuje jedynie informację, czy dokument jest podpisany, czy nie. Nie prezentuje w jakiej formie – systemowej lub pozasystemowej – został złożony. W nowej wersji strefy wykonawcy można załączyć dokumenty już podpisane lub można je podpisać z poziomu systemu. Forma zależy tylko od Państwa jako Wykonawców.

Czy dokument taki jak dowód wpłaty wadium czy CEiDG również trzeba podpisać podpisem z platformy?

Dla systemu nie ma znaczenia jaki plik Państwo dodają i jaki podpisują z poziomu platformy. To czy trzeba go podpisać zależy od wymagań zamawiającego, a te znajdą Państwo w specyfikacji warunków zamówienia, którymi Państwo powinni się kierować.

Czy platforma przy podpisywaniu dokumentów online dopuszcza więcej niż 1 podpis? Można to zrobić z 2 różnych komputerów? Platforma zapamiętuje etapy podpisywania oferty?

Tak, pod dokumentami można złożyć więcej niż jeden podpis, można tego dokonać z różnych komputerów, z różnych miejsc w kraju. System Zapamiętuje ilość złożonych podpisów. Aby złożyć kolejny podpis należy jedynie potwierdzić dostęp do oferty poprzez podanie hasła.

Czy nadal można składać ofert na formularzu własnym ?

Można, ale tylko jeżeli Zamawiający skonfiguruje postępowanie z wykorzystaniem formularzy własnych. To od Zamawiającego zależy, w jakiej formie przygotuje i opublikuje on postępowanie. Jeżeli Zamawiający przygotuje elektroniczny formularz oferty, to będą Państwo musieli wypełnić ten formularz elektroniczny i podpisać go (jeżeli też zostanie określony taki wymóg).

Czy ktokolwiek po za wykonawcą ma wgląd do przesłanych przez wykonawcę dokumentów przed terminem otwarcia ofert?

Mechanizmy wprowadzone w systemie oraz hasło szyfrowania oferty blokują dostęp innym użytkownikom. Przed otwarciem ofert przez Zamawiającego nikt nie ma dostępu do złożonych ofert oprócz użytkownika składającego ofertę, po poprawnym podaniu hasła odszyfrowującego formularz ofertowy.

Czy Wykonawca będzie widział zadane przez siebie pytanie na kafelku “Wiadomości”?

Tak, Wykonawca po zadaniu pytania będzie je widział w po kliknięciu w kafelek “Wiadomości”. Zarówno w tej sekcji, jak również w sekcji „Informacje ogólne oraz dokumenty zamówienia”, w podsekcji „Odpowiedzi na pytania” widoczne będą udostępnione przez Zamawiającego odpowiedzi publiczne. Odpowiedzi kierowane tylko do konkretnego Wykonawcy będą widoczne jedynie na kafelku “Wiadomości”.

Czy w momencie otrzymania odpowiedzi na pytania bądź nowo udostępnionej dokumentacji jest wysyłane powiadomienie na adres email?

Tak, Wykonawca jest informowany o takim zdarzeniu w formie dedykowanego powiadomienia e-mail oraz powiadomienia systemowego w formie komunikatu.

Czy można pobrać JEDZ na pulpit i uzupełnić później, np. następnego dnia, a nie od razu po pobraniu?

Tak, oczywiście. Mogą Państwo pobrać dokument JEDZ przygotowany przez Zamawiającego, uzupełnić w dogodnym dla Państwa terminie i już uzupełniony załączyć do systemu, do oferty. Kwalifikowany podpis elektroniczny mogą Państwo złożyć zarówno przed dołączeniem dokumentu do systemu, jak i po korzystając z funkcjonalności systemu – podpisywania dokumentów przy pomocy kontrolki Szafir.

Czy JEDZ może być załączony w pdf?

System przyjmuje plik w rozszerzeniu PDF, jeśli dodadzą go Państwo jako “Zewnętrzny formularz JEDZ”. Natomiast należy pamiętać, że dokument JEDZ powinien być przygotowany i załączony w formacie określonym w specyfikacji przez Zamawiającego.

Czy po uzupełnieniu wewnętrznie JEDZ i załączeniu do platformy w formacie xml Zamawiający odczyta treść JEDZ z pliku xml?

Zamawiający może bezpłatnie odczytać dokument JEDZ przesłany w formacie XML np. na stronie https://espd.uzp.gov.pl/filter?lang=pl

Czy można zaznaczyć dwa typy dokumentu jednocześnie np. jawny i zawierający dane osobowe RODO?

Nie, każdy dokument może zostać określony tylko jednym typem. Każdy dokument domyślnie powinien być określany i odczytywany jako jawny. Natomiast jeżeli dokument zawiera elementy związane z tajemnicą przedsiębiorstwa lub tajemnicą RODO to powinien otrzymać odpowiedni typ określający tą tajemnicę.

Co w przypadku konieczności zamieszczenia dwóch stawek VAT?

Jeśli pozycja cenowa będzie zawierała dwie stawki VAT jest możliwość wybrania różne stawki VAT – i wyliczenia ceny brutto poza systemem.

Jak w takim przypadku potraktować np. formularz oferty, który co do zasady jest jawny, ale równocześnie zawiera dane osobowe np. osób, które będą odpowiedzialne za realizację umowy, czy to jest wtedy dokument jawny czy RODO?

W opisanym przypadku formularz oferty (systemowy lub załączony w formie dokumentu) należy określić jako jawny, a dokument dołączany do oferty jako zawierający tajemnicę RODO. Wszystkie pola elektronicznego formularza oferty są traktowane jako pola jawne.

Czy można nadal wygenerować raport złożenia oferty?

Tak, w nowej wersji systemu dla Wykonawcy raport ten znajduje się pod akcją “Historia zmian”.

Czy po złożeniu oferty np. na dwie części, można złożyć ofertę na kolejną część?

Tak, zawsze w trakcie trwania etapu zbierania wniosków / ofert mogą Państwo ‘dołożyć’ ofertę na kolejną z części. System nie umożliwi złożenia drugiej oferty na te same części.

Czy przy wycofywaniu jednej z części postępowania wycofają się też dokumenty przypisane listą wyboru do tej części?

