KPI, czyli Kluczowe wskaźniki efektywności (ang. Key Performance Indicators) to wskaźniki, które stosuje się do kwantyfikowania, raportowania i monitorowania efektywności. Mogłoby się wydawać, że są stosowanie wyłącznie w zakupach komercyjnych, jest to jednak błędne założenie. Także w zamówieniach publicznych KPI można z powodzeniem wykorzystywać.
Po co używać KPI
Aby skutecznie zarządzać – czy to organizacją, jednostką publiczną czy zamówieniami, niezbędne są punkty odniesienia. Dlaczego? Ponieważ bardzo trudno efektywnie zarządzać tym, czego nie mierzymy. Dlatego też Kluczowe wskaźniki efektywności coraz częściej znajdują zastosowanie również w sektorze publicznym. Cykliczne rejestrowanie ich wartości pozwala ocenić, czy proces realizuje zaplanowane cele, z jaką efektywnością, a także na ile zbliżamy się do wcześniej ustalonego poziomu.
Po co liczyć KPI? Korzyści, z perspektywy zamawiających publicznych, można wskazać jako:
- ocenę wyników jednostki w obszarze zamówień publicznych,
- wsparcie i rozwój procesu uczenia się w dziale zamówień,
- określenie mierzalnych celów jednostki,
- sprawną identyfikację zagrożeń, co ma związek z zarządzaniem ryzykiem,
- optymalizację kosztów.
Jakie KPI można stosować w zamówieniach publicznych?
KPI to metryki, które można podzielić na dwa rodzaje:
- o charakterze ilościowym, np. liczba przetworzonych dokumentów, liczba dni,
- będące wskaźnikami wyliczeniowymi, np. wartość procentowa, wskaźnik ustalony według konkretnego algorytmu.
Ustalając kluczowe wskaźniki efektywności można bezpośrednio inspirować się zakupami komercyjnymi. Jedne wskaźniki będą uniwersalne, inne będą wymagały modyfikacji i dostosowania do specyfiki danej jednostki publicznej.
Należy także pamiętać, że każda organizacja ma swoją specyfikę i potrzeby, dlatego też wskaźniki powinny być dobrane indywidualne. Pierwszym etapem powinno być określenie celów, a następnie dopasowanie do nich odpowiednich KPI.
Podsumowując, zestawy mierników zależą od: wielkości organizacji, obszaru jej działalności, specyfiki funkcjonowania, potrzeb i strategii. Kilka dobrze zdefiniowanych i zrozumiałych wskaźników będzie miało lepszy efekt niż wiele skomplikowanych i niezrozumiałych.
Przykłady KPI w zamówieniach publicznych
Oto zestaw KPI, które uwzględniają specyfikę i potrzeby jednostek publicznych:
Ogólne wskaźniki:
- Średni czas akceptacji wniosków zakupowych – mierzy efektywność procesu akceptacji wniosków.
- Jakość wniosków zakupowych – ocena kompletności i klarowności wniosków.
- Ocena współpracy pracowników zamówień z komórkami merytorycznymi – wskaźnik jakości komunikacji wewnętrznej.
Mierniki dotyczące obszaru planowania:
- Zgodność realizacji planu zamówień – stopień, w jakim realizacja zamówień jest zgodna z planem.
Mierniki dotyczące przeprowadzania postępowań:
- Średni czas trwania postępowania zakupowego danego trybu – mierzy czasowość procesu zakupowego.
- Konkurencyjność postępowań zakupowych – ocena czy ilość składanych ofert zapewnia konkurencyjność wyboru.
- Odsetek postępowań unieważnionych – mierzy skuteczność procesów zakupowych.
- Maksymalizacja liczby wykonawców biorących udział w postępowaniu – pokazuje skuteczność w docieraniu do większej liczby wykonawców.
- Liczba wniesionych odwołań – w odniesieniu do liczby zamówień, mierzy jakość procedur.
- Ilość zrealizowanych postępowań w trybach zamkniętych – analiza konkurencyjności i uzasadnienia trybów zamkniętych.
- Średnia liczba ofert/wniosków w postępowaniu – mierzy atrakcyjność zamówień dla wykonawców.
- Liczba pytań do dokumentów zamówienia – wskaźnik jakości przygotowania dokumentacji zamówień.
Mierniki dotyczące umów:
- Udział umów centralnych / standardowych – proporcja umów centralnych w stosunku do całkowitej liczby umów.
- Liczba aneksów do umów – wskazuje na potrzebę zmian w umowach.
- Procentowe oszczędności względem budżetu/szacunku – ocena efektywności finansowej.
- Liczba/wartość postępowań na jednego pracownika działu zamówień – wskaźnik wydajności pracy.
Bez wątpienia organizacje publiczne mogą skutecznie wykorzystywać KPI w swojej pracy. Należy jednak pamiętać, że powinny one być monitorowane i elastycznie dostosowywane do zmieniających się warunków otoczenia. Ważna jest również odpowiednia komunikacja wewnątrz organizacji, tak aby nie były postrzegane jako narzędzie do wytykania błędów czy wymierzania kar.
Systematyczne monitorowanie KPI to nie tylko możliwość obserwacji postępu w realizacji zaplanowanych zmian, ale także podstawa do analizy konsekwencji podejmowanych decyzji zarządczych.
