Referencje w zamówienia publicznych – zakres i badanie

Problem

Zakres informacji w referencjach

W pierwszej kolejności warto wskazać zakres informacji, jaka obligatoryjnie powinna znaleźć się w treści referencji. Z ich treści musi bowiem wynikać ni mniej, ni więcej jak to, że zamówienie w trakcie realizacji, którego, wykonawca nabył niezbędne doświadczenie, zostało wykonane należycie.

Dokonując oceny treści referencji, za wystarczające należy uznać istnienie możliwości przyporządkowania złożonych referencji do jednego spośród zamówień wskazanych w wykazie, oraz zawarcie w jej treści, stwierdzenia, że zamówienie to zostało wykonane należycie.

Zamawiający nie może natomiast wymagać by treść referencji była obszerniejsza, dostosowana do jego indywidualnych wymogów wskazanych w dokumentacji postępowania.

Tytułem przykładu, fakt wymagania przez zamawiającego by świadczenie, które wykonawca zrealizował obejmowało dodatkowe czynności np. by dostawa sprzętu obejmowała montaż, instalację, konfigurację, przeszkolenie albo aby remont obejmował malowanie, wymianę podłóg, wymianę okien, nie wpływa na wymaganą treść referencji.

Te bowiem, mają potwierdzać wyłącznie to, że zamówienie zostało wykonane należycie, a wszelkie dodatkowe dane, powinny znaleźć się w wykazie wykonanych dostaw, usług lub robót budowlanych.

Orzecznictwo

Zgodnie z wyrokiem KIO z 30 marca 2018 roku, o sygn. KIO 497/18 “Dokument referencji (lub jakikolwiek inny dokument potwierdzający należyte wykonanie robót budowlanych, usługi lub dostawy) nie służy w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego potwierdzeniu spełniania przez Wykonawcę warunku udziału w postępowaniu.

Dokument referencji służy jedynie potwierdzeniu należytego wykonania zamówienia. Referencje nie są wystawiane na potrzeby konkretnego postępowania, mają charakter ogólny, nie można więc wymagać i egzekwować od wykonawcy, aby z ich treści wynikało spełnienie, konkretnego i zindywidualizowanego, na potrzeby danego postępowania warunku udziału.

Referencje nie służą potwierdzeniu warunków udziału w postępowaniu, bowiem ten fakt potwierdza sam wykonawca w składanym oświadczeniu (wykazie) zaś referencje mają za zadanie potwierdzać jedynie, że usługi podane w wykazie zostały prawidłowo zrealizowane”.

Jeżeli jednak, zamawiający ma wątpliwości co do tego, czy przedstawione referencje dotyczą zamówienia wskazanego w wykazie np. w związku z tym, że wskazano inny przedmiot zamówienia lub nie wskazano terminu jego wykonania, taki stan rzeczy będzie wymagał wyjaśnienia w trybie art. 26 ust. 4 ustawy Pzp.

Referencje w zamówienia publicznych – jak badać ich treść

Badając treść referencji należy zatem zwrócić uwagę na dwie rzeczy. Pierwszą jest to czy referencje można przyporządkować do jednej z pozycji wykazu świadczeń (tożsamy przedmiot i termin realizacji). Drugą natomiast jest to, czy z ich treści wynika potwierdzenie należytej realizacji zamówienia.

Tym samym, okoliczność, że z treści przedstawionych przez wykonawcę referencji nie wynika nic ponad minimum wskazane przez ustawodawcę, nie stanowi podstawy tak wykluczenia wykonawcy, jak i wszczynania procedury wyjaśniającej.

Na marginesie warto dodać, że zamawiający weryfikuje całość treści złożonego dokumentu. Powyższe oznacza, że choć konieczne jest przyjęcie referencji odpowiadających wymogom minimalnym, za niedopuszczalne należy uznać przyjęcie dokumentu zawierającego niewymagane informacje, których treść jest sprzeczna z oświadczeniem wykonawcy, zawartym w wykazie lub z wymogami wskazanymi w SIWZ.

Innymi słowy, to że referencja nie musi obejmować wskazania czynności wykonanych w zakresie realizacji zamówienia, nie oznacza, że nie może się tak zdarzyć. W takiej sytuacji, zamawiający zobowiązany jest do porównania wskazanych danych z wymogami wskazanymi w siwz. Jeżeli w toku badania, zamawiający nabierze wątpliwości, może skorzystać z art. 26 ust. 4 ustawy Pzp i wezwać wykonawcę do wyjaśnienia niejasności.

Choć sytuacje takie nie zdarzają się bardzo często, warto zasygnalizować, że treść złożonych referencji może potwierdzać, że zamówienie zostało zrealizowane wadliwie, niezgodnie z umową, nieterminowo. W takiej sytuacji należy uznać, że wykonawca nie potwierdził spełnienia warunków udziału w postępowaniu.

Taką ocenę sytuacji należy zakomunikować wykonawcy kierując do niego wezwanie do uzupełnienia dokumentów na podstawie art. 26 ust. 3 ustawy Pzp. W odpowiedzi na wezwanie, wykonawca może złożyć nowy wykaz z nowymi referencjami, Taki nowy wykaz nie podlega już jednak procedurze uzupełnienia.