Tak, wycofanie elektronicznego formularza oferty na konkretnej części wiąże się z wycofaniem dokumentów przypisanych do tej konkretnej części. Nie zostaną natomiast wycofane dokumenty przypisane do całości postępowania, chyba że wycofają Państwo całą ofertę.

Czy osoba zalogowana na platformie musi być pełnomocnikiem do składania oferty, czy formularz oferty musi być podpisany zgodnie z KRS?

Formularz oferty powinien być podpisany przez osoby umocowane.

Czy należy pracować na komputerze osoby umocowanej w KRS?

Nie, nie trzeba pracować na komputerze osoby umocowanej do złożenia podpisu elektronicznego pod formularzem oferty. Użytkownik może przygotować i uzupełnić elektroniczny formularz oferty na swoim stanowisku komputerowym, a następnie poinformować osobę umocowaną o możliwości zalogowania się do systemu ze swojego stanowiska komputerowego na konto użytkownika przygotowującego ofertę
i elektronicznego podpisania oferty. Należy jedynie pamiętać, że osoba umocowana przed złożeniem podpisu elektronicznego będzie musiała odszyfrować formularz oferty, czyli podać hasło zdefiniowane przez użytkownika przygotowującego ofertę.

Czy jest możliwość wstawienia oferty pobranej z dysku i podpisanej podpisem kwalifikowanym przez osoby umocowane z pominięciem podpisu za pośrednictwem platformy?

Tak, ale tylko w sytuacji kiedy Zamawiający przygotuje postępowanie w oparciu o formularze własne. Jeżeli Zamawiający przygotuje postępowanie w oparciu o systemowy, elektroniczny formularz oferty to poza załączeniem dokumentu niezbędne będzie uzupełnienie formularza elektronicznego i jego podpisanie z poziomu platformy. To Zamawiający decyduje o formie, w jakiej przygotuje postępowanie.

Czy załączniki, które dodajemy powinny być już podpisane?

Nie, w nowej wersji strefy Wykonawcy nie ma obowiązku załączania już podpisanych elektronicznie dokumentów. Oczywiście mogą dalej Państwo załączać dokumenty już podpisane, ale też udostępniliśmy Państwu możliwość bezpośredniego podpisania załączonych dokumentów w systemie przy pomocy kontrolki Szafir. Należy jedynie pamiętać, że podpisywanie załączników bezpośrednio w systemie odbywa się jedynie przy pomocy podpisów obsługiwanych przez kontrolkę Szafir, czyli Kwalifikowanego Podpisu Elektronicznego i Podpisu Zaufanego. Podpis Profilem Zaufanym należy nadal składać zawsze poza systemem, gdyż Profil Zaufany nie umożliwia integracji z platformami.

Czy Zamawiający zawsze musi wymagać uzupełniania formularza cenowego na platformie?

W systemie eZamawiający obecnie są dostępne dwie wersje przygotowania oferty: elektroniczny formularz oferty lub formularz własny. Zamawiający decyduje, w którym z formularzy przygotuje postępowanie. W przypadku elektronicznego formularza oferty zawsze trzeba uzupełnić formularz w systemie i opcjonalnie można dołączyć dokumenty. W przypadku formularza własnego wystarczy jedynie załączenie dokumentów.
Oczywiście może się zdarzyć sytuacja, kiedy Zamawiający przygotuje elektroniczny formularz oferty i będzie wymagał jego uzupełnienia, a dodatkowo będzie oczekiwał załączenia tej samej oferty w formie załącznika, ale jest to uzależnione tylko i wyłącznie od wymagań Zamawiającego.

Czy wycofać ofertę podpisaną podpisem kwalifikowanym można tylko poprzez złożenie podpisu kwalifikowanego do wniosku o wycofanie z platformy?

Jeśli złożenie oferty było poprzedzone złożeniem podpisu (był wymóg) to tak, wycofanie oferty również będzie wymagało złożenia podpisu. W postępowaniu unijnym, gdzie dopuszczalne jest podpisanie oferty tylko Kwalifikowanym Podpisem Elektronicznym, wycofanie jej będzie również wymagało złożenia takiego podpisu. W postępowaniu krajowym lub wyłączonym z PZP (jeżeli został określony wymóg podpisu) złożenie oferty może być potwierdzone jednym z trzech dopuszczalnych podpisów elektronicznych i wycofanie oferty również będzie wymagało złożenia jednego z trzech wymaganych podpisów. Ważne, że do złożenia i wycofania oferty może zostać zastosowany inny podpis, gdyż we wspomnianych procedurach trzy dopuszczone podpisy elektroniczne są równoważne

Czy przy każdej zmianie ceny podczas aukcji trzeba składać podpis elektroniczny ?

Jeżeli Zamawiający skonfiguruje aukcję elektroniczną z wymogiem złożenia podpisu elektronicznego to tak, przy każdym postąpieniu aukcyjnym należy złożyć podpis elektroniczny potwierdzający chęć złożenia oferty w aukcji. Przy konfiguracji aukcji bez wymogu złożenia podpisu elektronicznego system nie będzie go wymagał przy składaniu kolejnych postąpień.

Czy będzie możliwość pobierania ofert wykonawców z platformy, czy będą one widoczne?

Oferty Wykonawców udostępnia Zamawiający na wniosek wykonawcy/ów.

Co w sytuacji, kiedy ofertę podpisywała osoba A, a np. z powodu jej nieobecności ofertę chce wycofać osoba B – inny podpis kwalifikowany?

Tak, odpowiedni podpis elektroniczny adekwatny do procedury postępowania powinna składać osoba umocowana w dokumentach firmy. Może być to inna osoba i inny podpis elektroniczny niż ten, którym została podpisana oferta podczas składania, przy czym czynności może dokonać jedynie inny użytkownik danego Wykonawcy.

W przypadku uruchomienia przez Zamawiającego oferty dodatkowej na jedną część i kolejne to czy system poinformuje Wykonawcę o takiej decyzji Zamawiającego i w jakiej formie?

Tak, przy każdorazowym uruchomieniu rundy ofert dodatkowych na części postępowania zaproszeni Wykonawcy otrzymują dedykowane powiadomienie e-mail generowane na ich adres e-mail.

Co w sytuacji, kiedy Wykonawca zgubi hasło, które podał do szyfrowania oferty, a chce wycofać ofertę?

Z poziomu sekcji “Podgląd złożonej oferty” można wycofać całą ofertę bez podania hasła (oczywiście z zachowanie wymogu złożenia podpisu elektronicznego, jeżeli oferta była podpisywana), a następnie należy usunąć ofertę. Formularz oferty zostanie wyczyszczony włącznie z nadanym hasłem.

Czy w przypadku załączenia do oferty kilku dokumentów możliwe jest podpisanie ich różnym podpisem (tzn. trzema różnymi podpisami, tj. kwalifikowanym, osobistym i zaufanym), czy system technicznie taką ewentualność dopuści?

Tak, system eZamawiający dopuści podpisanie każdego z dokumentów innym podpisem elektronicznym. Mówimy tu oczywiście o procedurach krajowych i wyłączonych z PZP (z określonym wymogiem złożenia podpisu), gdzie możliwe jest złożenie każdego z trzech równoważnych podpisów elektronicznych. W postępowaniach unijnych system będzie pilnował i umożliwiał złożenie jedynie Kwalifikowanego Podpisu Elektronicznego, a w sytuacji załączenia dokumentów podpisanych innym podpisem elektronicznym będzie informował o zastosowaniu nieprawidłowego podpisu.

Czy cenę brutto można wpisać “ręcznie” w platformie eZamawiający?

Cenę brutto można wpisać ręcznie, jeżeli Zamawiający zdefiniuje wymóg złożenia oferty tylko w wartościach brutto. Jeżeli Zamawiający oczekuje oferty w wartościach netto, VAT i brutto, to przy zastosowaniu konkretnej stawki VAT system automatycznie wyliczy stawkę brutto i nie będzie można jej zmienić. Wyjątkiem jest wskazanie „innej” stawki VAT niż konkretna liczbowa, wtedy system umożliwi edycję pola ceny jednostkowej brutto.

Czy wprowadzone informacje podczas składania oferty są zapisywane na bieżąco? Jeśli z jakiegoś powodu nastąpi zawieszenie strony, brak sieci itp. wprowadzone już informacje trzeba będzie wprowadzać od nowa?

System nie posiada funkcjonalności automatycznego zapisu. Po wprowadzeniu zmian klikają Państwo akcję “Zapisz” i wtedy, jeśli wystąpi opisana sytuacja dane zostaną zachowane. W przeciwnym przypadku dane wprowadzone w formularzu nie zostaną zapisane. Zapisywanie danych odbywa się na części postępowania, a nie na całości sekcji.

Czy jest możliwość składania oferty w formie spakowanej tj. plik zip?

System eZamawiający zgodnie z rozporządzeniem przyjmuje format pliku zip.

Czy jest limit liczbny wiadomości wysyłanych w ramach jednego zagadnienia/pytania/wątku?

Nie ma limitu wysyłanych wiadomości w ramach jednego wątku.

Czy możliwa byłaby funkcja załadowania już podpisanej oferty (podpis elektroniczny) bez dodatkowego podpisywania na platformie?

Tak, w momencie wyboru podpisu elektronicznego składanego pod formularzem oferty można wybrać tzw. ścieżkę alternatywną. System umożliwi pobranie formularza oferty w formacie PDF, który można podpisać elektronicznie poza systemem i już podpisany dokument ponownie załączyć do systemu.

Czy oferty podpisane podpisem elektronicznym nie wymagają dodatkowego podpisywania do złożenia na platformie?

Jeśli postępowanie jest opublikowane z przygotowanym elektronicznie formularzem oferty (przygotowuje go Zamawiający), to wymóg złożenia podpisu elektronicznego pod takim formularzem określa Zamawiający. Jeśli zostanie zaznaczony wymóg złożenia podpisu elektronicznego pod formularzem oferty z poziomu platformy, to Wykonawca będzie zobligowany złożyć taki podpis z wykorzystaniem kontrolki Szafir (po uprzednim skonfigurowaniu stanowiska pod złożenie podpisu) lub będzie musiał pobrać formularz ofertowy i podpisać go poza systemem odpowiednim podpisem (np. profilem zaufanym) w zależności od procedury udzielenia zamówienia.
Jeśli postępowanie jest publikowane w formularzu własnym tzw. wyrzutnia plików, w tego typu postępowaniu nie ma obowiązku podpisania formularza oferty z poziomu platformy. Dokumenty można będzie podpisać zarówno poza systemem przed ich załączeniem do platformy, jak i w systemie z wykorzystaniem kontrolki Szafir.

Czy przy wpisywaniu ceny ofertowej za każda pozycję kosztorysu system wyliczył cenę końcową?

W elektronicznym formularzu systemowym użytkownik wprowadza cenę jednostkową dla każdej zdefiniowanej przez Zamawiającego pozycji cenowej, a system automatycznie przeliczy wartość pozycji i wartość całej oferty na części.
W formularzu własnym użytkownik uzupełnia ceny w udostępnionym przez Zamawiającego dokumencie i uzupełniony dokument załącza do systemu.
Można również skorzystać w możliwości importu oferty z arkusza Excel do systemu. Rozwiązanie to jest dostępne w elektronicznym formularzu oferty.

Czy można załączyć JEDZ już wcześniej podpisany ?

Tak, można nadal załączać dokumenty już podpisane elektronicznie. Poprzez wybranie drugiej z możliwości uzupełnienia JEDZ poprzez załączenie pliku.

Czy Wykonawcy do nowej wersji systemu logują się tymi samymi danymi, czy potrzebne jest założenie nowego konta?

Wykonawcy do systemu OnePlace Marketplanet logują się tymi samymi danymi, których używali dotychczas. Nowa strefa wykonawcy zmienia się po kliknięciu akcji „Przystąp do postępowania”.

Czy na platformie eZamawiający opublikowane są instrukcje dla Wykonawców?

Tak, instrukcje udostępnione są w zakładce “Baza Wiedzy”.

Czy nowa wersja systemu dla Wykonawców obowiązuje także dla postępowań na formularzu własnym?

Tak, nowa strefa Wykonawcy jest udostępniona dla obu formularzy: systemowego i własnego oraz dla wszystkich procedur i trybów postępowań.

Jak podpisać ofertę online w czasie rzeczywistym dwoma podpisami elektronicznymi w przypadku kiedy reprezentacja firmy jest dwuosobowa?

W sekcji „Informacje dotyczące oferty” należy zmienić wartość wymaganych podpisów z wartości 1 na wartość oczekiwaną, zgodną z reprezentacją firmy. Następnie przy składaniu oferty system poprosi użytkownika o złożenie pierwszego z wymaganych podpisów. Po poprawnym złożeniu pierwszego podpisu pojawi się możliwość ponownego wywołania kontrolki Szafir i złożenia kolejnego z podpisów.
Mechanizm należy powtórzyć tyle razy, ile wynosi reprezentacja firmy Wykonawcy. Po poprawnym złożeniu ostatniego z wymaganych podpisów oferta zostanie złożona w systemie. Wszystkie kolejne podpisy pod ofertą można wykonywać z innego stanowiska komputerowego niż to, z którego wprowadzono ofertę – należy jedynie przed złożeniem podpisu potwierdzić dostęp do oferty podając zdefiniowane przez użytkownika hasło. Mechanizm elektronicznego podpisywania działa sukcesywnie – podpis po podpisie. System nie umożliwia jednoczesnego złożenia kilku podpisów pod formularzem oferty, w tym samym czasie.

Czy na etapie składania oferty Wykonawca ma możliwość aktualizowania swoich danych dotyczących adresu, które zmieniły się względem danych wprowadzonych wcześniej podczas rejestracji na platformie? Czy musi to zrobić w inny sposób?

W formularzu składanej oferty Wykonawca nie ma możliwości dokonywania zmian swoich danych. Dane rejestracyjne wykonawca powinien zmienić przed złożeniem oferty w postępowaniu, na swoim koncie w systemie OnePlace.

Czy w przypadku kiedy oferta składana jest w formie konsorcjum każdy z Wykonawców może określić wielkość swojego przedsiębiorstwa?

W przypadku, kiedy oferta składana jest w formie konsorcjum, taką ofertę w systemie wprowadza jeden z Wykonawców będący liderem konsorcjum. Lider konsorcjum może określić wielkość przedsiębiorstwa dla każdego z wykonawców wchodzących w skład danego konsorcjum.

Jeżeli do reprezentacji Wykonawcy konieczne jest złożenie dwóch podpisów na ofercie, to czy jest to możliwe i jak takie podpis złożyć?

Wykonawca z poziomu sekcji “Informacje dotyczące oferty” zmienia ilość wymaganych podpisów z “1” na odpowiadającą jego reprezentacji. System będzie działał tak, że po złożeniu pierwszego podpisu wyświetli wykonawcy informację o oczekiwaniu na złożenie kolejnego bądź kolejnych podpisów. W dokumentach załączonych do oferty, jeżeli Wykonawca zdecyduje się na wykorzystanie funkcjonalności składania podpisów elektronicznych z poziomu platformy, również będzie miał możliwość złożenia wielu podpisów pod jednym dokumentem. W tym celu Wykonawca będzie wybierał akcję „Podpisz dokumenty” tyle razy, ile będzie wymagała tego reprezentacja w jego firmie.

Czy Wykonawcy składając dodatkowe dokumenty wraz z ofertą mogą je podpisać elektronicznie po załączeniu na platformie?

Tak, udostępniliśmy mechanizm podpisania dokumentów z poziomu platformy wykorzystując kontrolkę Szafir. Dokumentów, które mają być podpisane “Profilem zaufanym” nie podpiszemy z poziomu platformy, ponieważ nie ma mechanizmu integracji z profilem zaufanym.

Czy zmiany na platformie dotyczą również składania ofert dodatkowych?

Tak, zmiany dotyczą wszystkich etapów postępowań oraz rund ofert dodatkowych.

Co w przypadku postępowań, w których Wykonawca musi uzupełnić na platformie dane dotyczące wielu pakietów?

Na platformie eZamawiający dostępny jest mechanizm umożliwiający import oferty wraz ze wszystkimi cenami i kryteriami oceny ofert z arkusza Excel do systemu. Rozwiązanie to jest dostępne w elektronicznym formularzu oferty.

Czy na platformie widoczne będą dane wszystkich konsorcjantów?

W dedykowanych polach formularza ofertowego będą prezentowane dane wykonawcy będącego liderem konsorcjum. Natomiast w sekcji „Konsorcjum” będą dostępne dane, w tym wielkość przedsiębiorstwa wszystkich wykonawców wchodzących w skład konsorcjum.

Czy każdy z konsorcjantów musi uzupełnić dane na platformie?

Wykonawca będący liderem konsorcjum określa wszystkie niezbędne dane dla
wszystkich wykonawców wchodzących w skład konsorcjum.

Czy w przypadku złożenia podpisów na platformie przez dwie osoby oba podpisy muszą być składane z jednego stanowiska komputerowego?

Kolejne podpisy pod ofertą można wykonywać z innego stanowiska komputerowego niż to, z którego wprowadzono ofertę – należy jedynie przed złożeniem podpisu potwierdzić dostęp do oferty podając zdefiniowane przez użytkownika hasło.

Czy modyfikacja danych rejestracyjnych Wykonawcy w systemie OnePlace powoduje zmianę danych Wykonawcy w postępowaniach, w których już uczestniczy i złożył już ofertę?

Dane w postępowaniach, w których Wykonawca już uczestniczy (w rozumieniu już złożył ofertę) nie zostaną zmienione.

Czy taka zmiana danych adresowych przez Wykonawce spowoduje ich zmianę w generowanych w systemie dokumentach np. informacji o wynikach?

W generowanych dokumentach dane pobierane z systemu będą aktualne na moment złożenia oferty.

Czy na platformie eZamawiający opublikowane są instrukcje dla Wykonawców dotyczące składania ofert dodatkowych?

Instrukcje dla Wykonawców z opisem, jak składać ofertę dodatkową w nowej wersji systemu dostępne są w sekcji “Baza wiedzy”.

Jeśli na formularzu ofertowym systemowym wpiszemy wartość jednostkowa netto, ilość i stawkę VAT to system powinien sam wyliczyć wartość brutto?

System automatycznie wylicza wartość jednostkową brutto oraz wylicza wartość pozycji brutto po wprowadzeniu ceny jednostkowej netto i określeniu stawki VAT.

Czy Wykonawcy składając dodatkowe dokumenty wraz z ofertą, mogą je podpisać elektronicznie po załączeniu na platformie?

Dokumentów, które mają być podpisane “Profilem zaufanym” nie podpiszemy z poziomu platformy, ponieważ nie ma mechanizmu integracji z profilem zaufanym.

Czy dokumenty muszą być już podpisywane w momencie załączenia ich do platformy i drugi raz są podpisywane na samym końcu w momencie złożenia oferty?

W nowej wersji strefy wykonawcy będą mogli Państwo zarówno załączyć już podpisane dokumenty, jak również złożyć podpis elektroniczny z poziomu systemu pod dokumentami dołączonymi bez niego. Podpis elektroniczny składany w momencie składania oferty na formularzu systemowym (interaktywnym) odnosi się jedynie do elektronicznego formularza oferty. System nie wymusi dwukrotnego podpisywania załączników dodawanych do oferty.

Czy “listę pozycji cenowych” może Zamawiający zablokować tzn. że wymaga od Wykonawcy złożenia tylko formularza ofertowego w którym określa wartość oferty?

Konfiguracja systemowego formularza ofertowego zależy od Zamawiającego. Jeśli Zamawiający określi jedną lub kilka pozycji cenowych, to będą Państwo zobowiązani do uzupełnienia poszczególnych pozycji cenowych (cen jednostkowych), ale może wystąpić również sytuacja, że Zamawiający skonfiguruje formularz oferty z jedną pozycją określoną, jako „całość oferty” – wtedy będą podawali Państwo jedynie wartość całej oferty. Struktura systemowego formularza oferty zależy jedynie od Zamawiającego.

Jak podpisać folder z rozszerzeniem .zip?

Plik z rozszerzeniem ZIP można podpisać za pomocą podpisu kwalifikowanego z wykorzystaniem funkcjonalności systemowej „Podpisz dokument” tak samo jak każdy inny dopuszczany format pliku. Podpis składany jest z wykorzystaniem aplikacji Szafir SDK, która wymaga uprzedniej konfiguracji stanowiska. Dokument można również podpisać przed dołączeniem na platformę za pomocą podpisu zaufanego/osobistego lub kwalifikowanego (przy użyciu aplikacji dołączonej do podpis przez wystawcę certyfikatu).

Czy istnieje możliwość złożenia oferty podpisanej poza systemem bez konieczności instalacji dodatkowych rozszerzeń/bibliotek/komponentów?

Tak. Na platformie eZamawiający istnieje możliwość podpisania oferty poza systemem przy użyciu alternatywnej ścieżki podpisywania. System generuje wtedy formularz ofertowy w formacie PDF, który należy podpisać poza systemem, odpowiednim formatem podpisu (PADES) i dołączyć we wskazane miejsce, aby potwierdzić złożenie oferty za pomocą podpisu elektronicznego z poziomu platformy.

Czy komponent Szafir również obsługuje podpis elektroniczny proCertum SmartSign?

Tak, kontrolka Szafir SDK jest kompatybilna ze wszystkimi certyfikowanymi wystawcami podpisów kwalifikowanych znajdującymi się na EU trusted list.
https://eidas.ec.europa.eu/efda/tl-browser/#/screen/home

Czy dokumenty zeskanowane w formacie PDF trzeba również podpisać podpisem elektronicznym?

Dokumenty dołączone do oferty powinny zostać podpisane podpisem elektronicznym zgodnie ze specyfikacją zamówienia.

Czy za każdym razem trzeba składać podpis elektroniczny czy będzie on już zapisany?

Podpis należy składać przy każdej operacji podpisywania dokumentów z wykorzystaniem
funkcjonalności systemowej, jak również przy każdym złożeniu oferty w postępowaniu, w którym Zamawiający ustalił wymóg potwierdzenia złożenia oferty za pomocą podpisu elektronicznego z poziomu platformy.

Gdzie na platformie Marketplanet można wyszukać przetargi/zapytania ofertowe?

Postępowania można przeglądać po zalogowaniu na swojego konto na https://oneplace.marketplanet.pl w dolnej części ekranu na zakładce „Strona główna”, jak również po przejściu do systemu zakupowego konkretnego Zamawiającego w sekcji „Strefa publiczna” – ”Lista aktualnych postępowań PZP” lub „Lista aktualnych postępowań wyłączonych z PZP”.

Co w przypadku jeśli reprezentacja firmy wymaga złożenie większej liczby podpisów?

Określenie ilości wymaganych podpisów leży po stronie Wykonawcy. Jeżeli Zamawiający ustalił wymóg potwierdzenia złożenia oferty za pomocą podpisu z poziomu platformy, system domyślnie wprowadzi w pole ilości wymaganych podpisów wartość „1”. Wartości tej nie można zmniejszyć, natomiast można ją dowolnie zwiększać zgodnie z ilością osób reprezentujących firmę lub pełnomocnictwem.

Jeśli do oferty załączyliśmy podpisany plik to czy jest konieczność podpisywania go ponownie z poziomu platformy?

Jeżeli dokument został podpisany przed dołączeniem go oferty nie ma potrzeby podpisywania go ponownie z poziomu platformy. Nie zwalnia to jednak ze złożenia podpisu potwierdzającego złożenie oferty (jeżeli taki wymóg został ustanowiony w postępowaniu przez Zamawiającego).

Czy w postępowaniach unijnych można złożyć podpis inny niż kwalifikowany?

Nie, w postępowaniach unijnych dopuszczany jest jedynie kwalifikowany podpis elektroniczny.

Czy za każdym razem trzeba składać formularz JEDZ?

Formularz JEDZ należy składać w postępowaniach unijnych jeżeli specyfikacja zamówienia tego wymaga. Dokumenty do oferty powinny być zawsze składanego zgodnie ze specyfikacja danego zamówienia.

Jak wysyłać wiadomości do Zamawiającego po złożeniu ofert przez platformę eZamawiający?

Moduł korespondencji służy do komunikacji z Zamawiającym do momentu zakończenia etapu oceny ofert w postępowaniu. Po zakończeniu etapu oceny ofert, komunikacja z Zamawiającym odbywa się już poza platformą eZamawiający.

Jaki jest cel dostępności sekcji „Po upływie terminu składania ofert” oraz “Przed upływem terminu składania ofert”?

Celem podziału modułu korespondencji na dwie sekcję jest rozdzielenie pytań zadanych jeszcze przed upływem terminu na złożenie oferty, od tych które zostały zadane na etapie oceny ofert.

Jeżeli po ocenie ofert komunikacja nie jest już możliwa przez platformę, to jak można złożyć odwołanie?

Po zakończeniu etapu oceny ofert, komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcą odbywa się poza platformą. Odwołanie należy przesłać bezpośrednio do osoby prowadzącej postępowanie poza platformą eZamawiający.

Czy na etapie składania podpisu w systemie można wybrać czy podpis będzie otoczony czy zewnętrzny?

Podczas składania podpisu za pomocą funkcjonalności systemowej użytkownik nie wybiera modelu składania podpisu. Model jest wybierany automatycznie zależnie od formatu podpisywanego dokumentu.

W jakim celu Zamawiający wymaga podpisania systemowego formularza ofertowego, skoro dokumenty załączone do oferty są podpisane przez osobę umocowaną?

Za pomocą podpisu potwierdzającego złożenie oferty, podpisywane są dane wprowadzone na formularz elektronicznym. Decyzję o tym czy konieczne jest potwierdzenie złożenia oferty za pomocą podpisu z poziomu platformy podejmuje Zamawiający.

Czy jest możliwość złożenia oferty przez osobę (pracownika), która nie podpisuje samej oferty i załączników, nie posiada podpisu kwalifikowanego, jest ona tylko osobą umieszczającą ofertę na platformie. Ofertę i załączniki podpisuje osoba reprezentująca firmę – prezes zarządu.

Standardową praktyką jest to, że oferta jest przesyłana z konta pracownika, który nie posiada uprawnień do reprezentacji firmy, a dokumenty oraz finalny podpis potwierdzający złożenie oferty (jeżeli jest wymagany) jest składany przez osobę umocowaną prawnie do reprezentacji firmy.

Za pomocą jakiego programu można odczytać pliki w formacie XML?

Jednym z programów umożliwiających odczyt plików w formacie XML jest np. NotePad++ z zainstalowaną wtyczką XML Tools.

Czy dokumenty (załączniki) w formatach innych niż pdf (np. docx) można podpisać z wykorzystaniem systemowego podpisania dokumentów za pomocą aplikacji Szafir SDK? Czy w takim przypadku do załączników dodawany jest plik docx.xades?

Tak, funkcjonalność systemowego podpisywania dokumentów umożliwia podpisanie dokumentów w innym formacie niż PDF, w tym wypadku dodawany jest plik z podpisem o bliźniaczej nazwie do podpisywanego dokumentu.

Czy dokument złożone do oferty może być podpisany podpisem zaufanym?

Dokumenty powinny być podpisane zgodnie ze specyfikacją zamówienia konkretnego postępowania. W postępowaniach krajowych dopuszczany jest między innymi podpis zaufany.

Co w przypadku kiedy osoby umocowane do składnia podpisu nie mają możliwości zalogowania do platformy? Czy można podpisać ofertę poza platformą?

W przypadku kiedy osoby umocowane nie mają możliwości zalogowania się na platformę można skorzystać z alternatywnej ścieżki podpisywania oferty. Przy użyciu tej funkcjonalności system generuje formularz w formacie PDF, który należy podpisać poza platformą, a następnie dołączyć już podpisany formularz w odpowiednie miejsce. Jeżeli dokument będzie prawidłowo podpisany, po jego dołączeniu oferta zostanie złożona.

Czy można podpisać jeden dokument w kilku miejscach?

Dokumenty powinny zostać podpisane zgodnie ze specyfikacją zamówienia danego postępowania. Techniczne istnieje możliwość podpisania danego pliku kilka razy tym samym podpisem, umieszczając znak graficzny podpisu na różnych stronach, natomiast podpis elektroniczny złożony na dokumencie obejmuje cały podpisany plik, bez względu na to ile stron zawiera dokument zapisany w danym pliku. Tak więc, nie ma potrzeby umieszczania znaku graficznego tego samego podpisu w różnych miejscach dokumentu. W przypadku wieloosobowej reprezentacji firmy dokumenty powinny zostać podpisane wieloma podpisami zgodnie z ilością osób reprezentujących firmę lub pełnomocnictwem.

Czy po zatwierdzeniu opcji podpis profilem zaufanym można wrócić do pola wyboru możliwości podpisu i wyboru np. podpisu kwalifikowanego?

Jak najbardziej można przerwać operację składania podpisu zaufanego i po ponownym użyciu przycisku „złóż ofertę” system pozwoli dokonać wyboru podpisu elektronicznego. W przypadku ustawienia więcej niż jednego podpisu w postępowaniu krajowym, również można jako pierwszy podpis złożyć np. podpis zaufany, a jako drugi podpis kwalifikowany.

Czy przy wycofaniu oferty mogą być inne podpisy, niż przy składaniu?

Tak, system pozwala na podpisanie wycofania oferty innymi podpisami niż te użyte podczas składania oferty.

Czy można zmienić formularz ofertowy systemowy jeśli komórki nie mieszczą pełnych nazw?

Elektroniczny formularz ofertowy jest przygotowywany na etapie tworzenia postępowania przez Zamawiającego. Wykonawcy nie mają możliwości edycji formularza ze względu na to, że formularz musi być dokładnie taki sam dla każdego z Wykonawców biorących udział w postępowaniu.

Czy w przypadku składnia oferty na w postępowaniu podzielonym na części każdą z części należy podpisać oddzielnie czy wspólnie dwoma podpisami?

Można podpisać ofertę jednocześnie dwoma podpisami na obu częściach. Ale można również dokonać tych czynności indywidualnie per część. Przy składaniu oferty w postępowaniu wieloczęściowym to Państwo decydujecie na ilu częściach w danej chwili składacie ofertę. Później można ‘dołożyć’ ofertę na kolejne części. Rozszerzenie zakresu oferty na inne części wiążę się z wycofanie dotychczas złożonej oferty i ponownym złożeniu na szerszy zakres części.

Czy potwierdzenie wadium tez musi być podpisane przez wykonawcę?

Zgodnie z wymaganiami w specyfikacji warunków zamówienia, którymi Państwo powinni się kierować.

W jakim formacie należy podpisać profilem zaufanym formularz ofertowy systemowy?

Jeżeli dokument zostanie podpisany podpisem zaufanym w formacie innym niż „PADES”, rozszerzenie takiego dokumentu zostaje zmienione na „XML” co może powodować wykrycie dokumentu jako podpisanego podpisem zewnętrznym podpisem kwalifikowanym (w takim formacie podpisu kwalifikowanego podpisany dokument stanowią 2 pliki bazowy oraz dodatkowy plik z podpisem). Sugerujemy wybranie formatu podpisu PADES (jest to format dedykowany dla dokumentów PDF).

Czy po pobraniu i uzupełnieniu szablonu importu formularza ofertowego wartościami na swoim komputerze, należy dodatkowo podpisać go przed eksportem na platformę?

Szablon służy do zaimportowania danych do elektronicznego formularza, nie należy go podpisywać przed importem. Jeżeli Zamawiający ustali taki wymóg, formularz elektroniczny jest podpisywany na etapie finalizowania składania oferty.

Co może być przyczyną trudności przy próbie zaimportowania uzupełnionego pliku Excel?

Problemem mogły być puste znaki dodane do formularza poprzez kopiowanie wartości do dokumentu XLS z innego miejsca, system w przypadku pojawienia się takich znaków w komórkach nie przyjmie formularza.

Czy można ustawić powiadomienia o zapytaniach z danej kategorii ?

Powiadomienia o zapytaniach można ustawić z poziomu konta OnePlace w zakładce „AlertPlace”. Darmowe są jednak tylko losowo wybrane powiadomienia z kategorii, wysyłane w każdy piątek około godziny 13. Jeżeli są Państwo zainteresowani pełnym zakresem codziennych powiadomień, należy wykupić usługę Monitoringu postępowań.

Czy za pomocą aplikacji mSzafir można podpisywać dokumenty?

Jeżeli dokumenty podpisywane są poza platformą przed załączeniem, można je podpisać dowolną aplikacją dołączoną przez wystawcę kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Natomiast w przypadku podpisywania dokumentów za pomocą funkcjonalności systemowej wykorzystywana jest aplikacja Szafir SDK. W celu użycia podpisu mSzafir w aplikacji Szafir SDK niezbędne jest zainstalowanie dodatkowego oprogramowania. Opis konfiguracji stanowiska znajduje się w drugim rozdziale instrukcji dla Wykonawców „Konfiguracja stanowiska pod podpis” dostępnej do pobrania po przejściu do systemu zakupowego na platformie eZamawiający z sekcji „Strefa publiczna” z zakładki „Baza wiedzy”.

Czy kilka osób może równocześnie korzystać z systemu, składać dokumenty do jednego przetargu?

System umożliwia jednoczesne zalogowanie kilku użytkowników z jednego oddziału danej firmy do tego samego postępowania. Natomiast sugerujemy, aby nie uzupełniać oferty z 2 kont jednocześnie, ponieważ zmiany na formularzu nie będą się na bieżąco aktualizowały, co spowoduję sytuację, że jeżeli np. jeden z użytkowników wprowadzi i zapisze zmiany na formularzu w czasie kiedy drugi będzie edytował formularz elektroniczny nie będą one widoczne dla drugiego z użytkowników. Po zapisaniu formularza przez drugiego użytkownika w formularzu nie zostaną uwzględnione zmiany wprowadzone przez pierwszego z użytkowników. Zapisana oferta będzie zgodna ze stanem ostatniego zapisu formularza na platformie.

Czy można samodzielnie zmienić adres e-mail w systemie, a jeżeli nie to jak go zmienić?

Adres e-mail użyty jako login, NIP firmy oraz kod pocztowy oddziału to dane niezmienne w naszym systemie. W celu ich zmiany należy założyć nowe konto. Całą resztę danych można zmienić po zalogowaniu na swoje konto na stronie https://oneplace.marketplanet.pl w zakładce “Ustawienia” -> “Dane firmy” lub “Użytkownik”. Zmiany należy zatwierdzić zielonym przyciskiem “Zapisz”.

Czy ofertę można złożyć używając konta pracownika, a podpisać podpisem osoby upoważnionej do reprezentowania podmiotu?

Jak najbardziej, standardową praktyką jest to, że pracownik firmy ze swojego konta przygotowuję ofertę w systemie, a dokumenty i finalny podpis potwierdzający złożenie oferty jest składany przez osobę umocowaną prawnie do reprezentacji firmy.

Czy po zakończonym przetargu można zobaczyć oferty innych Wykonawców ?

Oferty innych Wykonawców można zobaczyć po opublikowaniu ich przez Zamawiającego w publicznej sesji otwarcia ofert.

Jak należy uzupełnić formularz JEDZ?

Formularz JEDZ można uzupełnić za pomocą funkcjonalności systemowej dostępnej w sekcji „Przygotowanie oferty” W polu „Jednolity Europejski Dokument Zamówienia”. Za pomocą sekcji „wewnętrzny formularz JEDZ” można przekazać przygotowany przez Zamawiającego JEDZ bezpośrednio na platformę espd.uzp.gov.pl, aby po uzupełnieniu przesłać go ponownie do platformy zakupowej (tak opcja wymaga podpisania dokumentu za pomocą funkcjonalności systemowej z wykorzystaniem komponentu Szafir SDK) lub pobranie uzupełnionego dokumentu, aby samodzielnie dołączyć do oferty. Za pomocą sekcji „zewnętrzny formularz JEDZ.” można pobrać formularz w formacie XML aby następnie załączyć go na platformie espd.uzp.gov.pl celem uzupełnienia.

Czy można mieć ogólne konto na Oneplace Marketplanet, czy tylko w połączeniu z konkretnym Zamawiającym?

Na OnePlace Wykonawcy posiadają ogólne konto, pozwalające na korzystanie ze wszystkich systemów zakupowych połączonych z OnePlace. Po utworzeniu konta można w zakładce „Usługi” łączyć kolejne system zakupowe z kontem, wedle potrzeb.

Czy przy składaniu oferty w imieniu firmy, w której pracuje na swoim osobistym loginie, mając podpisy kwalifikowane dla załączanych dokumentów mogę podpisać wysłanie oferty swoim indywidualnym profilem zaufanym?

Dokumenty powinny zostać podpisane zgodnie ze specyfikacją zamówienia. Potwierdzenie złożenia oferty należy podpisać podpisem zgodnym z procedurą, w której prowadzone jest postępowanie. W postępowania unijnych dopuszczany jest jedynie kwalifikowany podpis elektroniczny, natomiast w postępowaniach krajowych można użyć jednego z trzech rodzajów podpisów: podpisu osobistego, podpisu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego (w postępowaniu krajowym istnieje możliwość podpisania dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a potwierdzenia złożenia oferty podpisem zaufanym – podpisy powinny być złożone przez osobę upoważnioną do reprezentacji firmy).

Czy podpisać ofertę przed wysłaniem, może osoba uprawniona ze swojego konta, czy musi zalogować się na konto użytkownika, z którego składana jest oferta?

Jeżeli oba konta znajdują się w tym samym oddziale firmy w OnePlace, finalny podpis można złożyć z poziomu konta osoby uprawnionej do składania podpisu.

Ile osób może być zalogowanych do jednej oferty. Czy należy używać jednego konta?

System umożliwia jednoczesne zalogowanie kilku użytkowników z jednego oddziału danej firmy do tego samego postępowania. Natomiast sugerujemy, aby nie uzupełniać oferty z 2 kont jednocześnie, ponieważ zmiany na formularzu nie będą się na bieżąco aktualizowały.

Czy pliki składające się na treść oferty można wysłać w formacie ZIP?

Tak, system przyjmie dokumenty załączone w archiwum w formacie ZIP jak również w archiwum w formacie 7ZIP.

Czy po dołączeniu pliku ZIP pokażą się okienka związane z częścią jawną?

Tak, natomiast system umożliwi określenie typu pliku tylko dla całego archiwum, nie dla każdego dokumentu umieszczonego w archiwum z osobna.

Czy wyświetli się komunikat, że dokument zawarty w archiwum ZIP jest podpisany, czy system odczyta z folderu zip?

Tak, system wykryje podpisy w przypadku dodania archiwum. Jeżeli archiwum ZIP będzie podpisane jako całość system zweryfikuje tylko podpis, którym zostało opatrzone całe archiwum. Jeżeli natomiast całe archiwum nie będzie podpisane, a zawarte w nim dokumenty będą opatrzone podpisem, system zweryfikuje podpisy, którymi są opatrzone dokumenty umieszczone w archiwum.

Czy wszystkie dokumenty muszą mieć kwalifikowany podpis elektroniczny?

Dokumenty powinny zostać popisane i dołączone do oferty zgodnie ze specyfikacją zamówienia.

Co w sytuacji jeśli mam podpis kwalifikowany od innego dostawcy niż KIR?

Komponent Szafir SDK jest kompatybilny ze wszystkimi podpisami wystawianymi przez certyfikowanych dostawców znajdujących się na liście EU trusted list, dostępnej pod adresem https://eidas.ec.europa.eu/efda/tl-browser/#/screen/home

Na jakiej przeglądarce najlepiej weryfikować podpis?

Sugerujemy korzystać z przeglądarki Google Chrome. Przeglądarki MS Edge oraz FireFox również są kompatybilne z komponentem Szafir SDK. Przeglądarki Safari oraz Opera nie wspierają komponentu Szafir SDK i przy ich użyciu nie można złożyć podpisu za pomocą komponentu Szafir SDK.

Czy w ustawieniach aukcji jakie dostaje Wykonawca jest informacja o konieczności podpisu elektronicznego?

Zamawiający wraz z zaproszeniem do aukcji ma możliwość przesłania do uczestników aukcji regulaminu w aukcji, w której są informacje na temat konieczności złożenia podpisu lub jej braku. Wymóg podpisania oferty w aukcji jest definiowany przez Zamawiającego.

Czy dostępne są aukcje testowe?

Zamawiający ma możliwość przeprowadzenia aukcji testowej. Decyzja o tym czy aukcja testowa będzie prowadzona, leży po stronie Zamawiającego.

Na czym polega aukcja japońska?

W aukcji japońskiej Wykonawcy w określonym oknie czasowym akceptują lub nie, wartość postąpienia zaproponowaną przez system. Po zaakceptowaniu wartości przez Wykonawcę, system zmniejsza wartość postąpienia o ustalony przez Zamawiającego krok postąpienia i Wykonawcy ponownie zatwierdzają lub nie kolejną wartość, w określonym oknie czasowym. Ostatnia zaakceptowana przez danego Wykonawcę wartość jest to wartość oferty tego Wykonawcy w aukcji. Aukcja kończy się w momencie kiedy, żaden z Wykonawców nie zaakceptuje ostatniej zaproponowanej przez system ceny.

Na czym polega aukcja angielska?

W aukcji angielskiej Wykonawcy samodzielnie wprowadzają wartość postąpienia, system umożliwia zwiększenie lub zmniejszenie wartości o ustalony krok postąpienia za pomocą przycisków „+” lub „-”. W aukcji prowadzonej w regule angielskiej system przyjmie ofertę tylko jeżeli będzie ona lepsza, niż oferta prowadząca.